نصائح لإدارة الوقت

لتحقيق أعلى المناصب والإنتاجية، يتعين عليك القدرة على إدارة وقتك بكفاءة، وربما سمعت عن تقنيات إدارة الوقت وتنظيمه، ولكن قد لا تعرف كيفية استخدامها وتطبيقها في الحياة اليومية. والتسويف ليس الحل في هذه الحالة، ولكن ينبغي أن تعلم أن هذه ليست مشكلتك الوحيدة، حيث يعاني الكثيرون من هذه المعضلة.

1- تعلم تعدد المهام:
يجب عليك أن تفهم أن تعدد المهام لا يعني القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت، بل يعني أن تكون قادرًا على مراقبة عدد من المهام أو المشاريع في نفس الوقت، مع الحرص على تخصيص وقت كافٍ لكل مشروع بشكل منفصل والتركيز عليه، وهذا يزيد من قدرتك الإنتاجية.
2- التفكير بقاعدة 20/80
يعتبر 80% من الإنجازات المميزة تستغرق 20% فقط من وقتك، حيث يمكن للتركيز على المهام المهمة والصعبة أو الملحة أن يؤدي إلى إنجازها في وقت أقصر.
3- أن تضع خطة وتتمسك بها:
يتضمن إعداد خطة عمل تسمح لك بتنظيم وقتك بشكل أفضل، والبقاء على اطلاع دائم على تقدمك في مهمتك، ولذلك يجب الحرص على الاحتفاظ بالجدول الزمني الخاص بك والتحقق منه بانتظام وتعديله لزيادة الكفاءة.
4- تقسم المهام إلى أكثر من مجموعة:
تقسيم المهام إلى مجموعات يجعلها أسهل عليك، وإنشاء جدول وتحديد الفترات الزمنية لكل مجموعة، يمنحك القدرة على تخصيص الوقت للراحة والاسترخاء والحفاظ على النشاط اليومي.
5- التخطيط قبل الميعاد:
من الضروري أن تخصص بعض الوقت كل يوم للتخطيط، على سبيل المثال لتخطيط يومك القادم. فالتخطيط الجيد يوفر لك الكثير من الوقت، وإذا تخصصت عشر دقائق للتخطيط بعناية ليومك القادم ، فمن المحتمل أن تحقق المزيد من الإنتاجية في اليوم التالي. يشمل تنظيم وإدارة الوقت التخطيط للمستقبل والتفكير في الأمور التي قد لا تكون متوقعة، وإظهار المرونة في التعامل مع التغييرات.
6- تجزئة المهام على مدار اليوم:
يجب تقسيم المهام المطلوبة بحيث لا يشعر الشخص بالملل أو الإرهاق، فمثلاً إذا كان هدفك هو كتابة كتاب، يمكنك التخطيط لكتابة خمس صفحات يوميًا والانتقال إلى المهمة التالية بعد الانتهاء.
7- الإدارة الجيدة للوقت لا يجب أن ننسى وقت للراحة:
يحتاج الجميع إلى فترات راحة خلال النهار، وخاصةً إذا كان هناك الكثير من المهام والأعمال، لذلك يجب عليك أن تأخذ فترات من الراحة، فهذا يمنحك الاسترخاء ويسمح لجسمك وعقلك بالتجديد والاستعداد لمواجهة التحديات المقبلة بكل قوة.
8- وقت للطعام:
من الضروري تخصيص وقت معين لتناول الطعام خلال اليوم، وإذا كنت من محبي الطعام وتتناوله بكثرة، فيجب عليك اختيار وجبات خفيفة تأخذ وقتًا قليلًا ولا تؤثر على أداء مهامك اليومية.
9- تحديد الموعد المناسب لكل مهمة:
ينبغي عليك اختيار الوقت الملائم لأداء المهام وتنظيمها بشكل جيد، مع مراعاة حدوث حالات طارئة التي قد تؤثر على ترتيب الأولويات.
أخيرًا
لتحقيق إدارة فعالة للوقت، من الضروري فهم أسس التنظيم الجيد للوقت، وذلك يتطلب إنشاء جدول زمني منظم ومحكم، وتقسيم المهام وتحديد وقت محدد لإنجاز كل مهمة، بالإضافة إلى الحرص على الراحة والاسترخاء لتجديد النشاط اليومي.