بحث عن السكرتارية شامل

نقدم إليكم بحثاً عن السكرتارية التي تعد وظيفة حيوية تخدم قطاعات واسعة من الشركات والمؤسسات، حيث تقود السكرتارية الناجحة المؤسسات الكبرى نحو النجاح المطلق، كما تلبي احتياجات المؤسسة الإدارية، إذ تقع على عاتق السكرتيرة مسؤولية إدارة المواعيد والتواصل مع المسؤولين واستقبال الرسائل الواردة.

لذلك، يقوم العديد من مؤسسي الشركات ومديريها بتعيين هيئة إدارية تساعد في الحد من تراكم الأعمال على السكرتارية، لأنها أصبحت من المهام الأساسية التي يعتمد عليها أصحاب العمل. وبالتالي، يهتم العاملون في هذا المجال بتحسين أدائهم ورفع كفاءتهم. لذلك، سوف تأخذكم هذه الموسوعة في جولة لاكتشاف مهام ووظائف وتعريفات السكرتارية من خلال هذا المقال الذي سنقدمه لكم، فتابعونا.

بحث عن السكرتارية

تُعرف السكرتارية بأنها هي قيام الأشخاص بالعمل في مكتب رسمي أو نيابة عن شخص غالباً ما يبدأ بمهام المدير العام، كما أنها العمل الذي يعتمد على تنظيم المعلومات والبيانات، والمراسلات والسجلات الإدارية.

هناك بعض الأشخاص يسمون السكرتارية بأنها الوظيفة المرتبطة بالمسؤوليات الإدارية التي يتحملها الشخص المهتم بالشؤون الإدارية ويعمل في الشركة أو المؤسسة أو الجمعية، حيث يقوم بالأعمال المكتبية، ويقوم بكتابة البيانات وحفظ الملفات.

المهام الوظيفية للسكرتارية

تقود السكرتارية المؤسسة نحو النجاح وتحقيق أهدافها، من خلال مراقبة جميع الأقسام الأخرى، ومساعدة المدير التنفيذي في تنفيذ المهام الإدارية وكتابة القرارات والتوصيات التي تخرج من الاجتماعات، وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي تقوم بها السكرتارية من خلال السطور التالية.

•  تنظيم المستندات وأرشفتها.
• يشرف على جميع الأقسام الموجودة في الشركة.
• تسجيل وصياغة القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماعات الإدارية.
• تتضمن مسؤولياتها تنفيذ المهام التي يتم تكليفها بها من الجهات الإدارية التنفيذية.
• الاهتمام بتنظيم المواعيد وجدولتها، بالإضافة إلى تنظيم المقابلات.
• يتم تنظيم المراسلات الصادرة والواردة من الإدارة، وتحويلها إلى المدير العام أو الشخص المنوب عنه.

اهداف السكرتارية

يعتبر السكرتاريا من العناصر الرئيسية التي تساهم في تحقيق النجاح للشركات والمؤسسات وتلبية احتياجاتهم، وتقوم بمهام متعددة ولديها مجموعة من الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، وسنستعرضها في السطور التالية.

• الاستمرارية في القيام بالمهام اليومية المتعلقة بالعمل، التي لا يمكن القيام بها دون امتلاك بعض المهارات، مثل القدرة على التواصل عبر البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية، واستلام البريد الوارد، وحفظ المعلومات وطباعتها وتقديمها إلى المدير التنفيذي.
•  يتعلق استخدام التكنولوجيا في القيام بالمهام الوظيفية المسندة، بما في ذلك كتابة البرامج باستخدام الحاسوب، واستخدام المهارات التكنولوجية المعتمدة على التطبيقات الحديثة المتاحة في عالم التكنولوجيا. لذلك، من المهم أن يكون لدى الموظف في هذا المجال المهارات اللازمة، بما في ذلك الحصول على شهادة ICDL الدولية للحاسوب .
• يتمثل الاهتمام في المقترحات التي يقدمها الموظفون وتنفيذ الأفضل منها، حيث يُساهم ذلك في دفع عجلة العمل إلى الأمام، بالإضافة إلى إعداد التقارير والبحوث وتنظيم العلاقة بين المدراء والموظفين.

مشاكل السكرتارية

تواجه السكرتارية العديد من المشكلات والصعوبات، خاصةً في المؤسسات الكبيرة ذات النظام الإداري الواضح، وسنتحدث عن بعض هذه المشكلات فيما يلي .

• التفاعل مع الموظفين وفهم متطلباتهم.
• يتعلق الأمر بفهم تطلعات وآراء وقدرات المدير وتوظيفها وإيصالها بسلاسة إلى الإدارة الوسطى.

تضمنت هذه المقالة العديد من المعلومات التي تساهم في تطوير أداء السكرتارية، ومن بينها المهام التي يتعين القيام بها، والأهداف المراد تحقيقها، والمشكلات التي يتوجب التصدي لها للحد من تفاقمها.

المراجع

1-