يعد التقرير وسيلة من وسائل

يعد التقرير وسيلة من وسائل

نُجيب في مقالنا اليوم على سؤال يعد التقرير وسيلة من وسائل ؟ التقرير هو عبارة عن مستند يتم كتابته بشكل مباشر ومختصر، ويتم توجيهه لجمهور محدد لتحقيق هدف ما، وفيه يتم التطرق إلى تحليل إحدى المشكلات أو المواقف، أو توضيح مجموعة من البيانات والمعلومات، ويُختم بتقديم مجموعة من التوصيات التي تساعد على تنفيذ القرارات في المستقبل.

تختلف أنواع التقارير حسب استخدامها وطريقة كتابتها، فهناك تقارير رسمية وغير رسمية، وتقارير طويلة وقصيرة، وتقارير إعلامية ووظيفية ودورية، وغيرها، وفي المقال التالي على موسوعة العربية الشاملة سنوضح نوع التقارير والشروط التي يجب مراعاتها عند كتابتها، فتابعونا.

• يتم كتابة التقرير كوسيلة من وسائل الاتصال الكتابية.

الشروط الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير

توجد العديد من الوظائف التي تتطلب من أصحابها كتابة تقارير بشكل دوري وتقديمها إلى المدير المسؤول، وهناك مجموعة من الشروط التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير، وتشمل ذلك:

• قبل البدء في كتابة التقرير، يجب على صاحب التقرير البحث جيدًا والتأكد من توفر المراجع التي سيعتمد عليها في كتابة التقرير.
• يتعين تحديد الهدف من كتابة التقرير من خلال التفكير في الأسباب التي دفعت لكتابته.
• يجب البدء في التقرير بمقدمة توضح محتواه والفئة التي يستهدفها.
• يجب تحديد الطريقة التي سيتم اعتمادها عند كتابة التقرير، والتي تختلف باختلاف موضوع التقرير.
• ينبغي أن يتضمن التقرير جميع النتائج التي تم الوصول إليها من خلاله.
• يحتوي ختام التقرير على توصيات تلخص النتائج، وتوضح الإجراءات التي يمكن اتخاذها لتطوير المجال المعني بالتقرير.
• يجب أخذ الاعتبار للإختصار عند كتابة التقرير وعدم جعله طويلاً بحيث يسبب الملل لدى القارئ.
• يجب أن يكون التقرير واضحًا من حيث الألفاظ المستخدمة فيه، ويجب أن تتجنب الألفاظ الغامضة التي تصعب فهم المحتوى.
• يجب استخدام اللغة السهلة عند الكتابة، وتجنب أي أخطاء تغيّر من معنى المحتوى، مع مراعاة اختيار الألفاظ المناسبة لنوع التقرير.
• يعتمد الأسلوب السهل والمشوق في الكتابة على إثارة فضول القارئ لإكمال القراءة حتى النهاية.
• يجب أن يكون التقرير منظما ومرتبا ومتسلسلا في المعلومات والبيانات التي يحتويها.
• يجب أن يتميز التقرير بالموضوعية والابتعاد عن الرغبات الشخصية وذكر الآراء الخاصة عند كتابته.
• يجب عليك كتابة المعلومات المذكورة في التقرير بدقة، وتجنب البيانات والمعلومات غير الدقيقة.
• تعزيز التقرير بالمعلومات التي تؤكد صحة البيانات التي تم ذكرها فيه.
• يجب تغطية جميع جوانب الموضوع في التقرير، وأن يتضمن إجابات على الأسئلة المتعلقة به.
• يجب أن يتضمن التقرير خرائط ورسوم بيانية وملخصًا مختصرًا وهوامش ليصبح أكثر وضوحًا وقوة للقارئ.

أنواع التقارير

تختلف التقارير حسب الهدف من كتابتها والجهة التي سيتم تقديمها إليها، ويمكن تصنيفها إلى عدة أنواع وهي:

التقارير الرسمية

• هي التقارير التي يتم كتابتها بترتيب وتنظيم شديدين ، ويتم الالتزام بالحيادية فيها.
• تكتب تقارير العمل بصيغة محددة خالية من ضمائر الشخص الذي يتحدث، ويتم استخدام ألفاظ رسمية متداولة في مجال العمل.
• تتميز التقارير الرسمية بأنها طويلة وعادة ما يكون عدد صفحاتها أكثر من 10 صفحات.
• من أمثلة تلك التقارير الرسائل العلمية.

التقارير غير الرسمية

• تشمل الرسائل القصيرة أو المذكرات الداخلية أو الخطابات التي تستخدم في الحياة اليومية على نطاق واسع، وتكون مكتوبة باللغة المستخدمة بشكل عام.
• تتضمن التقارير غير الرسمية عدة عناصر أساسية، بما في ذلك المقدمة والمناقشة والخاتمة.
• يتميز أسلوب كتابة التقارير غير الرسمية بأنه سهل وبسيط، ولا يعتمد على استخدام المصطلحات والألفاظ الرسمية.
• تُكتب التقارير غير الرسمية بشكل مختصر، وتقتصر على ذكر المُرسل والمُرسل إليه.

التقارير الداخلية

• هذه التقارير تُعد لتبادلها داخل إدارات الشركة الواحدة.
• من أمثلة التقارير الداخلية: تشمل التقارير المالية والمحاسبية، تقارير متابعة العاملين والأفراد، تقارير متابعة الإنتاج، وترفع جميعها إلى الإدارة العليا.

التقارير الخارجية

• تعتبر التقارير التي تكتب داخل الشركة لصالح جهة خارجية، مثل الجهات الرقابية والحكومية.
• يتم رفع هذه التقارير إلى شركات أخرى مثل التقارير المالية أو السنوية.

تقارير المقترحات

• هي التقارير التي يتم كتابتها لحل مشكلة معينة.
• يستخدم التقرير التفصيلي لتوضيح المشكلة التي تواجهها الشركة أو المؤسسة، ويشمل الحلول المقترحة لمعالجة تلك المشكلة.

التقارير الجانبية والرأسية

• هناك نوعان مختلفان من التقارير، فالتقارير الجانبية هي التي يتم كتابتها وتبادلها بين الموظفين أو بين الأقسام داخل نفس الشركة.
• التقارير الرأسية هي التي يتم كتابتها ونقلها من الموظفين إلى المديرين أو العكس.

التقارير الإعلامية

• تشمل التقارير التي تحتوي على معلومات هامة والتي يتم نقلها من جزء من الشركة إلى آخر جزء منها.
• من بين الأمثلة على التقارير الإعلامية هي التقارير المالية والسنوية.

يمكن تقسيم أنواع التقارير حسب الفترة الزمنية إلى

تنقسم التقارير إلى تقارير دورية وغير دورية وفقًا للفترة الزمنية التي تم إعدادها فيها، وذلك على النحو التالي:

تقارير دورية

• تُعد هذه التقارير التي يتم كتابتها بصفة دورية ومنتظمة لتغطية فترة محددة من الوقت، وهي تلك التي يحددها نظام العمل في المؤسسة.
• تقارير الأداء الدورية يمكن أن تكون يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية.
• من الأمثلة على التقارير الدورية، التقارير المالية والإدارية التي يتم إرسالها إلى مؤسسة أو وزارة.

تقارير غير دورية

• تشير هذه التقارير إلى الأحداث التي لا ترتبط بزمن محدد، ولكن يتم كتابتها عند حدوث حدث غير متوقع لأن هناك حاجة إليها.
• لذلك، فإن هذه التقارير التي ترتبط بحدث هام ونادر تسمى تقارير مفاجئة أو استثنائية، وبالتالي تتطلب إجراءات خاصة لكتابتها.
• من بين أنواع التقارير غير الدورية تقارير الإنجاز، التي تتم كتابتها وتقديمها لوصف إنجاز ما تم تحقيقه في إطار تنفيذ مشروع أو عمل ما.

أهمية التقارير

لكتابة التقارير مجموعة من الفوائد وهي:

• تُعَد التقارير وسيلة اتصال أساسية داخل المؤسسات وبين المؤسسات المختلفة.
• هي من المصادر الهامة للمعلومات.
• يتم من خلال هذه الطريقة مراقبة وتقييم العمل وجميع الأنشطة التي تتم في المكان.
• تبيِّن التقارير جميع التطورات التي تحدث داخل المؤسسة.
• يجعل هذا النهج عملية التقارب والتفاهم بين الإدارات سهلة وبسيطة.
• يوفر الوقت والجهد ويعد من العوامل المساعدة في إنجاز العمل.
• يتم فيها توضيح أي تطور جديد يحدث في بيئة العمل.
• يمكن للإدارات الاعتماد عليها للتنبؤ بحاجات المؤسسة في المستقبل.
• يمكن من خلالها إجراء التغييرات المطلوبة في الوقت المناسب.
• يساعد على التخطيط الفعال في مجال العمل.
• تعتمد إدارة المؤسسات على تلك التقارير لفهم وجهات نظر الموظفين فيها.
• تعكس التقارير نجاح أو فشل العمل وتوضح مدى تقدمه أو تأخره.
• توفر المعلومات اللازمة للمديرين لاتخاذ القرارات المناسبة.
• تُستخدم هذه الأداة لإبلاغ المسؤولين بمقومات الأداء في العمل والمشكلات التي يواجهها المؤسسة.

وصلنا إلى ختام مقالنا، والذي أجبنا فيه على سؤال يتعلق بالتقارير وأهميتها والشروط الواجب مراعاتها، وندعوكم لمتابعة المزيد من المقالات على الموسوعة العربية الشاملة.

المراجع

1

2

3