خطوات كتابة مقدمة تقرير إداري

مقدمة التقرير الإداري هي جزء من الأجزاء المكتوبة في التقارير، ولذلك فمن الضروري تعلم كيفية كتابتها بأسلوب مميز وواضح، ويتم في هذه المقالة التعرف على كيفية كتابة مقدمة التقرير الإداري بطريقة فعالة، بالإضافة إلى أهمية كتابة التقارير الإدارية.

ما هو التقرير الإداري؟

تعد التقارير الإدارية نوعًا من الكتابات التي يتطلبها العديد من الوظائف المختلفة، حيث تتكون من معلومات دقيقة وواضحة عن قضية مهمة مع التركيز على جميع جوانبها، وتتم كتابتها بأسلوب مميز ومختلف، وتختلف أنواع التقارير الإدارية بحسب الوظيفة، وتشمل التقارير المالية والإدارية والعلمية والمسئولة عن المتابعة وغيرها.

أهمية التقرير الإداري:

يحمل التقرير الإداري أهمية كبيرة جداً، حيث يكون مسؤولاً عن نقل الأفكار وعرض الموضوعات الهامة بشكل منفصل، كما يعكس الأهداف التي دفعت الشخص لكتابته، والمنافع التي يسعى الشخص لتحقيقها من خلاله. كما يتم تضمين بعض المشكلات واقتراح بعض الحلول والأفكار المتعلقة بهذا الموضوع الهام، وذلك من أجل المصلحة العامة للعمل.

يعد التقرير الإداري المصدر الوحيد الذي يمكن من خلاله الحصول على كمية كبيرة من المعلومات، ويساعد أيضًا في اتخاذ بعض القرارات الصارمة وصدور بعض الأحكام من أجل المصلحة العامة. كما يعد التقرير المصدر الأساسي للتعرف على الأعمال التي تم إنجازها والعمل عليها، والأعمال التي لم يتم إنجازها بعد. ولذلك، فإن التقرير الإداري له أهمية كبيرة جدًا في مجال العمل، ولا يجب التهاون به.

خطوات مقدمة تقرير إداري :

يتعين على الشخص اتباع بعض الخطوات اللازمة لكتابة التقرير الإداري، ويجب تنفيذ بعض الأمور التالية:

• يجب تحديد الموضوع الذي يخص التقرير، كما يتعين على الشخص تحديد الموضوع الذي سيكتب عنه بعد الحصول على الموافقة من الجهات الإدارية على كتابة التقرير.
• يجب على الكاتب أن يقوم بتحليل العديد من الموضوعات والتعمق فيها لمعرفة المشكلات الأساسية المتعلقة بهذا الموضوع، والبحث عن مصادر معلوماتية تساعده في ذلك، ويمكن الاعتماد على مصادر مثل الكتب والأبحاث السابقة التي تناسب الكاتب.
• يجب وضع خطة محكمة لكتابة التقرير، بما في ذلك تحديد المدة التي سيستغرقها الشخص في كتابة التقرير، وتحديد جميع المكونات وترتيبها والمعلومات التي سيتم إدخالها في التقرير.
• يجب على الشخص تحديد المقدمة والخاتمة التي سيقوم بكتابتها وكتابتهما على ورق آخر على شكل مسودات والاحتفاظ بها حتى يتم الانتهاء من كتابة التقرير كاملاً، ثم يمكن الاستعانة بها.

كيفية كتابة مقدمة التقرير الإداري:

• تعد المقدمة واحدة من الأجزاء الهامة جدًا في التقرير، ويواجه الكثير من الأشخاص صعوبة في كتابتها، إذ تكون المقدمة هي الفقرة التي يتم من خلالها بناء التقرير، والتي يتوقف عليها رأي القارئ فيما إذا كان سيستمر في قراءة التقرير أم لا، ولذلك، تساعد المقدمة على جذب القارئ وتشويقه لقراءة التقرير، ولها تأثير كبير على نجاح التقرير.
• يجب أن يتم كتابة المقدمة بأسلوب جذاب ومميز، ويجب أن تتضمن بعض الأفكار الرئيسية التي سيتناولها التقرير، كما ينبغي ذكر بعض العناوين الفرعية والجانبية التي سيتم التطرق إليها في التقرير.
• يجب أن تشمل المقدمة العنوان الرئيسي للتقرير، ويجب ذكر بعض الأفكار التي دعت لكتابة هذا التقرير، كما يجب أن يتضمن الشرح أهمية هذا التقرير، ويجب أن تشتمل المقدمة أيضًا على بعض الأفكار الهامة التي سيتم ذكرها في صفحات التقرير الأخرى.
• ينبغي كتابة المقدمة بعد إعداد جميع الصفحات المتعلقة بالتقرير وصياغة الأفكار الرئيسية والمهمة للتقرير، حتى يسهل على الكاتب كتابة مقدمة مناسبة لتقريره.