خطوات كتابة نموذج تقرير اداري احترافي
نقدم لك في مقالنا اليوم من موسوعة كيفية كتابة نموذج تقرير إداري، حيث تعتبر التقارير أداة فعالة لتقديم العديد من الخدمات الإدارية المختلفة، وتقديم ملخص واضح لبيئة العمل الداخلية للمنشأة أو الشركة، بما في ذلك التقرير الإداري الذي يحتوي على حقائق متعددة تتعلق بموضوع أو مشكلة معينة، ويشمل تحليلاً منطقياً وواقعياً وتوجيهات تعتمد على نتائج التحليل، بالإضافة إلى المقترحات.
سنتحدث في السطور التالية بشيء من التفصيل عن هذا النوع من التقارير وطريقة كتابته، لذا عليك الاستمرار في المتابعة معنا.
نموذج تقرير اداري
تحتوي نماذج التقارير الإدارية على مجموعة من الأجزاء والمكونات الرئيسية التي يجب أن تتوفر فيها، وتشمل ما يلي:-
الملخص التنفيذي
يعد البيان الأول المكتوب في التقرير، ويعبر عن طبيعة التقرير ويشرح المكونات والمحتويات التي تحتوي عليها.
العنوان
تحتوي صفحة التقرير الإداري الرئيسية على معلومات هامة مثل اسم الجهة الإدارية التي تصدره واسم الشخص الذي كتبه، بالإضافة إلى العنوان الرئيسي للتقرير الإداري وتاريخ كتابته.
مُقدمة التقرير
يتضمن المقدمة في التقرير تعريفًا بالفكرة الأساسية وكتابة مجموعة من الأهداف المتعلقة بالتقرير، وكتابة سطور تمهيدية لنصل إلى الموضوع، وإنشاء روابط يستخدمها القراء أثناء قراءة التقرير.
منتصف التقرير ( التقرير المركزي)
يشكل المحتوى الأساسي للتقرير الإداري عدة خيارات وإيضاحات، وتسلسل مترابط ومنظم بين بداية ونهاية التقرير. يجب أن يتضمن العناوين الرئيسية والفرعية، ويجب أن تكون كتابته سهلة ولغته مناسبة. كما يجب أن يحتوي على رسومات وصور وأشكال لتوضيح المعلومات بشكل ملائم.
نهاية التقرير
يعد اختتام التقرير الإداري، ويجب الالتزام بعدد من القواعد المختلفة، بما في ذلك
- يجب عليك تجنب الاستطراد في الحديث، ولا ينبغي تجاهل الشكل الهيكلي لكتابة التقرير.
- يجب تجنُب أي كلمة غير دقيقة أو كاذِبة، وعدم تكرار الكلمات بشكل مُبالغ به.
- يجب عليك استخدام لغة تحمل طابعًا إيجابيًا في كتابتك.
- تجنب التداخل في الكلام، واستخدام كلمات غامضة وغير مفهومة.
- الكتابة بإيجاز واختصار، دون أي تأثير على المعنى.
الملاحق
تتضمن المعلومات الإضافية التي يتم إدراجها في التقرير الإداري التوصيات والصور والنتائج والاستنتاجات الخاصة بالموضوع المعني.
خطوات كتابة التقرير الإداري
هناك مجموعة من الخطوات التي يجب عليك اتباعها لكتابة تقرير إداري جيد، بما في ذلك ما يلي
حدد الموضوع
ينبغي الحصول على تفويض من الجهة الإدارية لبدء إعداد التقرير الإداري، ثم تحديد الموضوع المتعلق بالتقرير والأجزاء المتعلقة به.
تحليل الموضوع
يشير البحث عن أسباب حدوث مشكلة في إعداد تقرير ما إلى البحث عن المعلومات المتعلقة بالمشكلة، ويمكن الوصول إليها من خلال الاطلاع على مصادر مختلفة مثل الأبحاث والكتب.
إعداد ترتيبات التقرير
يُقصد بتصنيف التقرير الإداري تصنيف جميع الأجزاء والمكونات الخاصة بالتقرير، والذي يعتمد على عدة عوامل أساسية، بما في ذلك تحديد الإمكانيات المادية والفنية التي ستساعد في تدعيم جزء الإعداد للتقرير، بالإضافة إلى معرفة المدة الزمنية اللازمة للتقرير حتى يتم الوصول إلى الشكل النهائي.
تدوين مسودات التقرير
وهي تتكون من مسودتين هم:-
المسودة الأولى: تتألف من ثلاثة مكونات رئيسية وهي المقدمة، الهيكل، الخاتمة، بالإضافة إلى المحتوى الذي يتم كتابته في التقرير الإداري.
المسودة النهائية: تتضمن الوثيقة الإدارية النهائية صورة النتيجة النهائية، وتشمل ما يلي
المحتوى المُتعلق بالتقرير: يُستخدم التدقيق في التقرير لمراجعة جميع الحقائق والمعلومات والأفكار التي تم ذكرها في نص التقرير، مع تحديد مدى الاعتماد على الاستنتاجات والأدلة المختلفة، ودراسة العلاقة بين المعلومات والأفكار المتواجدة داخل نص التقرير.
هيكل التقرير الإداري: يستخدم هذا الهيكل لمراجعة عنوان التقرير الإداري وتحديد مدى قدرة الكاتب على التعبير عن الفكرة بشكل واضح، كما يتيح فهم المقدمة التي تشرح الأسباب والأهداف التي أدت إلى إعداد التقرير، ويساعد هذا الهيكل على مراجعة الأفكار بشكل منسق والتأكد من سلامة التقرير.
الجوانب الفنية: تُستخدم لغة التنسيق والإملاء لدراسة وتصميم كافة الجوانب الشكلية للنصوص الكتابية، بما في ذلك الإملاء والنحو وعلامات الترقيم، بالإضافة إلى تنسيق التقارير الإدارية، بما في ذلك تباعد الأسطر ونوع الخط وغيرها من العناصر التي تساهم في نجاح كتابة التقارير الإدارية.
