كيفية كتابة رسالة إدارية
إذا أردت النجاح في التواصل الفعال مع الجهات الرسمية بتقديم طلب عمل أو شكوى، أو أردت أن تتواصل بطريقة مؤثرة منخفضة التكلفة والمجهود مع موظفيك و رؤسائك أو من يهمه الأمر في الفضاء الرسمي للهيئات والمؤسسات عليك أن تتعلم كيف تنشئ رسالة إدارية جيدة تستوفي كل الشروط الواجب توافرها حتى تؤدي الغرض المرجو منها، في هذه المقالة من خلال موقع الموسوعة نتعلم كيفية كتابة رسالة إدارية ناجحة، نتعلم كذلك الفرق بين أنواع الرسائل الإدارية المختلفة وشروط يجب توافرها في جميع أنواع الرسائل الإدارية.
كيفية كتابة رسالة إدارية
تتكون الرسالة الإدارية بصورة عامة من مجموعة مكونات ثابتة تستخدم بأغراض مختلفة وفقًا لأنواعها المختلفة، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل والمرسل إليه، والتحية وموضوع الرسالة، ويتضمن كيفية كتابتها شرحًا لكيفية كتابة الرسالة الإدارية:
- أولا يوضع تاريخ اليوم.
- بعد ذلك، يتم وضع اسم المرسل إليه في الخانة المخصصة، سواء كان شخصًا مثل المدير العام أو مدير الصيانة أو الإدارة المسؤولة عن الصيانة.
- يلي ذلك التحية الطيبة المناسبة.
- بعد ذلك يتم تقديم الموضوع بأسلوب علمي دقيق حول المشكلة وآثارها ونتائجها على المؤسسة.
- بعد ذلك، نتحدث عن أهمية الطلب سواءً كان للعمل أو لحل المشكلات، أو لصيانة المعدات والآلات التي يجب صيانتها وتعديلها وتوصيات لمعالجة هذا الأمر.
- في نهاية الطلب، يتم شكر الجهة المقدمة للطلب، ثم يتم ذكر اسم مقدم الطلب ووصفه ورقم هاتفه ورقم بطاقة هويته الوطنية وتوقيعه القانوني
- علماً أن الطلب يتم تقديمه إلى الجهة المعنية وليس هناك أي لوم يتم توجيهه للمرسل، وإذا لم يتم حل المشكلة، يتم تصعيدها إلى مستوى أعلى في الهرم الوظيفي
ماهية الرسالة الإدارية
- تعد الرسالة الإدارية وسيلة رسمية للتواصل داخل المؤسسات والهيئات، وهي ما يعرف بالرسالة الإدارية.
- تحدث الرسائل الإدارية بين الموظفين وزملائهم أو رؤسائهم داخل حدود المنشأة أو الهيئة الواحدة، وتأخذ الرسالة الإدارية أشكالًا واستخدامات ونماذج مختلفة.
شروط كتابة رسالة إدارية فعالة
- نظرًا لكونه شكلاً رسميًا من أشكال التواصل، يجب أن تكون الرسالة واضحة المعاني والألفاظ وتساعد على فهم الغرض منها بشكل سليم .
- يجب أن تحتوي المعلومات فيها على معلومات صحيحة ودقيقة وقابلة للمراجعة والتحليل من قبل المستلم.
- ينبغي استخدام لغة سهلة ومختصرة بعيدًا عن الكلمات والألفاظ المعقدة التي قد تفهم بشكل خاطئ.
- يعد التنسيق الجيد للرسائل الإدارية عاملاً فعالاً في نجاحها، ويجب تقسيم الأفكار في الرسالة إلى فقرات مختصرة لتوصيل الحقائق بشكل صحيح .
- غالبًا ما يتم ذكر الشخص المرسل إليه في بداية الرسالة، بالإضافة إلى تحيات وتمنيات بالسلام .
- يجب أن يتم توقيع الرسائل الإدارية من قبل الشخص أو المؤسسة التي تقدم الطلب أو الرسالة .
- يعتبر ذكر التاريخ شيئًا أساسيًا في الرسائل الإدارية الفعالة، لأنها تحمل الطابع الرسمي .
أنواع الرسائل الإدارية ونماذجها المختلفة
يمكن تصنيف الرسائل الإدارية بعدة طرق وأشكال، فمن الممكن تصنيفها حسب المؤسسة إلى رسائل صاعدة، حيث ترسل من مستوى وظيفي أقل كموظف إلى مستوى أعلى كمدير، أو العكس من ذلك بمثابة الرسالة الهابطة التي ترسل من مستوى إداري أعلى إلى مستوى أقل كرسالة إدارية من رئيس قسم إلى موظفيه على سبيل المثال. ولكن التقسيم الأكثر شيوعاً واستخداماً هو تصنيفها إلى نماذج تستخدم كثيراً في حياتنا اليومية، وهذه بعض أمثلة على أشهر أنواع الرسائل الإدارية:
رسالة طلب العمل
هذا هو نوع من رسائل الطلبات الخاصة بالتوظيف في إحدى المؤسسات، وتتكون من عدة عناصر:
- تبدأ بالتحية.
- تشمل الاسم والعنوان ورقم الهاتف واسم المرسل وعنوانه.
- يجب أن يتم ذكر موضوع الرسالة بشكل واضح ومباشر.
- يفضل أن تتضمن الرسالة المؤهل الوظيفي وملخص قصير للخبرات المهنية، بالإضافة إلى ذكر الإضافة التي يمكن أن تقدمها لتلك المؤسسة بناءً على تلك الخبرات.
- ثم تنتهى كذلك بتحية طيبة.
- في نهايتها يكون التوقيع الشخصي.
الرسالة الإدارية العامة
الرسالة الإدارية هي وسيلة لتعزيز التعاون والترابط بين أعضاء المؤسسة، ويمكن أن تكون رسالة عامة تُرسل لجميع المنتمين إلى المؤسسة، أو تُرسل لقسم مُعين داخل المؤسسة، أو تكون بين هيئتين تنتميان لنفس الحيز الجغرافي أو لنفس نوعية الأعمال، والشكل الأبسط والأكثر فعالية للرسالة الإدارية العامة يتمثل في النموذج التالي:
- يتم كتابة اسم المؤسسة أو الهيئة.
- تاريخ إرسال الرسالة.
- يتم عادة تحديد اسم المرسل إلى الهيئة المستلمة، ويكون في العادة مدير الهيئة المرسلة
- التحية وتقديم الود والسلام.
- ثم يتم إضافة موضوع الرسالة بشكل منسق وسهل الفهم بألفاظ بسيطة، مع توضيح المطالب والهدف من الرسالة.
- تحتوي نهاية الرسالة على تحية للقارئ
- اسم الموظف أو الهيئة التي أرسلت الرسالة.
الرسالة الإدارية الدائرية
- الرسالة الجماعية هي نوع من الرسائل الإدارية الهامة التي ترسلها الهيئة أو المؤسسة إلى العديد من الجهات في نفس الوقت.
- غالبًا ما يكون الهدف من الإعلان الطارئ هو إبلاغ الجمهور أو الأشخاص والجهات التي تتعامل مع المؤسسة بأمور طارئة مهمة.
- تشمل التغييرات في الإدارة أو القيادات العليا، وافتتاح فروع جديدة وإضافة خدمات وعروض حديثة، بالإضافة إلى الاكتتابات وإصدار الأسهم.
رسالة الشكوى الإدارية الرسمية
إحدى الطرق لاستعادة الحقوق القانونية والعامة هي كتابة رسالة شكوى رسمية بطريقة واضحة وصحيحة، ومن أمثلة رسائل الشكوى الرسمية هي رسالة شكوى موجهة إلى جهة حكومية مثل شركة الماء والكهرباء أو هيئة التأمينات بسبب تأخر معاش أو غير ذلك، كما يمكن مناقشة مشكلة في العمل أو بمظلمة أحد الوالدين بسبب مشكلة واجهها أحد أطفاله في المدرسة. يجب تقديم نموذج الشكوى للجهة المختصة التي يمكنها إحداث تغيير أو رفع الظلم، ويتكون نموذج الشكوى الرسمية من بعض البنود المتتالية وهي:
- التاريخ .
- يجب أن يكون عنوان الرسالة واضحاً بحيث يفهم المستلم فوراً نوع الرسالة المرسلة، على سبيل المثال، يمكن استخدام عبارة “شكوى رسمية.
- اسم المُرسل إليه.
- يتم تفصيل حيثيات الشكوى وشرح المشكلة بوضوح وإيجاز، وبصيغة مناسبة للغرض من الشكوى.
- يجب أن تكون شكواك خالية من الكلمات المعقدة أو النابية أو التي تحتوي على تهديدات قد يعاقب عليها القانون.
نموذج الرسالة الإدارية لطلب الصيانة
تتكرر طلبات الصيانة بشكل شائع في المؤسسات والهيئات الرسمية، سواء كانت حكومية أو خاصة، والهدف منها هو الحصول على موافقة رسمية لإجراء أعمال صيانة ضرورية للآلات والمباني والمعدات. وفيما يلي نموذج لرسالة إدارية لطلب الصيانة بشكل رسمي في المؤسسات والهيئات، والتي تساعدنا على فهم كيفية إعداد رسائل للإدارة في هذا المجال المهني:
طلب صيانة معدات لشركة أو مؤسسة: …
اسم المسئول المُقدم إليه الطلب: …
اسم الشركة : …
تاريخ اليوم : …
تحية طيبة وبعد : …
بعد ذلك، يتم ذكر اسم الشيء الذي يجب صيانته ويتم مناقشة استخداماته وأهميته في إدارة العمل حسب المتطلبات
يتم ذكر الاقتراحات اللازمة لإصلاح المشكلة أو التعديل اللازم الذي يحتاج إلى الصيانة، كالتالي
اسم وتوقيع الموظف مُرسل الطلب: …
