طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي
يبحث الكثير من الأشخاص عن طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة العربية، حيث أصبحت الخطابات في عصر التكنولوجيا والإنترنت من الأمور النادرة الاستخدام والتداول، ولذلك أصبحت طريقة كتابتها تُنسى.
و نظراً لكون الخطابات الرسمية لا يمكن استبدالها بالرسائل النصية الإلكترونية في الكثير من الجهات؛ تهتم موسوعة بالتعريف عنها و ذكر طريقة كتابتها وبشكل خاص الخطابات الرسمية الحكومية.
طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي
غالبًا ما يحتاج الإنسان إلى كتابة خطاب رسمي لجهة معينة، وفي هذه الحالة يتوجه إلى أشخاص مختصين مثل المحامين وكتاب العدل، ولكن في بعض الأحيان قد لا يكون ذلك ممكنًا ويضطر الشخص لكتابة الخطاب بنفسه، ويجب مراعاة بعض الأمور الهامة عند كتابة خطاب رسمي، من بينها:
- الصدق يعني أن المعلومات المكتوبة في الخطاب صحيحة.
- تقديم الأفكار بسلاسة ووضوح وترتيبها بشكل دقيق.
- يتم كتابة الخطاب بإيجاز وتفصيل كامل الأفكار دون التأثير على المعنى.
- في حالة الرد على خطاب سابق، يتم إدراج رقمه وتاريخه وموضوعه.
- يتميز الخطاب بالدقة في طرح الأفكار واختيار المفردات والمصطلحات اللغوية بعناية.
مقدمة خطاب رسمي
عند كتابة الخطاب الرسمي، يجب توفر بعض الأمور والتأكد من صحتها ووجودها في الخطاب، وتشمل ذلك:
- يجب أن يحمل ورق الخطاب الشعار الرسمي الخاص بالجهة التي يتم إرسال الخطاب إليها.
- يجب التأكد من خلو الورق المستخدم في الخطاب من أي رسومات أو علامات سواء كان الورق أبيض أو أصفر.
- استخدام القلم ذو الحبر الأزرق عند الكتابة باليد.
- في حالة الكتابة على الحاسوب فإن أفضل طريقة هي الكتابة بواسطة برنامج الوورد و تحديد حجم الخط (16) طريقة أريال.
- يجب تنسيق الانتقال بين الأسطر وترتيب الأفكار بحيث يتم ترك سطرًا أو نصف سطر بين كل فكرة وأخرى.
خطابات رسمية حكومية
يُعرف الخطاب الحكومي بأنه الخطاب الذي يتم توجيهه من شخص ما إلى جهة حكومية، ويمكن للمرسل أن يكون موظفًا يعمل في تلك الجهة، أو يكون الهدف من الخطاب هو تقديم شكوى حول شيء ما، أو طلب الموافقة على أمر محدد.
خطوات كتابة الخطاب الرسمي الحكومي
- الترويسة: يتم من خلالها كتابة اسم المرسل وعنوانه بالتفصيل، مع كتابة اسم الشارع وفي السطر التالي اسم المدينة، وفي حالة سكن المرسل في الريف يتم كتابة اسم القرية التابعة للمدينة، وفي أسفل الصفحة اليسار يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب بالتفصيل (اليوم، الشهر، السنة).
- عنوان المرسل إليه: يتضمن العنوان الداخلي اسم وعنوان المرسل، ثم يتم إدراج اسم المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها المرسل، ويجب ترك مسافة كافية بين العنوان الداخلي والترويسة السابقة.
- التحية: بداية الخطاب يتم بتوجيه التحية من المرسل إلى المرسل إليه بعبارة مثل (السيد الفاضل مدير…، أتقدم إليك بكامل التحية والتقدير، وبعد ذلك:…) مع الاحتفاظ بسطرين فارغين بين العنوان الداخلي وعبارة التحية.
- محتوى الخطاب: يتم كتابة المحتوى الذي يتضمنه الخطاب على النحو التالي:
- يتم الالتزام بالكتابة في نصف الورقة دون إضافة إطارات جانبية.
- بدأ الخطاب بتحية المرسل إليه بالقول: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- يجب كتابة الطلب أو الأمر المراد الحصول عليه بوضوح وسرعة وإنجازه بدون توقف.
- يجب إنهاء الخطاب بالتعبير عن الشكر بالصيغة التالية (و لكم جزيل الشكر و التقدير).
- يتم إدراج توقيع المرسل وتاريخ اليوم الذي تم فيه كتابة الرسالة.
نموذج خطاب رسمي لشركة
فيما يلي نموذج يمكن استخدامه كدليل لكتابة خطاب رسمي لشركة:
- السلام عليكم ورحمة الله و بركاته.
- إلى السيد المدير…
- تحية تقدير طيبة و بعد…
- كتابة المحتوى بالخطوات السابق ذكرها.
- لك مني جزيل الشكر و العرفان.
- مرسله لسيادتكم…
- يتم كتابة توقيع المرسل في أسفل الرسالة.
- ثم إضافة التاريخ تفصيلاً.
قدمنا في مقالنا طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة رسمية حكومية بالخطوات، ونأمل أن نكون قد أفدناكم، كما أن الخطابات يمكن أن تكون موجهة من شخص إلى جهة رسمية أو من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.
