كيف اكتب تقرير احترافي
نقدم لك، عزيزي القارئ، في هذا الموضوع كيفية كتابة التقارير، إذ تحتاج التقارير الكتابية إلى مهارات في إعدادها، سواء كانت خاصة بمدير عمل أو قائد فريق، وتُعتبر مهارة كتابة التقارير من أهم مهارات الاتصال الكتابي، سواء كانت الهدف منها للطلاب أو الصحفيين أو المعلمين أو السياسيين.
يتطلب كتابة التقرير الدقة اللغوية والقدرة على إيجاز المعلومات بصورة موجزة ولا تتعارض مع مضمونها، دون الإفراط في الإيجاز أو الإطناب الممل.
تحتوي التقارير على نتائج الأعمال السابقة والخطط المستقبلية، وتتضمن الإنجازات والجوانب الإيجابية والسلبية والملاحظات والتنبيهات.
لإعداد التقارير، تتطلب بضع خطوات يجب مراعاتها للحصول على تقرير متكامل ومطابق للمعايير، وتشمل ذلك جودة اللغة وخلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية والتنسيق ومراعاة علامات الترقيم وتحديد الفقرات. ولمعرفة كيفية كتابة التقرير وأصوله وقواعده، يتعين عليكم الإطلاع على موسوعتنا.
كيف اكتب تقرير
لكتابة التقارير، يجب معرفة الجهة التي سيتم توجيه التقرير إليها، سواء كانت جهة رسمية أو دراسية، ويجب معرفة ما إذا كان التقرير دوريًا أم عاجلًا، وما إذا كان التقرير خاصًا برئيس العمل أو بالفريق الذي يعمل تحت قيادتي، أو إذا كان التقرير يحتوي على بيانات ومعلومات محددة .
يجب أيضًا الحرص على تنسيق وتوثيق المعلومات إذا كان التقرير علميًا، ويمكنكم معرفة كيفية كتابة تقرير مفصل من خلال الإرشادات .
خصائص كتابة التقرير
من بين الخصائص التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير، سنذكر بعضًا منها فيما يلي
- التركيز على المعلومات الهامة .
- ينبغي تجنب استخدام العبارات الغامضة أو ذات المعاني المتعددة في التقرير.
- الدقة وعدم التضليل في سرد البيانات.
- اكتب بألفاظ واضحة لعدم إثارة الارتباك لدى القارئ، وتجنب استخدام الألفاظ الغريبة أو التراكيب الصعبة، بل استخدم لغة بسيطة ومفهومة.
- يتم ذكر المعلومات بشكل مباشر لتجنب إحباط القارئ أو ضياع وقته.
شكل التقرير
يجب أن يتضمن التقرير شكلًا محددًا يتكون من المقدمة والمحتوى والخاتمة والتدعيم، ويتم فى التدعيم ذكر الأدلة أو المراجع أو الاستشهادات التي يتم التوثيق من خلالها، ويوضح هذا الشكل فيما يلي بالتفصيل
- تنسيق التقرير : يجب مراعاة التوجيهات الخاصة بشكل التقرير للجهة التي سيتم إرسال التقرير إليها، وقد تحتاج الجهة أو النظام الخاص بها إلى شكل محدد .
- المقدمة : يجب أن تكون المقدمة للتقرير تهيئة للموضوع المراد الكتابة عنه، ويجب تجنب تكرار الألفاظ، كما يجب أن تكون جذابة لاستمرار القارئ في القراءة.
- كتابة الفقرات الأساسية : يجب أن يكون التقرير منظمًا على شكل فقرات، ويجب أن تكون كل فقرة مستوفاة ومدعومة بالأدلة والاستشهادات .
- التدعيم : يجب أن يكون التقرير مدعمًا بالأدلة، سواء كانت مراجع محددة يمكن الاستفادة منها من خلال الاطلاع عليها والتي تفيد الموضوع الأساسي، أو بأوراق ووثائق مرفقة به .
- الخاتمة : في الخاتمة، يستطيع الكاتب إبداء وجهة نظره الشخصية وتلخيص التقرير أو الخطة المستقبلية أو تسليط الضوء على النتائج النهائية .
أنواع التقارير
تقارير رسمية : ومنها الأبحاث الميدانية أو الرسائل العلمية، ولها عدة خصائص وهي:
- يجب أن تحتوي بداية المحتوى على ملخص أو رسالة توجيهية تعرض نظرة عامة على المحتوى
- صفحة العنوان.
- ملخص تنفيذي.
- جدول محتويات
- مقدمة.
- محتوى التقرير .
- خاتمة.
- جدول المصادر.
- الملحقات (صور – وثائق).
التقارير الدورية : تُعتبر هذه الوثائق مسؤولية رؤساء الأقسام ويتم تقديمها إلى المدراء أو أصحاب المؤسسات، ويجب أن تتميز بالمعايير التالية: –
- أن تكون موجزة.
- تحتوي على نموذج خاص بها يتم ملؤه بتعبئة الخانات المخصصة له.
- تكون المهام محددة بفترة زمنية محددة وجدول أعمال.
- تتضمن السيرة الذاتية الإنجازات السابقة وخطط المستقبل المتبعة.
تقارير التفتيش : هي الخاصة بالصيانة في المؤسسات والشركات وفحص المباني والعقارات، ويجب مراعاة الآتي:
- ملخص تنفيذي.
- ذكر التفاصيل.
- اقتراحات.
- صور.
التقارير المرحلية : تتميز هذه التقارير بالاختصار وتعرض من قبل مدراء الأقسام لصاحب العمل، وتحتوي على ما يلي:
- شرح حالة العمل من خلال ذكر الإنجازات خلال فترة معينة.
- ذكر تقييمات الموظفين.
- تاريخ استحقاق التقرير التالي.
- يجب ذكر الإضافات التي تم إجراؤها وفقًا لتعليمات التقرير السابق.
