ما هي اعمال السكرتارية
كثيرًا ما يتساءل الناس عن وظيفة السكرتارية، وهي الوظيفة التي لا يمكن للشركات الكبرى والمؤسسات الاستغناء عنها بسبب مهامها الفعالة في تنظيم وإدارة المعلومات والبيانات بالنيابة عن صاحب العمل، بالإضافة إلى القيام بالأعمال الإدارية والمكتبية.
وقد يرى البعض أن العمل بتلك الوظيفة لا يوجد أيسر منه ولا يحتاج شروطاً ومهارات خاصة فيمن يقوم به، وأحياناً ما يتم الانتقاص من دوره وأهميته، فقد يكون ذلك راجعاً إلى انعدام الإلمام بمهام تلك الوظيفة، لذلك ومن خلال مقالنا التالي الذي نقدمه عبر موسوعة سوف نذكر تعريف السكرتارية ومهامها.
اعمال السكرتارية
تشمل المهام الأساسية التي تقوم بها مهنة السكرتارية بشكل عام، ما يلي:
- تنظيم سياسة العمل وتوزيع البريد على الأقسام والمكاتب وفقًا للأوامر التي يصدرها المدير.
- يتم تنظيم المقابلات والمواعيد وفقًا لظروف العمل وأوقات تواجد مدير الشركة.
- يجب الحفاظ على المستندات والأوراق الهامة والخاصة بالعمل لتجنب الضياع أو التلف، وتقديمها في الوقت المطلوب.
- يتم تسهيل التواصل بين المدير وبين الموظفين الآخرين عن طريق تقديم الشكاوى والمقترحات له، والمشاركة في بحث الحلول الملائمة.
- يتم متابعة العاملين الجدد وتقديم تقارير حول مسيرتهم في العمل والتأكد من أن الأمور تسير على النهج الصحيح ومن قدرتهم على التقدم.
- يتضمن هذا العمل متابعة الفاكسات واستقبال الرسائل والمكالمات والبريد الإلكتروني، وتقديمها إلى المدير والرد عليها.
تعريف السكرتارية
- تُعرف باللغة الإنجليزية باسم `السكرتير`، وتشير إلى مجموعة الأدوار الهادفة إلى تنظيم وتقديم خدمات الإدارة في الشركات والمنشآت.
- تهدف وظيفة إدارة المعلومات إلى توفير المعلومات الكاملة والبيانات الهامة التي تساعد في دعم العمل وتحقيق النجاح في أقل وقت وجهد من خلال بيئة ملائمة.
مهام السكرتارية الادارية
نعرض لكم في الفقرة الآتية المهام الإدارية للسكرتارية:
- يجب حضور الاجتماعات لتقديم وعرض الجداول وتسجيل النتائج والملاحظات التي يجب الانتباه إليها أو دراستها.
- استقبال الزوار والعملاء.
- يتمثل دوره في بعض الأحيان في متابعة الرواتب وجداول المنح والإجازات.
- يقوم الإدارة بمراقبة أداء المؤسسة بشكل عام.
- يجب إجراء فحص دوري لمستلزمات الإدارة واحتياجات الأمن والسلامة.
- يتم تنظيم مواعيد سفر المدير وترتيب تنقلاته الداخلية والخارجية، وتأمين أماكن الإقامة وحجز تذاكر السفر والعودة.
شروط العمل في السكرتارية
تتطلب المؤسسات العديد من الشروط الأساسية للقبول في العمل، ولتحقيق النجاح في العمل، ويجب توافرها لدى المتقدمين للعمل:
- تهدف إلى الحصول على الدرجات العلمية التي تؤهل الموظف للتحدث والكتابة بطلاقة في أكثر من لغة.
- مهارة استخدام الحاسوب والتعامل مع تطوراته الحديثة.
- تتضمن المهارات المطلوبة لاجتياز المقابلة الشخصية اللباقة والمظهر الحسن والبديهة والقدرة على مواجهة المواقف الطارئة بحكمة وعقلانية.
- القدرة على العمل تحت ضغط.
- يتطلب التعامل الذكي مع العملاء والموظفين مهارات عالية في التفاوض والتعاطف وإدارة الصعوبات.
- يتم تدوين والاحتفاظ بأرقام هواتف وحسابات بريد إلكتروني وعناوين العملاء والشركات المنافسة من أجل سهولة الوصول إليها عند الحاجة إلى التواصل معهم لضمان سير العمل بشكل منظم ودقيق دون مواجهة عقبات.
- يتم تزويد المدير بملخص للأخبار اليومية العامة من الصحف الورقية والإلكترونية، بالإضافة إلى تسجيل كل الأخبار المتعلقة بالشركة التي تصل إليها.
بدأت هذه المهنة الهامة منذ بداية الثورة الصناعية التي حدثت في أوروبا، حيث ظهرت الحاجة إلى وجود أشخاص قادرين على الكتابة والقراءة وإدارة المعلومات ونقلها، وكان الشرط الأساسي ليكون سكرتيراً هو التعليم المناسب، الجدية والسرية في حفظ البيانات والمعلومات، ويجدر الإشارة إلى أن اسم المهنة مشتق من كلمة “سر.
