بحث عن التقارير وأهدافها وأنواعها
في هذا المقال، سنتناول بالتفصيل البحث عن التقارير، وكيف أن الكتابة والقدرة على التعبير عن الأفكار والمشاعر والآراء بشكل مدون ومكتوب، هي واحدة من أهم الابتكارات البشرية التي أثرت بشكل كبير في حياة الإنسان. بفضل الكتابة، تمكن الإنسان من التواصل مع العالم بأسره، من العصر البدائي القديم إلى العصر الحديث، وساعدت الكتابة في تدوين ونقل المعارف البشرية بمختلف أنواعها المتعددة.
ومن أهم أشكال الكتابة في الحياة الإدارية الرسمية هي الكتابة الوظيفية، وذلك لكونها الطريقة العلمية الأمثل للتعبير عن الأعمال الرسمية تبعاً للحاجة الرسمية منها، ومن أبرز أشكال الكتابة الوظيفية هي التقارير والتي سنتناول في هذا المقال من موسوعة أنواعها والهدف منها وما هي خطوات كتابة تقرير.
بحث عن التقارير
تعريف التقرير
- يشير التقرير إلى توضيح دقيق وعرض مختصر لمجموعة من البيانات والمعلومات المرتبطة بقضية ما، مع إضافة معلومات وحقائق جديدة ومقترحات تساعد في خدمة القضية التي تم طرحها في التقرير.
- يهدف التقرير إلى توضيح مميزات القضية المدروسة ونقاط ضعفها أو عيوبها.
- يتطلب كتابة التقرير استخدام الصفة والأسلوب الرسمي لتحقيق معايير الجودة المطلوبة.
- تكمن أهمية التقرير في أنه يمنح القارئ رؤية واضحة ومُبسطة عن القضية التي يتم تناولها، كما أنه يعد وسيلة فعالة في مساعدة الأفراد والمؤسسات في تقييم ودراسة ووضع خطط منظمة للمستقبل.
اهداف التقرير
تتعدد الدوافع والأهداف التي تدفع كاتب التقرير لكتابته ومنها:
- يعتبر التقرير وسيلة هامة لتوجيه النصح والإرشاد للقراء، كما يوفر معلومات مفيدة حول مختلف المجالات والقضايا التي يتم تناولها في التقرير.
- تمثل التقارير وسيلة سهلة ومنظمة لنقل المعلومات بدقة إلى الأفراد، وتساعد في إقناعهم بالأفكار الصحيحة وتمكينهم من اتخاذ القرارات المهمة في حياتهم بشكل فعال.
- يمكن للكاتب من خلال التقرير الوصول إلى صورة كاملة للوقائع والحقائق المرتبطة بموضوع التقرير دون أي حذف أو تعديل في مضمون هذه المعلومات.
انواع التقرير
تختلف أنواع التقارير حسب الأغراض المراد تحقيقها، وطبيعة التقارير ومدتها، والبيانات الموجودة داخلها، ومن بين أنواع التقارير الرسمية الوظيفية الأكثر شيوعًا في الحياة:
من حيث المدة الزمنية
- التقارير الدورية: تتعلق هذه التقارير بالجوانب الإدارية والمالية في معظم المؤسسات والمنظمات، وتتميز بتغطيتها الدورية زمنيًا حول عمل ما، ومن الملزم كتابتها بشكل دوري وفقًا للأنظمة الإدارية والقانونية المعمول بها داخل المؤسسة، ويتم تحديدها بناءً على أهمية الموضوع الذي ستتناوله هذه التقارير.
- التقارير غير الدورية: لا تتبع هذه التقارير أي جدول زمني محدد، فهي تفاجئنا وتظهر في أي وقت غير متوقع، وغالبًا ما يتم كتابتها في حالات الطوارئ أو الأحداث غير المتوقعة في المؤسسة، وترتبط دائمًا بالأحداث النادرة مثل الأزمات المالية والاقتصادية في المؤسسات.
من حيثُ الهدف
- تقارير المعلومات : تُركِّز التقارير الوظيفية الإخبارية على نقل المعلومات والتفاصيل حول حدث أو موقف ما، وتُركِّز بشكل أساسي على عرض جميع الحقائق المرتبطة بالموضوع المُعَالَج.
- تقارير الأداء : تتمثل تقارير الأداء المؤسسي في وضع تقارير تهدف إلى قياس الأداء العام للعمل داخل المنظمة ومقارنته بالمعايير المسبقة، وذلك لتمكين الإدارة من تقييم الأداء المؤسسي من حيث الكفاءة والفاعلية والجودة.
- تقارير الدراسات : تتضمن هذه التقارير جميع النتائج الخاصة بالدراسات التي تم إجراؤها داخل المؤسسة والتي تم نشرها.
- تقارير المتابعة : ترتبط هذه التقارير بالموضوعات التي لا تزال قيد التنفيذ، كما تتناول مقارنة الوضع الفعلي لهذه الموضوعات وما تم التخطيط له مسبقًا.
من حيثُ الجهة المُستقبلة للتقارير
- تقارير داخلية: هذه التقارير هي التقارير التي يتم كتابتها من جهة إدارية أدنى ويتم رفعها إلى جهة إدارية أعلى، ولا يتم نشرها خارج حدود المؤسسة الداخلية فقط. ومن هذه التقارير التقارير المالية وتقارير شؤون الموظفين.
- التقارير الخارجية: تشمل التقارير التي يتم إرسالها إلى جهات خارج نطاق المؤسسة التقارير المرسلة إلى الجهات الرقابية الحكومية.
عناصر التقرير
تتكون التقارير المؤسسية الرسمية من عدد رئيسي من العناصر المهمة وهي:
مقدمة التقرير: تعد المقدمة أول عناصر التقرير وأول فقرة يبدأ الكاتب الكتابة بها، وتتضمن مقدمة التقرير مجموعة من المعلومات التمهيدية حول موضوع التقرير، وتشير في الأساس إلى الفكرة الرئيسية التي تم كتابة التقرير حولها.
متن التقرير: يشير مصطلح “محتويات التقرير” إلى جميع التفاصيل والمعلومات التي يريد كاتب التقرير ذكرها ضمن إطاره، وهذه المحتويات تعد أحد العناصر الأساسية التي تساعد في توضيح فكرة التقرير وجعلها أكثر دقة ووضوحًا.
خلاصة التقرير: هي جميع النتائج والنقاط الرئيسية التي تم الوصول إليها بعد إعداد التقرير، وتساعد قارئ التقرير على التعرف على أبرز نقاطه وأهم النتائج التي تم التوصل إليها.
كاتب التقرير: يعتبر العنصر المؤلف للتقرير واحدًا من أهم العناصر في التقارير الوظيفية، حيث يعكس هوية الأفراد الذين عملوا على إعداد التقرير، سواء كان فرد واحد أو مجموعة من الأفراد.
للمزيد يمكنك متابعة : –
