ما هو مفهوم السكرتارية
سنقدم لكم في هذا المقال مفهوم السكرتارية، حيث تعتبر السكرتارية وظيفة إدارية هامة في بيئة العمل، حيث تشمل مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المؤسسة. وتعمل السكرتارية على تزويد الإدارة بكافة البيانات والمعلومات التي تساعد على دعم بيئة العمل وتوفير الجهد والوقت، وتقليل الأعباء المتراكمة والمتعلقة بالوظائف الروتينية. ولذلك، سنقدم لكم في هذا المقال مفهوم السكرتارية بشكل موجز عبر الأسطر التالية.
مفهوم السكرتارية
السكرتارية هي وظيفة تهدف إلى مساعدة جميع الإدارات والمدراء من خلال تزويدهم بجميع المعلومات اللازمة في مختلف المجالات، سواء كانت تقنية أو مكتبية، وذلك لتسهيل أداء جميع المهام بما في ذلك الأعمال الروتينية التي تخفف العبء عن المدراء. يعرف السكرتير أو السكرتيرة على أنهما المسؤولان عن مساعدة المدير في جميع الأمور، مما يساعد على أداء المهام بكل سهولة ويسر.
أهمية السكرتارية
تطور قطاع السكرتارية بشكل كبير بفضل ظهور التقنيات الحديثة والتكنولوجيا، خاصة الحاسوب، مما أدى إلى زيادة أهميته كمفهوم إداري هام يعتمد على العناصر التالية:
- يؤدي تعاون السكرتارية في العمل مع رؤساء الأقسام والمدراء إلى تقليل مستوى الضغط الذي يواجهونه في العمل.
- يتضمن الأداء المثالي للأعمال إعداد الاجتماعات والمناقشات بشكل جيد وتنفيذ المهام بكفاءة.
- تجهيزجميع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
- حماية وسائل الاتصال بين المديرين والعالم الخارجي.
- التحقق من صحة الوثائق قبل اعتمادها رسمياً.
خصائص السكرتارية
هناك مجموعة من الخصائص تميز السكرتارية، وهي:
- تعتبر الالتزام بالصدق من أهم خصائص السكرتارية.
- التصرف الحسن، واللباقة في التعامل.
- سرعة البديهة والذكاء في العمل.
- القدرة على التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح ولغة مناسبة.
- التحلي بالصبر، والعمل تحت ضغط.
- تنسيق كافة المهام اليومية .
- يتميز الشخص بالقدرة على العمل بفعالية فور بدء الدوام الرسمي والنشاط.
وظائف السكرتارية
تقوم السكرتارية علي العديد من الوظائف الهامة في العمل ومنها:
- ينبغي الاهتمام بإرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزًا والاهتمام بالبريد الوارد يوميًا، أي متابعة البريد بشكل يومي.
- ينبغي تنظيم مواعيد العمل وإعداد جدول زمني مرتب مع الزملاء والزوار، الذي يسمح لهم بزيارة المدير أو الطبيب أو المسؤول عن العمل.
- يتم الاعتماد على الأجهزة الإلكترونية في القيام بجميع العمليات والمهام الإدارية، والتي يتم تطبيقها بشكل صحيح ودقيق.
- يشمل العمل على إعداد جميع النماذج والتقارير المتعلقة بالموظفين والعملاء داخل المؤسسة.
أنواع السكرتارية
هناك ثلاثة أنواع من السكرتارية ويمكن تقسيمها كالتالي:
أولاً: السكرتارية الخاصة
-السكرتير الخاص : يتميز بالكفاءة والإخلاص في عمله، ولديه مواصفات معينة ويحظى بثقة مديره، ومهامه يمكن تلخيصها فيما يلي:
- يتم تحديد المواعيد واستقبال الزوار وفقًا لجدول زمني محدد.
- يقوم بالرد على المكالمات الهاتفية ويساعد مديره في التواصل مع الآخرين.
- يتم تنظيم وقت المدير داخل المؤسسة أو خارجها.
- يسهل الرجوع إلى ترتيب الوثائق الخاصة بمكتب المدير بشكل سلس.
- القيام بأعمال الكتابة الخاصة بالمدير.
- مساعدة المدير في عقد وإدارة الاجتماعات.
- إعداد التقاريرالخاصة التي يطلبها المدير.
ثانياً:السكرتارية المتخصصة
السكرتير المتخصص:يعمل الشخص المتخصص في مجال معين مثل المجال الصحفي أو القانوني، ويمكن تلخيص أهم ما يفعله على النحو التالي:
- يدرس الموضوعات التي يقدمها المدير له في إطار تخصصه، ومن ثم يقدم تقريرًا فنيًا موجزًا عن الدراسة.
- يحضر المدير الاجتماعات التقنية المرتبطة بتخصصه.
- يتابع المستجدات في الأبحاث والتقارير العلمية المتعلقة بمجال تخصصه حتى يقدمها إلى مديره.
- يتضمن الحفاظ على الوثائق المرتبطة بمجال تخصصه لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة مع صيانتها.
ثالثاً: السكرتارية العامة
يمكن تلخيص مهام هذا النوع من السكرتارية فيما يلي:
- متابعة ومعالجة البريد الصادروالوارد.
- القيام بمتابعة الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة.
- إعداد الاجتماعات والندوات .
- القيام بتأمين مستلزمات الأعمال المكتبية.
- يتم تأمين بعض الكتب والصحف والمجلات التي يستخدمها الزوار أثناء الانتظار.
