عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية
يجب علينا في العصر الحديث السريع التغيير اكتساب عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية. ينتج عن سرعة التغيير المهولة في حياتنا اليومية قائمة كبيرة من المهام اليومية التي تجعل الاشتغال الدائم أمرًا طبيعيًا. وعلى الرغم من انخفاض معدل الإنتاجية، يدرك الكثيرون في نهاية اليوم فشلهم في تحقيق الإنجاز بالمعدل المأمول. والأخطر من ذلك أن البعض يشعرون بأن حياتهم خالية من الإنجازات. ومع ذلك، يمكن تحسين جودة الحياة ومضاعفة الإنتاجية عن طريق اكتساب عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية، والتي سيتم الإشارة إليها في الفقرات التالية على موسوعة.
عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية
التركيز على أهم المهام
نحن جميعًا يوميًا مشحونون بقائمة مهام، ومعظم هذه المهام ضرورية، ولكن ليست جميعها ذات أهمية متساوية، ولا يمكن تحديد قائمة واحدة بأهم المهام لأن الأمر نسبي، ومع ذلك، فمن المشترك بين الجميع هو أن إعطاء التركيز الأكبر للمهام الأكثر أهمية يعتبر من أساسيات عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية.
يمكن تطبيق هذه القاعدة بتحديد قائمة بأهم المهام في قائمة المهام اليومية والأسبوعية، ثم تخصيص الأوقات التي تكون فيها في أفضل حالة على المستوى الجسدي والنفسي والذهني لأداء تلك المهام.
تخصيص أوقات للإنجاز فقط
يعني التركيز الوقت والجهد على إنجاز مهام هامة بدون أي تشتت، ويشمل ذلك تعطيل تنبيهات البريد الإلكتروني غير المرتبطة بالمهام المحددة في الوقت المخصص لإنجازها.
إتقان مهارة التعامل مع تشتيت الأفكار
- المشتتات تشمل الأفكار الخاصة التي لا تتعلق بالمهمة التي نقوم بها، ولا تنشأ من مصادر خارجية مثل إشارات الأجهزة الإلكترونية أو الاتصالات أو محادثات الآخرين، ويراعى أن تكون هذه الأفكار مفيدة.
- لأن العديد من الأفكار التي تخطر في بالنا مفيدة، ويمكن تطوير بعضها، ويدرك الأشخاص الذين يحققون نتائج جيدة أهمية هذه الأفكار، فهم يتقنون مهارة التعامل معها دون أن تؤثر على تركيزهم.
- تتمثل أساسيات التعامل مع هذه الأفكار في تدوينها ورقيًا أو إلكترونيًا، والتركيز على أداء المهمة الأساسية مباشرةً.
- تُعَدُّ أداة جوجل درايف من أفضل الأدوات لتسجيل الأفكار بسهولة؛ حيث تحتفظ بما تدونه تلقائيًا وتُمكِّنَكَ من الوصول إليه حتى عند انقطاع التواصل بشبكة الإنترنت.
التعامل مع قائمة المهام اليومية بمرونة
تقسيم المهام إلى 4 أنواع هو واحد من أفضل الطرق التي ثبتت فعاليتها مع الكثير من الأشخاص المتميزين في الأداء:
مهام مرتفعة الأهمية وطارئة
- يتم التركيز على تنفيذها بأعلى جودة وفي الوقت المحدد.
مهام مرتفعة الأهمية وغير طارئة
- يُخطط لأدائها.
مهام غير مرتفعة الأهمية وطارئة
- تُؤدي في الأوقات التي ينخفض فيها التركيز مثل نهاية اليوم أو عند التفويض.
مهام غير هامة وغير طارئة
- يتم إلغاء أو تقليل الوقت المهدر في أدائها إلى أقصى حد ممكن.
تطبيق قاعدة 20/80
- تندرج تحت قواعد الإدارة الفعالة للوقت، وتعني ببساطة أن 20% من المهام التي نقوم بها تساهم في 80% من الإنجازات؛ ولذلك، فإن هذه المهام التي تمثل 20% من الإنجازات هي ما يستحق التركيز الأكبر من قبل الأشخاص الأكثر إنجازًا ويقومون بتنفيذها في أفضل الأوقات.
- يؤدي 20% من المهام التي يقوم بها الأشخاص إلى 80% من النتائج، وتتضمن معظم هذه المهام الأنشطة الروتينية؛ ولذلك، يلجأ الأشخاص الذين يرغبون في الإنجاز إلى تفويض تلك المهام أو تأجيلها إلى الأوقات التي يكون فيها مستوى طاقتهم النفسية والجسدية والعقلية منخفضًا.
تقسيم المهام الكبيرة
- على سبيل المثال، إذا كانت من بين الأهداف إنهاء دورة إلكترونية مهمة وكبيرة، فمن الأفضل تقسيم المهمة إلى أجزاء محددة
- وبسبب هذا السبب، ستجد أن جميع الدورات التي تتوفر عبر الإنترنت مجانيةً أو مقابل رسوم، حيث يتم تقسيمها إلى دروسٍ محددةٍ وتحديد عدد الدروس التي يمكن تخصيصها أسبوعيًا للدراسة، على الرغم من أن محتواها متاحٍ دائمًا في معظم الحالات ويمكن الاطلاع عليه مرةً واحدةً.
أخذ استراحة
- على الرغم من أن عدم الاستراحة بين أداء المهام يبدو في البداية أمرًا يزيد من الإنتاجية، إلا أن الأشخاص الأكثر إنتاجية يدركون جيدًا أن أخذ فترة راحة ضروري فهي تجدد النشاط والطاقة الجسدية والذهنية والنفسية، وتزيد من الإنجاز بشكل أفضل بكثير مقارنة بعدم أخذ الراحة.
- يمكن للشخص أن يلاحظ ذلك بنفسه عند مقارنة أدائه بينما يأخذ قسطًا من الراحة في العمل وعندما يواصل العمل دون توقف فحسب.
- يتوجب علينا أن نذكر أن الاستراحة يجب أن تكون مناسبة للوقت والجهد المبذول في المهام السابقة، ويجب أن يتم تخصيص وقت الاستراحة لاستعادة النشاط وليس لتصفح مواقع التواصل الاجتماعي، ويمكن خلال وقت الاستراحة التواصل مع الأصدقاء، أو الاسترخاء، أو ممارسة التأمل، أو القيام بأي نشاط مرح بعيدًا عن الأجهزة الإلكترونية.
تعلم طرق تحسين الأداء
- يعني ذلك معرفة أفضل الطرق لأداء المهام بأعلى جودة ممكنة مع تقليل الوقت والجهد المبذولين في أدائها.
- توجد عدة طرق لتحقيق ذلك، ومن بينها التقييم المستمر للأداء وتعزيز الخبرة من خلال التجارب الشخصية وتجارب الآخرين في تنفيذ نفس المهمة.
- يمكن ملاحظة أهمية هذا الأمر من خلال مدى تحسن الجودة مع قلة الوقت والجهد المبذولين في القيام بالمهام التي تتمتع بخبرة كبيرة في أدائها، مقارنةً بأدائك فيها في البداية.
البدء في العمل حتى عند عدم الشعور بالدافع
- تلعب الدوافع دورًا هامًا في قدرتنا على التركيز على المهام الموكلة لنا، ولكن في الوقت نفسه، إذا انتظرنا حتى نشعر بالدافع لأداء المهام المهمة، خاصة إذا كان لدينا وقت محدد لإنجازها، فإن ذلك سيؤدي إلى الفشل.
- بالإضافة إلى ذلك، يدرك الأشخاص الأكثر إنتاجية جيدًا أن البدء في أداء المهام ذات الأهمية العالية يشعرهم بالإنجاز ويزيد من دافعهم تلقائيًا، ولذلك فإنهم يبدأون العمل على هذه المهام سواء كان لديهم الدافع أم لا، والدافع يأتي لاحقًا.
- إذا كنت تشعر بالشك حول جدوى الأمر، فحدد واحدة من المهام المهمة التي تعرف أنها ذات أهمية كبيرة بالنسبة لك ولكنك تؤجل العمل عليها لأي سبب من الأسباب، وستلاحظ بعد فترة قصيرة من الوقت التقدم والحماس لإتمامها.
التركيز في مهمة واحدة
- والسبب في الأهمية القصوى لهذه العادة هو أن محاولة أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت لا يؤدي إلى شيء سوى تشتيت الانتباه، مما يؤدي إلى استغراق المهام وقتًا أكثر من الوقت الكلي المستغرق عند أداء كل من المهام على حدة، والأمر الأكثر أهمية هو أن أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت يضعف الجودة ويزيد من قدر الطاقة الذهنية المستنزفة.
- لتلاحظ الفرق، يمكنك تحديد الوقت الذي تحتاجه لأداء مهمتين أو أكثر في نفس الوقت، وتقييم جودة الأداء، ثم في المرة القادمة قم بأداء كل مهمة بشكل منفصل وستلاحظ التحسن.
تخصيص وقت لتطوير الأداء
- تُعد هذه العادة من بين أفضل العادات التي تساعد على تحقيق الأهداف بنجاح، وليس دورها مقتصرًا على تحسين الجودة فحسب، بل هي أيضًا من أبرز العادات التي تزيد من الإنتاجية؛ حيث إن اكتساب الخبرة وتطوير المعرفة بما نقوم به يزيد من الجودة ويوفر الوقت والجهد اللازمين لإنجاز المهمة في أقل وقت ممكن.
- يمكن ملاحظة ذلك ببساطة عندما تتعلم كيفية تحسين أدائك في مهمة واحدة مهمة بالنسبة لك، وتطبيق ما تعلمته فيها بشكل منتظم، حتى لو كانت هذه المهمة واحدة فقط.
قول “لا”
هذه العادة تنتمي إلى قائمة العادات الخاصة بالأشخاص الأكثر إنتاجية، وخاصةً بالعاملين عن بعد؛ ولا يعني رفض الأشياء بشكل عشوائي أو التعامل غير لائق مع الآخرين، أو حتى رفض طلبات الآخرين فقط، وإنما يعني تحديد أولوياتك ومرونتك في التعامل مع الأمور الأخرى، ويشمل ذلك رفض فعل أي شيء غير مهم ورفض طلبات الآخرين غير المهمة بطريقة لائقة.
يجب قياس مستوى إنتاجيتك في الوقت الحالي ومن ثم تحديد قائمة بالعادات التي تحتاج إلى اكتسابها لزيادة معدل الإنتاجية، وقبل تحديد العادات الأهم بالنسبة لك، يُنصح باستخدام تطبيقات متابعة العادات لدعم قدرتك على اكتساب العادة الأولى ومتابعة اكتساب باقي العادات، وتدريجيًا ستلاحظ تأثير ذلك على زيادة معدل إنجازك وتضاعف قدرتك على تحقيق أهدافك.
