طريقة كتابة خطاب رسمي
إليكم طريقة كتابة خطاب رسمي، فإرسال واستلام الخطابات هو واحد من أقدم وسائل التواصل بين الأفراد والدول، سواء على المستوى المحلي أو الدولي، وذلك لعدم توفر وسائل الاتصال الحديثة المتاحة الآن مثل الهاتف والإنترنت. ولذلك، كان الخطاب هو الوسيلة الأساسية لإرسال واستلام المعلومات بين الأشخاص والدول .
لا تزال الخطابات تستخدم كوسيلة لإتمام المعاملات أو الحصول على الموافقات أو إرسال الشكاوى والاقتراحات إلى الجهات الحكومية. وفي هذه الحالة، يتعين عليك كتابة الخطاب بالصيغة المحددة التي تم اتفاق عليها من قبل المؤسسات الحكومية. وعلى الرغم من وجود بعض الأشخاص المتخصصين في كتابة هذه المراسلات الرسمية، إلا أنه في بعض الأحيان يمكن أن تضطر لصياغة الخطاب بنفسك. لذلك، من المهم أن تتعلم جيدًا كيفية كتابة الصيغ المتعلقة بالخطاب الرسمي لتتجنب الوقوع في أي خطأ عند إجراء المعاملات الرسمية وإنجاز أمورك بشكل سريع ودقيق
طريقة كتابة خطاب رسمي
الخطابات الرسمية
تتمتع الخطابات الرسمية الإدارية بأهمية كبيرة في حياة المعاملات الرسمية في الدول، وخاصة في الجوانب الاجتماعية والوظيفية، لأنها وسيلة تواصلية من الوسائل الإنسانية الهامة :
- تساعد الخطابات على توفير الكثير من الوقت والجهد، حيث تسهل التواصل بين الجهات المرسلة والمستقبلة .
- تعتبر الخطابات وسيلة رئيسية للتواصل والتخاطب بين المؤسسات الحكومية وغير الحكومية .
- تعد الخطابات الرسمية عقدًا قانونيًا موثوقًا به يُستخدم كمرجع عند الحاجة .
- تستخدم الخطابات الرسمية لإعلام الأفراد والمؤسسات بالأمور والشؤون المتعلقة بهم في العمل والحياة المهنية .
أنواع الخطابات الرسمية
تنقسم الخطابات الرسمية إلى عدة أنواع منها :
- الخطابات التي تتم بين الجهات الحكومية الرسمية وبعضها البعض .
- تشير الخطابات التي ترسلها الأفراد إلى المؤسسات الحكومية الرسمية إلى طلب الخدمات أو الحصول على المعلومات التي يحتاجونها من هذه المؤسسات .
- تشير الخطابات الرسمية إلى الرسائل الموجهة من جهة رسمية إلى الأفراد .
طريقة كتابة الخطابات الرسمية
تختلف صيغة الكتابة المستخدمة في الخطابات السابقة بشكل طفيف، وسوف نوضح لكم في الخطوات التالية كيفية كتابتها بالتفصيل .
- ينبغي أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبًا على ورق أبيض أو أصفر سادة دون رموز أو علامات مميزة، أو على ورق مدون عليه شعار الجهة المرسلة إليه في حال كانت الجهة مرسلة رسمية، ويجب كتابته باستخدام قلم جاف أزرق واضح الخط في منتصف الورقة دون وضع أي إطارات .
- ينصح باستخدام برنامج Microsoft Word لكتابة الخطابات الرسمية بخط Arabic Typesetting بحجم 16 للحصول على النتائج المثلى .
- يتم بدء صياغة الخطاب بتحية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم يتم ذكر اسم الشخص أو الجهة الرسمية الموجهة إليها الخطاب، مثل السيد/…، وفي السطر التالي يتم كتابة تحية طيبة وما يليها .
- بعد ذلك، يقوم المرسل بشرح الموضوع بشكل مختصر وواضح، مع التركيز على إيضاح سبب إرسال الرسالة ودون الخوض في التفاصيل الغير ضرورية .
- في حال تحتوي الخطاب على عدد متعدد من الأمور كشروط عقد أو اتفاقية، يجب تقسيمه إلى عدة نقاط متسلسلة .
- يتم إنهاء الخطاب بجملة `ولكم منا جزيل الشكر`، ويتم كتابة اسم المُرسل في السطر التالي للجملة بهذا الشكل: `المُرسل لسيادتكم / …`.
- في نهاية الخطاب يجب وضع الأختام والتوقيعات المطلوبة لإضفاء صفة الأهمية والرسمية على الخطاب .
أمور مهمة عند كتابة الخطابات الرسمية
- يجب مراعاة الوضوح والدقة في ترتيب الأفكار واختيار الألفاظ المناسبة في الكتابة .
- يجب الالتزام بالحياد والصدق في المعلومات المرسلة من خلال الخطاب، وتجنب استخدام الحكم والأبيات الشعرية والصور البلاغية والمحسنات البديعية غير الضرورية .
- يجب مراعاة الاختصار والإيجاز في الكتابة دون المساس بالمعنى .
- يُنصح بالحفاظ على ترتيب الأفكار التي تم ذكرها في الخطاب بنظام وتسلسل واضح من خلال استخدام النقاط المرتبة .
- في حالة كون الخطاب المرسل رداً على خطاب سابق، يجب الإشارة إلى الخطاب السابق من خلال ذكر تاريخه ورقمه وتذكير المتلقي بالموضوع الذي تمت مناقشته في الخطاب السابق.
