كيفية كتابة خطة عمل ؟
إذا نظرنا إلى معظم الأعمال أو المشاريع التي حققت نجاحًا كبيرًا، فإننا سنجد أنها استندت إلى خطط عمل محددة، حيث تمثل خطة العمل الإطار الذي يتبعه الشخص في مختلف مراحل مشروعه ويتحكم بها.
كيفية كتابة خطة عمل :
إذا كنت ترغب في تحقيق المزيد من النجاح في مشروعك بناءً على دراسة وعلم ووعي بجوانبه المختلفة، فعليك كتابة خطة عمل، وإذا كنت غير ملم بكيفية القيام بذلك، فسنقوم بشرحها لك بالتفصيل في هذا المقال.
كيفية إعداد خطة عمل إدارية :
يُعد السؤال الأول الذي يخطر على بال الكثير من قرائنا الأعزاء الذين لا يعرفون كيفية كتابة خطة العمل هو: “ما هي الخطوات اللازمة للحصول على خطة عمل صحيحة وفعالة لمشروعي؟.
لعل أولى تلك الخطوات تلك التي تتمثل في :
صياغة الهدف النهائي الذي ترغب في تحقيقه :
يجب علينا أن نشير هنا، عزيزي القارئ، إلى أنه ينبغي لأهدافك أن تكون واقعية بمعنى أن تتلاءم مع جميع متطلبات العمل ويمكن تحقيقها بالفعل بناءً على ما هو متاح، وأن لا تكون مستحيلة ولا يمكن تحقيقها.
تحديد ميزانية العمل :
عند تحديد الميزانية، يمكنك تحديد وجهتك في العديد من الأمور الأخرى التي ستشملها خطة العمل.
تحديد شركائك بالعمل وتوزيع المهام :
من الضروري أن تتضمن خطة العمل تحديد الأشخاص الذين سيشاركون في إنجاز العمل، سواء كانوا شركاء أو عمال، ومن ثم تحديد وتوزيع المهام عليهم.
إعداد خطة زمنية :
تشمل خطة العمل الفعالة تحديد خطة زمنية تحدد بداية ونهاية العمل وتحديد فترات زمنية لكل مرحلة بشكل منفصل؛ حيث يعزز هذا الأمر التزام الفريق بتنفيذ الخطة بدقة وفاعلية.
كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية :
تتشابه محتويات خطة العمل التنفيذية وخطة العمل الإدارية إلى حد كبير، باستثناء بعض البنود البسيطة والأهم منها :
دراسة الوضع الحالي :
تشمل هذه الخطوة دراسة دقيقة لمتطلبات الوضع الحالي وتحديد طبيعة الأهداف التي تريد خطة العمل تحقيقها.
إعداد بدائل :
ومن الجدير بالذكر أن هذه الخطوة تُعتبر أحد أهم خطوات إعداد خطة العمل التنفيذية، وتتميز عن غيرها من خطط العمل بأنه يتم وضع وتحديد قائمة من البدائل التي تحتوي على مجموعة من الاحتمالات التي يُمكن اللجوء إليها في حالة حدوث تغير في طبيعة النشاط أو الوضع الحالي. ومن الناحية الأخرى، يجب أن يتم إجراء تقييم شامل ومتكامل للمميزات والعيوب التي ينطوي عليها تلك البدائل، بحيث يتم ضمان تحقيق نجاح خطة العمل والتحسب لأي تعديل أو طارئ يحدث.
دراسة أوضاع المنافسين :
يعد دراسة منافسيك في نفس المجال خطوة هامة جداً في تحقيق نجاح خطتك العملية، حيث تساعدك على الاطلاع على جميع مميزاتهم وعيوبهم، ومن ثم تستطيع استغلال هذه المميزات إذا لم تكن لديك، وإدخالها ضمن خطتك العملية، وكذلك تحسين وتطوير المميزات التي تملكها إذا كانت موجودة.
يتيح التعرف على عيوب المنافسين آلية للتميز عليهم، من خلال امتلاك ما لا يمتلكونه والقدرة على تحسين العيوب في منتجاتك أو خدماتك.
يقوم العديد من أصحاب المشاريع بدمج بنود خطة العمل الإدارية وخطة العمل التنفيذية في سبيل تحقيق أقصى استفادة منها.
أهمية كتابة خطة عمل :
ربما يتساءل القارئ الآن عن جدوى كتابة وإعداد خطة عمل؛ فعلى الواقع، هناك العديد من الفوائد والتأثيرات الإيجابية التي تنتج عن إعداد خطة عمل لأي مشروع قادم، وتتجلى هذه التأثيرات فيما يلي :
- تساعد عملية ترتيب الأفكار في وضع خطة متكاملة للمشروع، وعلى الرغم من أن خطة العمل قد تحتاج إلى بعض التعديلات لاحقًا لتتناسب مع واقع التنفيذ، إلا أن غالبية هذه التعديلات تتعلق بالأهداف الفرعية وليس المضمون الرئيسي للخطة.
- تتيح دراستك لمميزات وعيوب منافسيك الفرصة لك للتعرف عن قرب على سوق العمل، وفي الوقت نفسه تسمح لك بفهم متطلبات ورغبات العملاء المستهدفين لمنتجك الذي تقدمه.
- يتيح لك ذلك الفرصة للتعرف على قدراتك الفعلية من الجوانب كافة، سواء كانت قدرات مادية أو بشرية، ومدى استعدادك الفعلي والواقعي لتنفيذ مشروعك.
- تقدم لك الإجابات عن العديد من الأسئلة التي قد تدور في ذهنك بشأن مشروعك، وذلك لأن إثبات جوانب خطة العمل يمنحك نوعًا من السيطرة والتحكم بالأمور.
- تهدف خطة العمل إلى تقليل معدل فشل مشروعك، وهذا يتم تأكيده من خلال الدراسات المتاحة في هذا الصدد. تجعل هذه الخطة كافة الأمور واضحة أمامك، مما يجعلك مالكًا لمشروع ذو رؤية واضحة وخطوات ومنهجية محددة ستعمل وفقًا لها في مشروعك.
