مهام السكرتارية الناجحة

تتمثل مهام السكرتارية المتعددة في الوصل بين المدراء والموظفين داخل المؤسسة، كما يلعب دورًا حيويًا خارج المؤسسة من خلال التواصل مع فئات مختلفة من الجماهير، مثل الزوار والمستهلكين والموردين والموزعين والهيئات الحكومية والبنوك والصحفيين، وبالتالي يحتاج الاختيار الجيد للسكرتير إلى وقت وتمييز جيد، حيث يعكس الصورة الذهنية للمؤسسة التي يعمل بها. لذلك، يجب أن يتمتع السكرتير بصفات شخصية وثقافية تؤهله للعمل في هذا القطاع المهم داخل المؤسسة، ويجب على المرء أن يتعرف على مفهوم السكرتارية والفرق بين السكرتارية التنفيذية وأنواعها ومهام السكرتير الناجح، وخاصة في المدارس والمؤسسات الأكاديمية.

مهام السكرتارية

تعريف السكرتارية

• المساعدة الإدارية هي مجموعة من المهام والأعمال التي تهدف إلى دعم العمليات الإدارية داخل المؤسسة.
• تُعرف هذه المهنة بأنها تتولى جمع البيانات والمعلومات التي تدعم بيئة العمل، وذلك لتوفير الوقت على الإدارة وتخفيف العبء.
• يشير مفهوم السكرتارية إلى “أمانة السر”، حيث أنها مستمدة من الكلمة الإنجليزية “THE SECRET.

المقصود بالسكرتير

• يُشير مصطلح “السكرتير” إلى الموظف المسؤول داخل المؤسسة أو المنشأة عن ترتيب وتنظيم المعلومات لتوفير الوقت والجهد على مديره، بالإضافة إلى أنه الشخص المكلف بإرسال رسائل البريد الإلكتروني وإجراء الاتصالات مع العملاء، ويعد مدير الأعمال المكتبية في المؤسسة.
• يتم استخدام مصطلح السكرتير في بعض الدول والهيئات المختلفة، ويعني نفس المعنى الذي يعنيه مصطلح أمين عام للمنظمة، مثل سكرتير أو أمين عام لجامعة الدول العربية أو الأمم المتحدة.
• في الولايات المتحدة الأمريكية، يُشار إلى السكرتير باسم “وزير”، مثل وزير الدفاع أو وزير الأمن القومي.
• تُستخدم هذه الكلمة في بعض دول الخليج العربي للإشارة إلى مستشار جلالة الملك.

تعريف السكرتير التنفيذي

• يُمثل الموظف المسؤول عن السلطة التنفيذية في المؤسسة أو الهيئة، ويتميز بقدرته على اتخاذ القرارات التي يمكن أن تؤثر على عمل المنشأة.

أهمية السكرتير

• مع توسع المؤسسات، أصبح من الضروري وجود موظف مسؤول عن جمع البيانات وتقديمها إلى الإدارة العليا وتنظيم وإدارة الوقت.

أنواع السكرتارية

السكرتارية الخاصة

يُعد السكرتير أحد أهم أعضاء السكرتارية، حيث يتم اختياره بناءً على صفات شخصية مثل الإخلاص للمؤسسة والصدق والجدية، بالإضافة إلى تنوع مهامه الوظيفية داخل وخارج المؤسسة بحسب متطلبات المدير. فهو يقوم بالمسؤولية عن الاتصالات وتنظيم الاجتماعات والمحافظة على سجلات الرئيس ومتابعة تقارير العمل وتقسيمها وتحديد أهمية الموضوعات المطروحة.

السكرتير المتخصص

• مع زيادة التخصصات، أصبح هناك حاجة لوجود سكرتير مهني في مجال معين يهتم بالتفاصيل الدقيقة والمبنية على معرفة جيدة. على سبيل المثال، نذكر ما يلي
• يتم تحديد دور السكرتير القانوني كونه الشخص المفوض من قبل المدير لمتابعة الشكاوى والمطالبات القانونية .
• أما دور السكرتير الصحفي فهو رسم الصفحات وإرسالها إلى المطابع.
•  يتعين على السكرتير الطبي التعامل مع المستشفيات الخاصة والعيادات، وتقسيم وإعداد سجلات للمرضى.

السكرتارية في المدارس

• تحضير المعلومات الخاصة بمدير المدرسة وتجميعها
•  استقبال المكالمات والبريد لتوصيلها لمدير المدرسة
• يتم تقديم المساعدة لأعضاء هيئة التدريس في بعض المهام والمستندات التي يبحثون عنها
• يجب التحضير للاجتماعات الدورية وتسجيل جميع الاتفاقيات التي تم التوصل إليها بواسطة الجميع، وخاصة إذا كانت هناك بنود محددة يتم عرضها لاحقًا على المدرسين.
• يستقبل أولياء الأمور ويتعرف على مشاكلهم ويحصرها لعرضها على المدير.

مهام السكرتير الناجح

• التخطيط الجيد وإدارة الوقت.
• يجب مراجعة رسائل البريد الإلكتروني بانتظام والاطلاع عليها يوميًا.
• كتابة ملاحظات شاملة وجيدة يساعد على توفير الوقت لدى المدير.
• وفير المواد المكتبية المهمة.
• إعداد جداول يومية للمدير بالزيارات والتحركات والمقابلات.

الصفات الشخصية والعملية للسكرتير

الصفات الشخصية

• تحتاج إلى شخصية قوية لتحكم في المواقف وتنفيذ الأوامر المطلوبة.
• يجب ألا يكون نقدك مجرد انتقادات بلا فائدة، وإنما يجب أن يكون بناءً ومحددًا للنقاط التي يحتاجها الشخص لتحسينها.
• القدرة على الاحتفاظ بذاكرة قوية والتعامل بمرونة مع الموظفين والسيطرة على الانفعالات.

الصفات العلمية

• من بين الأمور الهامة التي يجب على الموظفين القيام بها هي معرفة تخصصهم بشكل جيد وإجادته، والإلمام بمعلومات الزبائن وحفظ تفاصيلهم في سجلات دقيقة.
• يمكن الكتابة على الايميلات الرسمية من خلال معرفة اللوائح والقوانين المنظمة للعمل.

الصفات العملية

• يتم إنجاز المهام بشكل جيد ومتقن وفي وقت قصير.
• يشمل التعامل مع الوسائل الحديثة مثل البريد الإلكتروني وماكينات الطباعة والكمبيوتر والقدرة على الكتابة بطريقة رصينة وخالية من الأخطاء الإملائية.

المراجع

1

2

3

4