كيفية كتابة تقرير بطريقة سهلة وبسيطة
“سوف نشرح في هذه المقالة كيفية كتابة التقرير، حيث يحتاج الكثير منا إلى تعلم كيفية كتابته لأغراض محددة، ويعتبر تقديم التقرير خطوة أساسية لا غنى عنها سواء في العمل أو الدراسة، حيث يعرض ما تم إنجازه من قِبل الموظف أو الطالب في أعماله، أو يعرض مشكلة أو موضوعًا ما، وقد تحتوي عملية كتابة التقارير على أخطاء إملائية في البداية، ولكن مع مرور الوقت واكتساب الخبرة تقل تلك الأخطاء بشكل كبير، ومن خلال السطور التالية سنتعرف على كيفية كتابة تقارير جيدة بطريقة سهلة وبسيطة.
كيفية كتابة تقرير
أنواع التقارير
هناك عدة أنواع للتقارير نستعرضها فيما يلي:
- التقارير الرسمية: ومن أهم أمثلتها الرسائل العلمية.
- التقارير الغير رسمية: تنقسم التقارير إلى تقارير قصيرة وتقارير طويلة، ويحتوي كل منهما على مكونات التقرير الأساسية وهي المقدمة والمناقشة والخاتمة.
- التقارير الدورية: تُستخدم التقارير كوسيلة لتوصيل المعلومات إلى المدراء، وتحتوي هذه المعلومات على الأهداف المنجزة والقرارات المتخذة والإنجازات في العمل.
- التقرير المرحلي: التقرير يتكون من العنوان الرئيسي الذي يحتوي على المعلومات الأساسية حول الموضوع، وملخص تنفيذي يجب أن يكون موجزاً، يوضح حالة العمل والإنجازات التي تم تحقيقها، وتلخيص لحالة العمل، بالإضافة إلى تاريخ كتابة التقرير، سواء كان يصدر بشكل أسبوعي أو شهري.
- تقرير الصيانة والتفتيش: هي تقارير يتم إعدادها بعد فحص العقارات والمباني.
خطوات كتابة التقرير
لكتابة تقرير وعرض المعلومات بشكل منظم، يجب اتباع عدة إجراءات والتي سنوضحها فيما يلي:
موضوع التقرير
ينبغي اختيار موضوع التقرير بعناية، لأن كتابة كل نوع من التقارير يتطلب اتباع طريقة مختلفة، فالتقرير المدرسي يختلف عن التقرير الرسمي، وكتابة التقرير الإداري تختلف عن كتابة التقرير الاجتماعي أو السياسي، ولذلك ينبغي معرفة خطوات الكتابة لتنسيق محتوى التقرير بشكل مناسب، كما يجب تحديد الأفكار الرئيسية قبل البدء في الكتابة لتنظيم التقرير بشكل منظم.
معلومات التقرير
يجب أن يحتوي التقرير المقبول على معلومات مستمدة من مصادر موثوقة مثل الدراسات الميدانية والمراجع الموجودة في المكتبات، وينبغي أن يتضمن مصدرين على الأقل في كل صفحة.
يمكن الاستعانة بالإنترنت للحصول على المعلومات، ولكن يجب التأكد من أن تلك المعلومات قد جاءت من مصادر موثوقة، مثل المقالات التي كتبها خبراء متخصصون في مجال التقرير، أو مواقع المنظمات والمواقع الرسمية للحكومات، ويجب تجنب الحصول على المعلومات من مصادر غير موثوقة أو منتديات.
يمكن الاستفادة من التقارير التي تتناول موضوعات مشابهة لموضوع التقرير الذي يرغب كاتبه في تقديمه كمصدر آخر، ويجب أن يحتوي التقرير على المعلومات المستقاة من المراجع، بالإضافة إلى بيانات المصادر المستخدمة للحصول على تلك المعلومات، مثل اسم صاحب المرجع وتاريخ ودار النشر والموقع الإلكتروني وغيرها.
من الضروري أن يقوم كاتب التقرير بترتيب المعلومات والأفكار والمواضيع والعناوين التي يريد كتابتها، حتى يصبح التقرير سهل القراءة والفهم وينسجم بشكل جيد.
محتوى التقرير
عند كتابة التقرير، يجب أن تحتوي مقدمته على ملخص لموضوع التقرير، ويجب كتابتها بشكل منظم وسهل، ولتنظيم التقرير يجب تقسيمه إلى فقرات رئيسية واستخدام أدوات الترقيم بعناية. يجب أن تكون خاتمة التقرير مناسبة له ولموضوعه، وأن تحتوي على نصائح أو فقرة يتم من خلالها طرح الأفكار والآراء.
مسودة التقرير
تمثل هذه المسودة الأولية التي تصدر عن التقرير، والتي يمكن تعديلها حسب الحاجة والإرشادات المطلوبة من الجهة التي سيتم إرسال التقرير لها، مثل جدول المحتويات وصفحة العنوان وحجم الخط، ويجب أن تحتوي المسودة على محتوى التقرير في الأهداف والنتائج، بالإضافة إلى الدلائل والمعلومات والبيانات التي تم ذكرها في التقرير.
خطوة المراجعة
هذه الخطوة الأخيرة عند كتابة التقرير، حيث يتم مراجعة كل الخطوات السابقة وقراءة التقرير جيدًا للتحقق من عدم وجود أخطاء إملائية، وصحة كل الجمل الواردة فيه. كما يتم التحقق من مطابقة محتوى التقرير لأهدافه، ويجب الاستعانة بمراجع لغوية لضمان صحة التقرير.
تنسيق التقارير
بعد كتابة التقرير هناك خطوات يجب اتباعها وهي:
- تغليف التقرير لحماية أوراقه.
- في صفحة التقرير الرئيسية، يجب كتابة عنوان التاريخ.
- يجب أن تكون الصفحة الأولى في التقرير هي صفحة العنوان، ويجب أن يحتوي هذا العنوان على عنوان التقرير بوضوح، وتاريخ تقديمه، واسم صاحبه، واسم المرسل إليه.
- الصفحة التالية لصفحة العنوان هي الملخص، الذي يتضمن استنتاجات التقرير.
- الصفحة التي تلي الملخص تحتوي على جدول محتويات التقرير، حيث يتم كتابة العناوين وأرقام صفحاتها.
- في الصفحة الأخيرة من التقرير، يتم تدوين المصادر التي تم الحصول عليها من خلال الكتب والمراجع والمواقع الإلكترونية، بالإضافة إلى أسماء المؤلفين وتواريخ النشر ودور النشر.
