مهام المساعد الاداري في مختلف التخصصات

في مقالنا على موسوعة، سنجيب عن سؤال: ما هي مهام المساعد الإداري؟ إذ تحتاج الشركات والمؤسسات الكبرى إلى مساعد إداري ماهر قادر على مواكبة التطورات والأحداث والمواقف التي تطرأ.

يتمتع المساعد بخصائص ومميزات نفسية وذهنية وعملية تُساعده في العمل بمهنية، مما يحافظ على المؤسسة من المشاكل ويجعلها تكتسب قاعدة ناجحة من الأفراد العاملين والإداريين والشركات الأخرى التي تتعامل معها المؤسسة.

لذلك، يتطلب توظيف مساعد إداري أو سكرتير شخصًا قادرًا على أداء مجموعة متنوعة من المهام. فما هي مهام المساعد الإداري بشكل عام؟ وما هي مهام مساعد الإدارة في الجامعات ومكاتب التعليم والموارد البشرية؟ هذا ما سنتحدث عنه في هذه المقالة، فتابعونا.

مهام المساعد الاداري

يبحث الكثيرون من أصحاب المؤسسات والشركات عن مساعد إداري ناجح ومتمكن، يتمتع بمهارات عالية في استخدام الأدوات والتفاعل مع الآخرين بأسلوب مرن وسلس، ويؤدّي جميع المهام المتعلقة به بكفاءة عالية لتحسين أداء المؤسسة وعلاقاتها. ولذلك، سنتناول في هذه الجولة المساعد الإداري الناجح الذي يساعد الموظفين التنفيذيين على أداء مهامهم بكفاءة عالية، وذلك من خلال استعراض المهام التي يتولاها:

• يتحمل المساعد الإداري العديد من المهام الوظيفية في المؤسسات والشركات.
• إعداد جدول زمني للمقابلات والاجتماعات وعرضه على المدير وتذكيره به بشكل مستمر.
• يجب الاهتمام بالبحث عن المصادر الأساسية للبيانات من خلال اتقان استخدام برامج الحاسوب المساعدة في أداء العمل.
• تسجيل جميع الاجتماعات والقرارات التي اتخذت بوضوح وإرفاقها مع الاجتماعات الأخرى.
• يتم تكليف المساعد الإداري بإرسال واستقبال البيانات المتعلقة بالشركة.

التواصل الفعال

• ينبغي التعامل بتواضع مع الموظفين الآخرين في المؤسسة وفهم الأوضاع الحالية لهم.
• يتمتع المساعد بمنزلة أفضل عند التعامل مع المدير والعملاء والموظفين بأخلاق العمل الحسنة.
• يتم تعزيز التواصل والحوار بين المدير والموظفين والعمل على توحيد الرؤى والأفكار بينهم.
• القدرة على إدارة الحوار بمنطق وعقلانية تساهم في دفع دفة الحوار لصالح المؤسسة.
• يجب على الأشخاص الذين يعملون في فريق واحد ويشاركون في نفس المشروع التعاون والتفاعل بروح الفريق، والتحلي بالثقة بالنفس والتواضع.
• ينبغي للأمانة أن تستقبل الطرود والبريد الإلكتروني وأي رسائل تصل إلى المؤسسة عبر منصات التواصل الاجتماعي أو البرامج المتخصصة والتطبيقات التي تمكن التواصل مع الجمهور والمؤسسات الأخرى.

إيجاد حلول

• يتطلب العمل على إيجاد حلول للمشكلات الداخلية في المؤسسة وتقديم الدعم الكامل لفريق العمل، وتوفير بيئة عمل صالحة للإنتاج، وإخطار المدير بجميع المستجدات للعمل على إيجاد حلول جذرية.

الأعمال المكتبية

• يتضمن العمل على تنظيم الهيكل الإداري للشركة، بالإضافة إلى صيانة وتحديث دليل الشركة بإضافة أو إزالة البنود.
• القيام بأعمال المراجعة والجرد للفواتير والأصول والإمدادات، ومتابعة حالة الأسهم وتحليل الارتفاعات والانخفاضات.
• يتضمن تقييم أداء المؤسسة وإعداد تقارير أسبوعية أو شهرية للمدراء لمراجعة حالة الموظفين والإدارة.
• يسهم الاعتماد على البرامج المُتخصصة في جدولة المواعيد ورصد البيانات وتحليلها وعرضها على الكمبيوتر في تحسين أداء المساعد والقيام بالمهام المطلوبة منه، مثل إدارة المراسلات والفاكسات والرسائل التي تصل إليه بكفاءة عالية.
• يقوم المساعد الإداري بإعداد مسودات للاجتماعات، وهذا يساهم في إنجاز الاجتماعات بكفاءة عالية ودعم الشركة في أفكارها المطروحة خلال الاجتماع.
• يجب تسجيل الملاحظات العابرة والرئيسية التي يمكن أن تساهم في تحسين كفاءة العمل وعرضها على المدير.

إجادة المهارات الإدارية

• الرد على الهاتف يتطلب مهارات عالية في التواصل الفعال والقدرة على استخدام اللغة بطلاقة، سواءً باللغة العربية أو الإنجليزية أو غيرها من اللغات التي يستخدمها المساعد.
• تُسجل نفقات المؤسسة وترصد في برنامج Excel الذي يساعد السكرتارية في تسجيل النفقات وإرسالها إلى المدير على الفور.
• تتطلب القدرة على العمل تحت الضغط والانتباه للتفاصيل الدقيقة، وتحليل الأعمال بشكل شامل وتقييم مدى تقدم العمل بشكل منتظم وفعال، وتتطلب هذه القدرات اليقظة الشديدة والانتباه لكل الأحداث التي تحدث في المؤسسة.
• العمل على تصحيح ومراقبة وكتابة والحفاظ على البيانات الخاصة بالمؤسسة.
• بالإضافة إلى إتقان استخدام الحاسوب وبرامج التشغيل، سواءً للكتابة أو حفظ الصور أو إضافة البيانات على الصور، فإن ذلك يضمن للمساعد الإداري مستقبلًا أفضل في أداء المهام التي يؤديها. ويعتمد العمل الإداري على كفاءة المساعد الإداري في التعامل مع الإنترنت والعالم الرقمي بشكلٍ عام، بالإضافة إلى قدرته على تعلم كل ما هو جديد في عالم الحوسبة، مثل تخزين البيانات والحفظ والإرسال.

مهام المساعد الإداري في الجامعة

يتولى المساعد الإداري في الجامعة العديد من المهام الأساسية، ويشغل غالبًا منصب سكرتير العميد. وتتطلب هذه المهام مهارات متعددة في الإدارة والحاسوب وإدارة البرامج والتطبيقات، فضلاً عن القدرة على التواصل الفعال والتفاعل مع الآخرين، وكذلك القدرة على الإقناع والاستماع الجيد. ويتمثل دور المساعد الإداري في العديد من المهام الرئيسية التي سنتناولها في السطور التالية:

• ترتيب مواعيد العميد وإعلامه بها بشكل دوري وفي الوقت المناسب.
• متابعة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي المخصصة للجامعة والتواصل مع الطلاب والعمداء ورؤساء الأقسام.
• يتم العمل على تحسين أداء صفحة الجامعة على الإنترنت وعرض الفعاليات والمناسبات والاحتفالات والأحداث التي تجري في الجامعة.
• يتم عرض إنجازات الجامعة وخاصة ما يتعلق بأنشطة العمداء والجوائز المحلية والعالمية التي يحصل عليها الطلاب، على منصات التواصل الاجتماعي.
• يقوم المساعد الإداري في الجامعة بتنظيم الملفات المتعلقة بمكتبه والطلاب والإداريين.
• يشمل عمل المساعد الإداري في الجامعة متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من مكتب العميد، بالإضافة إلى متابعة عمل موظفي الاستقبال وتقاريرهم الرسمية لفهم طبيعة المراسلات التي يتلقونها.
• يجب على المساعد الإداري في الجامعة إعداد مسودة للاجتماعات وتقديمها إلى العميد قبل بدء الاجتماع، بالإضافة إلى توزيع عناصر المواضيع التي سيتحدث عنها العميد على جميع الحضور.

مهام المساعد الإداري في مكاتب التعليم

يقوم المساعد الإداري بالعديد من المهام التي يتم تكليفه بها، وعادةً ما يتولى منصب رئيس الشؤون الإدارية في المدرسة أو وكيل الشؤون التعليمية، مما يدفعه للاهتمام بعدد من المهام التي يتم استعراضها فيما يلي:

• يُولي المساعد الإداري في مكاتب التعليم اهتمامًا خاصًا بتنظيم ملفات الطلاب في المدرسة، سواء كانوا جُددًا أو في مراحل انتقالية داخل المدرسة.
• يقوم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بترتيب جداول المدرسين أو الإشراف عليها، وتنظيم العمل بينهم في حال وجود تداخل في المواعيد، أو عندما يعمل المدرس أكثر من اللازم، وكذلك رصد المدرسين الذين يتقاعسون عن الحضور في الحصص أو يتأخرون عن الحصص الأولى، وأيضًا المدرسين الذين لا يلتزمون بحضور الطابور المدرسي.
• يتولى المساعد الإداري في مكاتب التعليم استلام ملفات الطلاب.
• يقوم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بالتواصل مع أولياء الأمور إذا لاحظ أي تغييرات في سلوك الطالب.
• يساعد المساعد الإداري المكتبي في مدارس التعليم العام على مراقبة الطلاب ومنعهم من تجاوز الحدود الملائمة.
• يحمل المساعد الإداري في مكاتب التعليم شهادات طلابية طبية وكل ما يتعلق بملفات الطلاب.
• يقوم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بتنظيم الملفات الخاصة بالطلاب بالإضافة إلى المدرسين والعاملين في المدرسة.
• يشمل دور المساعد الإداري في مكاتب التعليم متابعة كل ما يحدث في مستودع الكتب الخاص بالمدرسة.
• يجب الإشارة إلى أن صلاحيات المساعد الإداري تختلف بين المدارس، سواء كانت خاصة أو حكومية أو دولية، وذلك حسب نمط التعامل ونظام المدرسة. وكلما كانت المدرسة منظمة، كانت تمنح المزيد من الصلاحيات للمساعدين، مثل الرصد والبحث والتحليل واستدعاء أولياء الأمور والإشراف على الندوات ومتابعة الطلبة.

مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية

تتمثل مهام إدارة الموارد البشرية في توظيف العاملين في المؤسسات وصرف مستحقاتهم ومتابعة التطورات التي يحققها الشركات، بالإضافة إلى إشراف تنفيذ المشروعات المنوطة بها في المؤسسة. ولذلك، سنأخذكم في جولة لتعرفوا على تفاصيل أدق حول مهام المساعد الإداري في مجال الموارد البشرية التي سنستعرضها من خلال السطور التالية:

• اختيار الموظفين الصالحين للعمل في المؤسسة.
• يتعلق الأمر بفهم طريقة تنفيذ المهام التي تكلف بها في المؤسسة.
• يتم إعداد تقارير أداء الموظفين بشكل أسبوعي أو شهري.
• تشمل مهام العمل تدريب الموظفين الجدد في المؤسسة وتقييم تطور مهاراتهم اليومية.
• تشمل إدارة سُبل التواصل مع الشركات والمؤسسات الأخرى، ما يعزز التفاعل الجيد ويعزز العلاقات بين المؤسسة والشركات الأخرى.
• من بين المهام الأساسية للموظفين هي الحفاظ على الوثائق والترتيبات وتنظيم الاجتماعات الخاصة بالشركة والتواصل بكفاءة عالية مع المدراء التنفيذيين.
• تتطلب متابعة الرسائل الواردة إلى البريد الإلكتروني وجميع منصات التواصل الاجتماعي المرتبطة بالمؤسسة.

مهام المساعد الإداري في المستشفيات

• تعد مهام المساعد الإداري في المستشفيات من المهام الأساسية المدعومة للعمل الذي يقوم به السكرتير التنفيذي للطبيب.
• بالإضافة إلى مهام المساعد الإداري في المستشفيات التي تتضمن متابعة البريد الإلكتروني الوارد إلى المستشفى، والإجابة على استفسارات المرضى حول المواعيد والخدمات الصحية المقدمة من المستشفى عبر منصات التواصل الاجتماعي.
• تشمل مهام الوظيفة إرسال واستلام طلبات الأجهزة الطبية التي يحتاجها المستشفى، ومتابعة مواعيد الاستلام والتسليم.
• يتطلب الأمر مراعاة جداول أعمال المدير التنفيذي للمستشفى والتواصل معه، وكذلك تنسيق المهام الخاصة به.
• يتضمن الإشراف على العمليات الخاصة بالسكرتارية ومراقبة أدائهم بانتظام، وتزويد المدير بتقارير تفصيلية عن الأداء.
• يتم الرد على الشكاوى والاستفسارات عبر منصات إلكترونية متعددة.
• يجب الاهتمام بالشؤون القانونية، وبالخطابات الرسمية وغير الرسمية الواردة من تلك الجهات.

مهام المساعد الإداري في رياض الأطفال

يُعتقد أن مهام المساعد الإداري في رياض الأطفال سهلة، لكنها بالفعل تحتاج إلى الكثير من الخبرات والمهارات الإدارية والتربوية، بالإضافة إلى الثقة في الذات واليقظة والانتباه لكل التفاصيل الصغيرة والكبيرة.

نظرًا لتأثيره المباشر على الأطفال ولكسب ثقة أولياء الأمور في الروضة أو المدرسة التي تخصص جزءًا لرياض الأطفال، يتحمل المساعد الإداري المسؤولية الأكبر في اتخاذ القرارات وتولي المسؤوليات التي نتعرض لها فيما يلي:

• يتمثل دور المساعد الإداري في رياض الأطفال في أداء المهام الوظيفية المحددة له من قبل مديرة المدرسة، والتي تشمل تنظيم الشؤون الإدارية وفقًا للوائح والقوانين التي حددتها وزارة التربية والتعليم، بالإضافة إلى تنظيم الشؤون الفنية في الروضة.
• من بين المسؤوليات التي يجب تحقيقها هي تسجيل مواعيد حضور وانصراف العاملين، وتنظيم الإجازات والغيابات.
• يجب على المساعد الإداري مراقبة الصيانة الدورية للروضة.
• يجب على المساعد الإداري متابعة انتقال الأطفال من الفصل إلى حجرة الموسيقى وأثناء ممارسة الألعاب.
• يجب على المساعد الإداري متابعة شركات النظافة وخدماتها المقدمة.
• يتعين على المساعد الإداري متابعة نشاطات المختصين والمربين في تعليم الطلاب المواد الدراسية.
• يتعين على المساعد الإداري مراقبة حالة الصحية للأطفال وإبلاغ أولياء الأمور في حال ظهور أي أعراض للمرض على الطفل.
• يتعين على المساعد الإداري تدوين الاجتماعات التي تجرى بين المعلمات وأولياء الأمور.
• يجب على المساعد الإداري متابعة عدد الطلاب في الفصل وتخفيف الكثافة، وضمان وجود مسافة كافية للتباعد الاجتماعي بين الطلاب في البيئة التعليمية.
• يجب على المساعد الإداري فحص الأثاث الخاص بالروضة والتأكد من سلامته وإجراء أعمال الصيانة إذا لزم الأمر.
• على المساعد الإداري متابعة تنظيم الجداول الزمنية التي يخضع لها الطلاب.
• يقوم المساعد الإداري بمتابعة البريد الإلكتروني الخاص بمراسلات أولياء الأمور مع المدير.
• يجب على المساعد الإداري مراقبة الحصص ومراقبة أداء المدرسين خلال فترة الاستراحة.
• يسمح للمساعد الإداري بمتابعة وصول الكتب المدرسية إلى المدرسة ومعرفة كيفية توزيعها.

مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية

يتساءل العديد من الناس عن مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية، والتي تُعد من أبرز المهام التي يقوم بها الإداريون في المملكة العربية السعودية، وتتطلب العديد من المؤهلات التي تجعل الموظف المساعد الإداري ناجحًا وفعالًا، لذلك نأخذكم في جولة لنسلط الضوء على تلك المهام المنوط بها المساعد الإداري من خلال النقاط التالية:

• يتمثل دور المساعد الإداري في الخدمة المدنية في استقبال وإرسال البريد الإلكتروني.
• يُعنى المساعد الإداري في الخدمة المدنية بإدارة الملفات والأوراق المتعلقة بالعمليات الإدارية.
• يقوم المساعد الإداري في الخدمة المدنية بالعمل على البحث عن البيانات الرئيسية والمساعدة في الإدارة العامة اليومية للمكتب.
• يقوم المساعد الإداري في الخدمة المدنية بالتنسيق بين مختلف الإدارات.
• يقوم المساعد الإداري في الخدمة المدنية بمراقبة مواعيد العمل والغياب والحضور للموظفين.

مهام المساعد الإداري الطبي

إن مهام المساعد الإداري في المجال الطبي تعد من المهام المهمة التي تتطلب تركيزًا كبيرًا من جانب العاملين بها، نظرًا لتأثيرها على حياة المرضى. ويتم الإجابة على سؤال ماهي تلك المهام التي يقوم بها المساعد الإداري في العيادات الطبية وخاصة في عيادات العظام عبر السطور التالية:

• يقوم المساعد الإداري في المجال الطبي بتأدية العديد من المهام، بما في ذلك تقديم الدعم النفسي والطبي للمرضى، أو مساعدة الطبيب المختص الذي يمتلك العيادة التي يعمل فيها المساعد.
• يقوم المساعد الإداري في مجال الرعاية الصحية بإجراء طلبات المختبرات من خلال إرسالها واستلامها، وكذلك التواصل مع المختبرات الطبية.
• وفي سياق آخر، يهتم بعض المساعدين الطبيين بالجوانب الإدارية فقط، دون الدخول في تفاصيل عمل الأطباء المختصين أو حتى الإشراف على التواصل مع المعامل، بل يقتصر دورهم على تسجيل تفاصيل كل حالة.

الفرق بين المساعد الإداري والسكرتير

هل تختلف المهام المناطة بالمساعد الإداري والسكرتير في مجال الأعمال الإدارية؟ هذا ما يتساءل عنه الكثيرون عبر محركات البحث، لذلك سنسلط الضوء على تلك الاختلافات في السطور التالية:

• تقتصر مهام السكرتير على الرد على المكالمات وتسجيل الاجتماعات وتنظيم مواعيد المدير، بالإضافة إلى التواصل مع المدير وتذكيره بالمواعيد، وهي المهام التي لا تتطلب اتخاذ القرارات.
• وفي سياق آخر، يتحلى المساعد الإداري بصلاحية اتخاذ القرارات المباشرة بموجب السلطة التي يمنحها المدير له.

تناولنا في مقالنا مهام مساعد الإدارة في تخصصات التعليم ورياض الأطفال والموارد البشرية، وتبين أن هذه الوظيفة تتطلب العديد من المهارات المختلفة، بينما تتيح للموظف العديد من المزايا الإدارية والقدرة على اتخاذ القرارات.

يُمكنك عزيزي القارئ متابعة المزيد عبر الموسوعة العربية الشاملة بحث عن السكرتارية شامل

المراجع

1-

2-

3-

4-