كيفية كتابة تقرير جيد

يُعَدُّ التقرير هو الوسيلة الأنسب التي تُستخدم في تَبادل المعلومات، إذ يُمثِّل التقرير نصًّا مكتوبًا أو شفويًا، ويَحتوي التقرير على العديد من الحقائق والبيانات التي تتعلق بموضوع ما أو مُشكلة معينة، وقد يَشتمل التقرير على بعض التحليلات وبعض النتائج، وهذا الأمر الذي يُساعد في الوصول إلى العديد من التوصيات والمقترحات التي تتعلق بمُشكلة التقرير.

تعريف التقرير

التقرير هو وسيلة فعالة من وسائل الاتصال الكتابية التي تهدف إلى نقل المعلومات في كافة مواقع العمل، سواء كانت صحية أو تعليمية أو تجارية أو ثقافية أو سياسية. يعد التقرير ملخصًا مفصلًا يتم إعداده وكتابته بشكل تفصيلي، سواء كان بشكل كتابي أو إلكتروني، بهدف توضيح هدف أو موضوع معين، وتوثيق النتائج والحقائق والتفاصيل، وتقديم أفكار وتوصيات تخدم نتائج الحدث. وعادةً ما يتم إعداد التقرير بعد انتهاء الشخص المسئول عنه من العمل وتحقيق النتائج، سواء كان بشكل إلكتروني أو كتابي، مما يجعله موثقًا.

أنواع كتابة التقارير

تختلف أنواع التقارير حسب طبيعتها وزمنها وأهدافها، وأما أنواعها فتتضمن:

تقارير من حيث فترتها الزمنية

يتم تقسيم التقارير من حيث الفترة الزمنية إلى كل مما يلي:

• تقارير دورية

تتضمن التقارير العديد من الأنواع مثل التقارير المالية وتقارير المبيعات والتقارير الإدارية، حيث يتم إصدارها بترتيب زمني محدد، وقد يتم إصدارها بشكل يومي أو شهري أو أسبوعي أو ربع سنوي أو سنوي.

• تقارير غير دورية

تشمل هذه النوعية من التقارير تقارير الإنجاز في العمل، وهي عبارة عن تقارير لا يتم تحديد موعدها، وتصدر بناءً على احتياج المؤسسة وفقًا لحدوث الحدث، فإذا حدث شيء غير متوقع ، يتم إعداد تقرير يحتوي على المعلومات اللازمة التي تخدم الحدث ، ويتم إصداره نتيجة لحدث مفاجئ غير متوقع.

التقارير من حيث رسميتها

تنقسم التقارير من حيث رسميتها إلى كل مما يلي:

• هناك تقارير رسمية: يتم أخذ نموذج معيَّن أثناء إعداد التقارير الرسمية، وتتميز هذه التقارير بطابعها الرسمي، ويتم استخدام المصطلحات والألفاظ التي تستخدم في بيئة العمل.
• تقارير غير رسمية: لا يوجد نمط محدد لهذه التقارير، حيث يكون محتواها مختصرًا وعادةً ما يتم تداولها في المذاكرات الداخلية الخاصة بكل منشأة.

 كتابة تقارير أخرى

2- تشمل أنواع التقارير المختلفة التقارير السياسية والمالية والتكنولوجية والمستقبلية وتقارير الأبحاث وتقارير الدراسات وتقارير الأخبار والتقارير التوصية التي تحتوي على العديد من المقترحات والتقارير النهائية والتقارير التحليلية التي تحتوي على الحقائق والمعلومات.

أهمية كتابة التقارير

تولي الكثير من الهيئات والمؤسسات الإدارية اهتمامًا كبيرًا بالتقارير وكيفية إعدادها، لتحقيق أفضل نتيجة وتلخيص للمعلومات المتداولة بين الإدارات. فكتابة التقارير ليست مهمة فقط على المستوى الإداري، بل لها أهمية كبيرة، ومن بين هذه الأهميات:

• التقارير هي المصدر الرسمي الذي يتم الاعتماد عليه لاتخاذ الإجراءات والقرارات المناسبة.
• تسهم في حل المشكلات وتقديم أفكار علمية جديدة وحلول فعّالة.
• تساعد على إيصال ونقل وفهم المعلومات.
• تعتبر التقارير مستندات موثقة للأحداث والمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في حال الحاجة.

عناصر التقرير الجيد 

لكتابة تقرير مناسب، يجب عليك اتباع الإرشادات التالية التي تضمن لك الحصول على تقرير متميز.

• الاختصار: يفضل تقديم التقارير المختصرة بعيدًا عن الكلمات الكثيرة والمملة.
• اللغة: ينبغي استخدام لغة وصفية سهلة وواضحة، مع مراعاة معايير السلامة اللغوية من حيث القواعد والبلاغة وسهولة الألفاظ.
• الوضوح: يتعين أن يكون التقرير سهل الفهم وبعيدًا عن أي تعقيدات.
• الدقة: يهدف التقرير إلى توصيل المعلومات المناسبة، لذلك يُنصَح بتجنب أي معلومات زائدة وغير ذات فائدة.
• الحيادية: في حين وصف التقرير مشكلة أو موضوع ما، يجب الابتعاد عن أي آراء متحيزة.
• التسلسل: يتطلب التقرير كتابته بشكل منطقي ومنظم، ويجب أن يحتوي على مقدمة ومحتوى وخاتمة.
• وجود بعض المكونات الإضافية: كالملاحق والهوامش وكذلك الملخص.

كيفية كتابة تقرير جيد 

يعتبر كتابة تقرير ما من المسؤوليات الإدارية الهامة والمؤثرة على مختلف المستويات التي تتعلق بعملية الاتصال والتواصل والتقنيات المستخدمة، كما أن كتابة التقارير تساعد على توفير الوقت وتوفير التغذية الراجعة التي تدعم صنع القرارات، وهناك عدد من الخطوات التي يجب اتباعها لكتابة التقارير:

تحديد الهدف الرئيسي لكتابة التقرير

تحديد طبيعة التقرير ومعرفة الأسباب والمبررات التي أدت إلى إعداده وتحديد الجهة المعنية بتلقي التقرير يتوقف على نوع ومكونات التقرير. فعلى سبيل المثال، يجب أن تتضمن التقارير المالية الالتزامات والإيرادات والمصروفات، بينما يجب أن تشتمل التقارير الخاصة بالمبيعات على كمية السلع المباعة وأسعارها.

الاستعداد لكتابة وإعداد التقرير

تختلف الخطوات المعتمدة في إعداد التقارير ونوعيتها حسب الهدف المرجو منها، فعلى سبيل المثال، تتطلب التقارير السنوية التي تصدر بنهاية العام لجهة معينة جهدًا أكبر من التقارير اليومية أو الشهرية.

• البدء في كتابة التقرير وإعداده

تتمثل هذه الخطوة في دراسة أداء فريق العمل ومراقبته، بما في ذلك الزمن الذي يستغرقه الفريق في إعداد التقرير وجودة مخرجاته. تساعد هذه الخطوة في التعرف على سبب التأخير وتوفير الإجراءات اللازمة لتحسين الأداء. يجب أن يكون هناك ترابط وتكامل في جميع المهام التي يقوم بها أعضاء الفريق لضمان الجودة والانتهاء في الوقت المحدد.

القيام بكتابة مسودة خاصة بالتقرير

في هذه المرحلة يتم كتابة نص التقرير بشكل نهائي بعد تجميع جميع مكوناته ومراجعتها والتحقق من صحة الألفاظ واللغة من الناحية الفنية والنحوية، وعادةً ما لا تحتوي المسودة على العديد من المكونات الأساسية للتقارير مثل صفحة المراجع وصفحة المحتويات والغلاف وعنوان التقرير، حيث يتم إضافة جميع هذه المكونات في المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير.

مرحلة التنظيم والتنسيق

في هذه الخطوة، يتم تدوين جميع الأفكار الرئيسية والفرعية المتعلقة بالتقرير بتسلسل منطقي، حيث يتم إنشاء صفحة في بداية التقرير تحتوي على التاريخ والعنوان وعدد صفحات التقرير والجهة التي ستتسلمه، وعرض المحتويات والملاحق والمرفقات التي يحتويها التقرير، بالإضافة إلى ذكر الأسباب التي دعت لكتابة التقرير، مع مراعاة تزويد القارئ بفكرة شاملة عن المعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع حتى يتمكن القارئ من تجميع فكرة أولية حوله.

إعداد نسخة التقرير المعتمدة والنهائية

في هذه العملية، يتم اعتماد جميع مكونات التقرير بعد تقديم نسخة منه إلى الجهة المسئولة أو الإدارة، حيث يتم دراسة التقرير وإضافة أي تعديلات أو ملاحظات من قبل الجهة المسئولة، ثم يتم إضافة الأجزاء الأساسية المتبقية مثل الملاحق والغلاف والمراجع، وأخيرًا يتم تسليم التقرير بصورته النهائية للجهة التي طلبته.

خطوات يجب مراعاتها أثناء إعداد التقرير 

حتى تتمكن من كتابة تقرير مناسب، عليك اتباع الخطوات التالية:

• توزيع المهام والمسؤوليات على أفراد فريق العمل

تقوم هذه العملية بتحديد الأفراد الذين يتم تكليفهم بإعداد التقرير، سواء كانوا موظفين في الأقسام الفنية أو الإدارية أو الفنية، وتوزيع المهام المطلوبة بينهما واختيار مسؤول أو رئيس للفريق قبل البدء في إعداد التقرير، بحيث يمكن التخطيط والتنسيق لجهود الأفراد في الفريق.

• القيام بصياغة خصائص التقرير

يتم التعرف على المزايا التي يجب توافرها في التقرير والتي تشكل طلبات رئيسية تفرضها الإدارة أو الجهة المطلوبة للتقرير، مثل نوع الخط المستخدم وعدد صفحات التقرير.

• الإطلاع على مصادر المعلومات

التب يشمل البيانات والمصادر والمقابلات والاستبيانات والكتب وجميع المعلومات الأخرى.

• القيام بصياغة خطة التقرير

يتطلب إعداد التقرير بصورة كاملة من فريق العمل تصورًا زمنيًا للوقت المحدد لتحقيق خطوات الإعداد.

عناصر لابد من مراعاتها أثناء كتابة تقرير

توجد بعض العناصر التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقارير، ومن بينها ما يلي:

• شكل التقرير: يعتمد في هذا الأمر على نوع محدد من الكتابة، فعلى سبيل المثال يستخدم لكتابة التقارير نوع خط محدد وترقيم للأقسام وتحتوي على صفحات، لذلك ينصح بإعداد جدول شامل لمحتويات التقرير وإضافة صفحة مخصصة للملاحق التي تحتوي على صور وأشكال بيانية.
• مضمون التقرير: يجب كتابة مكونات التقرير ومراجعته وتحليله، ودراسة العناوين الرئيسية والفرعية للتأكد من ارتباطها بمحتوى التقرير.

أمور يُنصح الالتزام بها عند كتابة تقرير 

يوصي الخبراء ببعض النصائح المهمة التي يجب اتباعها لتحقيق أفضل النتائج المرجوة من كتابة التقارير، ومن بين هذه النصائح الآتي:

• يتم التأكد من صحة ومصداقية الحقائق والمعلومات والمواضيع التي يتم جمعها والتحقق من دقتها.
• ينبغي استخدام اللغة المناسبة للجمهور، وفقًا لخلفية القراء المتوقعين للتقرير، مع تجنب التقليل أو الاستهانة بشأن الجمهور.
• يجب التأكد من صحة الكلمات ودقة القواعد اللغوية.
• يتم تدوين الأفكار بشكل موجز وبسيط، بدقة وشمولية في التعبير.
• يتبع التسلسل المنطقي السلس وتتدفق الأفكار بصورة واضحة وغير متشعبة.
• يجب التأكد من تناسق التقرير، مثل استخدام خط واضح وتوازن المسافات واستخدام لون خط مناسب.

أخطاء يجب تجنبها عند كتابة التقارير

يوجد بعض الأخطاء التي يتعين تجنبها بشكل كامل عند كتابة التقارير، وتشمل هذه الأخطاء ما يلي:

• يجب تجنب استخدام الصفات التي قد تحمل معنى الجزم أو الحكم المطلق في طياتها، مثل خسائر فادحة والأسلوب الأمثل والحل المثالي، وما إلى ذلك.
• يجب تجنب الأحكام الصارمة والقاطعة، حيث قد تكون هناك معلومات لم تصل إلى الكاتب والتي قد تغير الوضعية الحالية.
• ينبغي الابتعاد عن استخدام الكلمات المثيرة والتي تشمل كلمات مثل جنوني أو خيالي أو مستحيل أو كارثة.
• الابتعاد عن استخدام الضمير “أنا”.
• يجب تجنب إعطاء التقرير طابعًا فنيًا شديدًا، ولكن يجب استخدام مستوى مناسب للقارئ ومستواه الإداري والمهني.
• تجنب الاختصارات واستخدام الكلمات والجمل الكاملة.
• الابتعاد عن استخدام الجمل والتعبيرات المطولة، والتي يمكن استبدالها بكلمة واحدة أو جملة قصيرة، مثل استخدام عبارة (في هذه اللحظة من الزمن) بدلا من (الآن)).
• الابتعاد عن استخدام الكلمات والعبارات السلبية قدر الإمكان، مثل: لا يمكن قبول هذا الرأي أو الاقتراح
• يجب تجنب استخدام الألفاظ والتعبيرات الفنية، وخاصة إذا كانت بلغة أخرى وإذا كان القارئ لا يعمل في نفس المجال.
• يجب تجنب إدراج أكثر من فكرة في فقرة واحدة، ويجب استخدام جمل قصيرة وعلامات فصل مناسبة.

أسئلة شائعة