التعليموظائف و تعليم
من انواع الكتابة الوظيفية
نقدم لكم في هذا المقال شرحًا تفصيليًا لمجموعة من انواع الكتابة الوظيفية ، هناك أنواع عديدة من الكتابة والتي يعتمد كلًا منهما على تحقيق أهداف معينة من خلال توصيلها لفئة أو شريحة بعينها، وتُعد الكتابة الوظيفية واحدة من هذه الأنواع، وهي التي تختلف في تعريفها وخصائصها ووظائفها عن الكتابة الصحفية أو الأدبية أو العلمية، وهي لا غنى عنها سواء في الحياة العلمية أو العملية، وفي سطور المقال التالي على موسوعة سنعرض بالتفصيل مفهوم الكتابة الوظيفية وخصائصها وأنواعها.
تعريف الكتابة الوظيفية
- تعد الكتابة الوظيفية من أنواع الكتابة التي تعتمد على الإختصار والتحديد في توصيل المعلومات والأفكار، وتستغني عن العديد من العناصر مثل الموسيقى، الرموز، العواطف، الخيال، والزخرفة اللفظية.
- تُعد هذه الكتابة هي التي يتم الاستعانة بها في مناحي مختلفة من الحياة، نظرًا لأنها تتعلق بالبحوث العلمية والتقارير والمتطلبات والمعاملات الإدارية.
- يمكن تعريف الكتابة الرسمية بأنها الكتابة التي تستخدم لإثبات الحقوق أو تحقيق فوائد معينة، مثل الاستدعاءات والبرقيات التعزية أو التهنئة أو ذات الصلة بالعمل والمهن، وعقود الزواج والطلاق والبيع والشراء، والتعاميم والإعلانات والإرشادات التي تصدرها المؤسسات والشركات. ويتم استخدام هذا النوع من الكتابة فقط في المراسلات الرسمية.
خصائص الكتابة الوظيفية
- يتميز الكتابة الوظيفية باستخدام المصطلحات والألفاظ الدقيقة لتحقيق الوضوح، وذلك لتمكين القارئ من فهم محتواها ودراستها والرد عليها وتلبية مطالبها، وإذا استخدمت الألفاظ غير الواضحة، فقد يتجاهل المرسل إليه الرسالة، مما يضطر الكاتب إلى إعادة صياغتها مرة أخرى.
- يتم تحديد الهدف المطلوب من الكتابة الوظيفية بدون أي تكرار أو حشو.
- يجب اتباع ترتيب محدد عند كتابة رسائل العمل، وذلك حسب الجهة المرسلة والمستلمة وطبيعة الرسالة نفسها، فالرسائل الرسمية التي يرسلها الأفراد إلى جهة ما تحتاج إلى أسلوب محدد في الكتابة، بينما تستند المكاتبات التي تتم بين المؤسسات والقطاعات الحكومية المختلفة على استخدام نماذج محددة ثم إرسالها.
- في هذا النوع من الكتابة، يجب اختصار الكلمات قدر الإمكان دون المساس بمعنى الرسالة.
- تتسم الكتابة الوظيفية بعدم وجود الأخطاء الإملائية، إذ يمكن أن تؤدي الأخطاء الإملائية في الرسائل الوظيفية إلى انتقاد الجهة المستقبلة لها وبالتالي تجاهلها.
- تتميز الكتابة الوظيفية بالأسلوب الرسمي الذي يعكس شخصية المؤسسة المرسلة بدلاً من شخصية الكاتب.
- تعتمد على استخدام عبارات سهلة وموثوقة، وإثبات المعلومات المذكورة فيها باستخدام الأرقام والبراهين والأدلة الواضحة.
- يتم الاعتماد فيها على الأسلوب العلمي واستخدام المصطلحات العلمية.
من انواع الكتابة الوظيفية
التقرير
- هي نوع من الكتابة الوظيفية التي تستند إلى استخدام الحقائق والمعلومات الدقيقة حول شيء ما، سواء كانت شخصًا أو موضوعًا أو مشروعًا أو حالة، ولا يجب استخدام إلا المعلومات الصادقة والواضحة.
- يتم طلب كتابة التقرير من قبل جهة أو مسؤول لغرض معرفة الحقائق أو المعلومات حول أي موضوع، ومن الممكن أن تصدر الجهة أي قرار استنادًا إلى ما تعرفه من معلومات في هذا التقرير. لذلك، يجب التأكد من صحة المعلومات المدونة في هذا التقرير والالتزام بالموضوعية والصدق والدقة في كتابته.
- لكتابة التقرير، يجب أولاً تحديد الهدف منه، ثم جمع المعلومات المتعلقة بالموضوع، ومن ثم كتابته بالشكل النهائي، وأخيرًا مراجعته بعناية.
السيرة الذاتية
- تكتب السيرة الذاتية للتقدم لوظيفة أو الانتقال إلى وظيفة أخرى.
- تحتوي على المعلومات التي يقدمها المتقدم بنفسه، وتهدف في المقام الأول إلى التعريف.
- يجب أن تتضمن السيرة الذاتية إنجازات المتقدم للوظيفة، والمناصب التي تولاها، وقدرته على حل المشكلات، والحوارات التي قادها، والمهام التي تم تكليفه بها.
- يجب على السيرة الذاتية أن تكون خالية من المعلومات غير المفيدة، وكذلك تشمل المعلومات الشخصية والخبرات المهنية والمؤهلات التعليمية، وليست تشمل الأمور العائلية والممتلكات والنسب والأمور المالية الشخصية.
- من بين أنواع السيرة الذاتية المختصرة، تأتي السيرة الذاتية التي تكون في صفحة أو صفحتين على الأكثر، وتكون مناسبة للحصول على وظائف في المراتب غير العليا سواء في الشركات الحكومية أو القطاع الخاص.
- السيرة الذاتية المفصلة هي السيرة الذاتية التي تُستخدم للتقدم للوظائف القيادية وتحتوي على نفس المعلومات الموجودة في السيرة الذاتية المختصرة، ولكنها تحتوي على مزيد من التفاصيل وتكتب على عدة صفحات.
- يجب أن تحتوي السيرة الذاتية بأنواعها على عدة معلومات رئيسية، وهي المعلومات الشخصية والمؤهلات التي حصل عليها المتقدم وخبراته المهنية واهتماماته ومعلومات الاتصال والتواصل التي تشمل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان، ويتم كتابتها إما مع المعلومات الشخصية أو نهاية السيرة الذاتية.
التلخيص
- هو استخدام أقل عدد من الكلمات ممكن، دون المساس بتوضيح المضمون الأساسي للموضوع أو الفكرة.
- تساعد عملية التلخيص في جمع المعلومات وتنظيمها بطريقة منسقة ومرتبة، وتسهل فهم المضمون وتوفر الجهد والوقت.
- لكتابة التلخيص، يجب التركيز الشديد أثناء قراءة الرسالة أو النص الذي يرغب الكاتب في تلخيصه، حتى يصبح على دراية بجميع الأفكار الموجودة فيه. ثم يتم تحديد الأفكار الأساسية والثانوية، ومن ثم كتابة الأفكار الرئيسية في الوسط على شكل جمل قصيرة. يجب أن يبدأ التلخيص بمقدمة تحتوي على الهدف والأفكار الأساسية، وينتهي بخاتمة تحتوي على النتائج والاستنتاجات التي تم التوصل إليها. وفي النهاية، يجب مراجعة التلخيص بدقة قبل إرساله.
- يمكن استخدام موقع التواصل الاجتماعي تويتر لتدريب وتحسين مهارات كتابة التلخيص والاختصار.
الرسائل الإدارية
- تعني الرسائل المتعلقة بالعمل في مختلف المجالات والتي يتم إرسالها إلى إدارات القطاعات الحكومية أو الخاصة أو إلى المسؤولين.
- من أمثلة هذه الاتصالات التعاملات الصناعية والتجارية والوظيفية، والاستفسارات عن أي شيء، والرد على الطلبات، والترقية، وطلبات البضائع والوظائف.
- تستخدم هذا النوع من الرسائل في مجالات متعددة، مثل: إشعار المسؤولين أو الموظفين بعقد اجتماع، أو توجيه إنذار لموظف أو إعلان بفصله أو تعيينه أو ترقيته، أو عرض بيع سلعة ما في إحدى الجهات الحكومية، أو عرض المناقصات التجارية، أو طلبات الفصل في إحدى القضايا، أو كتابة شكوى لجهة ما، أو إرسال طلبات الزيارة لجهة ما، أو إرسال طلبات العمل في الوظائف.
- يجب أن تتضمن الرسائل الإدارية البسملة والتاريخ واسم مستلم الرسالة ولقبه والتحية، ثم كتابة موضوع الرسالة الذي يجب أن يتكون من مقدمة وعرض وخاتمة، وبعد ذلك يجب ختم الرسالة بتحية الختام ثم الاسم والتوقيع وعنوان المرسل.
- تكمن أهمية هذا النوع من الرسائل في أنه يعمل على تنبيه الموظفين لأداء مهامهم، ويسهل التواصل بين الفروع الداخلية للمؤسسات ومركز القيادة، وينسق الأعمال التجارية بين العملاء والمؤسسات، ويساهم في تطوير العمل وتنظيمه، ويمكن الرجوع إليه في أي وقت نظراً لأنه مسجل.
يمكن أيضًا قراءة:
