ما هي خطوات كتابة تقرير
يحتاج العديد من الطلاب والموظفين إلى معرفة خطوات كتابة تقرير، حيث يعد التقرير وسيلة للتواصل بين الأفراد والذي يشرح المعلومات والبيانات بشكل مختصر ويتضمن حقائق ومقترحات وتوصيات تخدم قضية محددة. يجب على الكاتب أن يتمتع بمهارات الكتابة ويأخذ في الاعتبار عدة أمور، مثل طريقة الكتابة وذكر صفة المخاطب.
ما هي خطوات كتابة تقرير
سنأخذكم في جولة لتعرفوا على مفهوم التقرير والخطوات الأساسية التي يجب اتباعها أثناء كتابته. يُعرف التقرير بأنه وسيلة اتصال فعالة بين وحدات النشاط في التخصصات المختلفة، وهو عبارة عن عرض مكتوب يشمل الكثير من البيانات المتعلقة بموضوع محدد، بما في ذلك الاقتراحات والتوصيات المتوافقة مع نتائج التحليل. سنتعرف معًا في هذه الجولة على الخطوات التي يمكن أن توفر لنا الكثير من الجهد والوقت في كتابة التقرير، وكيف يمكن اتباع التعليمات البسيطة لكتابة تقرير احترافي.
- يتطلب التقرير القدرة على توضيح العناصر الأساسية للموضوع الذي يتضمنه.
- يحتاج الكاتب إلى طريقة سلسة وواضحة لتقديم الفكرة بإيجاز وتركيز.
- يجب التركيز أثناء كتابة التقرير، وتقسيم الموضوع إلى أقسام متسلسلة، لتسهيل فهم الموضوع من قبل القارئ.
- يجب على القائم بالاتصال، أي كاتبة التقرير، كتابة التقرير بشكل منظم ومدروس، وترتيب الموضوعات بشكل مناسب، وتقسيم المحتوى إلى فقرات منظمة، كما يجب تلخيص محتوى التقرير من خلال إضافة فقرة ملخصة للموضوعات المناقشة في أعلى التقرير.
- إضافة المعلومات التي تخدم المحتوى، وحذف أي معلومة زائدة وغير ضرورية للنص أو المحتوى.
- يمكن تضمين بعض الصور والرسومات التوضيحية التي تسهل عملية الفهم للقارئ.
- ويجب أن يكون التقرير خاليًا من السرد القصصي ويتمتع بالإيجاز والدقة والموضوعية، ولا يمكن للكاتب تحقيق ذلك إلا إذا جمع المعلومات والبيانات الدقيقة والصحيحة.
- ننصح بمراجعة التقرير بعد كتابته، حيث يجب أن يكون خاليًا من الأخطاء اللغوية والإملائية.
- يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء؛ المقدمة التي تحتوي على الغلاف والمحتويات والهدف، والوسط، والخاتمة.
- يشمل وسط التقرير عرض المعلومات والجداول والرسوم البيانية، بالإضافة إلى الأحداث والوقائع المتعلقة بالتقرير.
- تتضمن الخاتمة نتائج الدراسة والتوصيات بالإضافة إلى الملاحق.
كيفية كتابة تقرير عمل
هناك العديد من الخطوات التي يجب على الكاتب اتباعها للوصول إلى كتابة تقرير عمل متكامل الأركان، لذا ينصح بقراءة الخطوات التالية التي يمكنها المساهمة في كتابة تقرير فعَّال.
- يجب على الكاتب معرفة السبب والجهة المستلمة لتقريره، سواء كان المقصود هو تقديمه إلى المدير فقط أو إلى جميع الفروع والقطاعات المختلفة التي يعمل بها الكاتب، وإذا كان التقرير مقدمًا لقطاعات مختلفة، فيجب عليه كتابته بطريقة واضحة وسلسة.
- يتم جمع البيانات والإحصاءات والرسوم البيانية والمقاييس.
- تقسيم التقرير إلى مقدمة وجسم وخاتمة.
- تلخيص المحتوى المتضمن في التقرير.
- يجب كتابة التقرير في فقرات قصيرة وصغيرة، ويجب تجنب استخدام صيغة المبني للمجهول.
- يعد التدقيق النهائي من أهم المراحل التي يجب على التقرير أن يمر بها قبل تسليمه إلى المدير.
كيفية كتابة تقرير جامعي
تختلف أنواع التقارير وتخصصاتها بشكل كبير، فمن بين تلك التقارير تقارير تتعلق بمجال التجارب العلمية، ومنها تقارير تتعلق بالمجالات البيئية وغيرها من المجالات الحياتية المختلفة، ومع ذلك، تشترك التقارير الجامعية في بعض العناصر الرئيسية التي يجب وضعها في التقارير، مثل:
- عنوان التقرير: يجب أن يحمل عنوان التقرير اسم المركز الذي يتضمن التقرير، ويجب اختيار عناوين مناسبة للتقارير لتصبح بوابة الوصول للجمهور المستهدف وتحقيق الهدف الرئيسي للتقرير.
- مقدمة التقرير: تعنى مقدمة التقرير في الغالب بمجموعة من الكلمات التي لا تتعدى 200 كلمة، وتوضح السبب وراء كتابة هذا التقرير، وكيفية جمع المعلومات التي يحتويها، والنتائج التي تم التوصل إليها في نهاية التقرير. ومن المفضل كتابة مقدمة التقرير بعد الانتهاء من كتابة محتواه كاملاً، حيث يساعد ذلك الكاتب بشكل كبير على إيجاد طريقة مناسبة لكتابة المقدمة بشكل يستهوي القارئ لاستكمال قراءة التقرير.
- قامة الأفكار أو محتويات المقال: تتضمن تلك القائمة جدولًا صغيرًا يحتوي على الأقسام الرئيسية والفرعية الموجودة في التقرير مباشرةً، وذلك من أجل إعطاء فكرة للقارئ عن المحتوى المقدم في التقرير قبل قراءته.
- محتوى التقرير: يتم تنظيم الأقسام في التقرير بتسلسل منطقي يبدأ بعملية البحث والتحقق من المعلومات، وينتهي برأي الكاتب حول موضوع التقرير ويشمل ذلك المخرجات والتوصيات والإيضاحات التي يتم تبريرها بالأسباب الموكلة إليها. يجب استخدام مجموعة من العناوين الرئيسية والفرعية في محتوى التقرير لتخدم العناوين الرئيسية.
- خاتمة التقرير: يمكن الإشارة إلى نتائج التقرير وعرض جميع النتائج المتعلقة بالمضمون، وشرح أهمية هذه النتائج، والمصادر التي تم جمع المعلومات منها، بالإضافة إلى مناقشة الموضوع المطروح في التقرير وتقييم مدى تحقيق الأهداف المنشودة منه.
- التوصيات النهائية: يجب على الكاتب وضع توصيات نهائية حول محتوى التقرير، والتي تقدم حلولًا للمشاكل أو توصيات للموضوع المتعلق بالتقرير، وعادةً ما تكون هذه التوصيات إجراءات عملية تستند إلى النتائج النهائية للتقرير.
- المراجع: إذا كان جزءًا لا يتجزأ من مضمون التقرير، فلا يمكن ضمان صحة المعلومات التي وردت في التقرير أكثر من الاعتماد على المراجع التي تم العثور عليها للحصول على تلك المعلومات، وعلى القارئ أن يحدد مدى موثوقية تلك المعلومات.
- الملاحق: تُستخدم الملاحق لتلخيص المعلومات بأشكال مختلفة، مثل الصور والرسوم البيانية والجداول والأشكال التنسيقية الأخرى، بهدف تقديم المعلومات بطريقة سهلة ومبسطة للجمهور، وذلك باستخدام المعلومات المتقاربة والمتممة ببساطة، بدلاً من إدراج تلك المعلومات في تقرير مطول وممل.
أسئلة شائعة
ماذا يكتب في التقرير؟
يجب أن يكون التقرير موجهًا للجمهور المستهدف، ليحقق الغرض الأساسي من كتابته، ويجب أن يكون واضحًا ومنظمًا بشكل جيد، باستخدام تخطيط مسبق، ويجب أن يتضمن التقرير حقائق ومعلومات فقط، دون أي آراء، ويجب أن يكون بنيته واضحة باستخدام المؤشرات والعناوين التي تم ترقيمها، بالإضافة إلى العناوين الفرعية.
ما هي عدد صفحات التقرير؟
تختلف صيغة التقرير وعدد صفحاته باختلاف الموضوع المطروح، ومع ذلك يهدف التقرير إلى تقديم المعلومة بأسلوب واضح ومباشر ومختصر قدر الإمكان دون المساس بمضمونها أو جعلها غامضة، ويتراوح عدد صفحات التقرير عمومًا بين 10 و 40 صفحة.
