بحث عن التخطيط

سيتم التحدث عن التخطيط وأهميته في هذا الموضوع، حيث ستتعرف على معنى التخطيط والفوائد العديدة التي يمكن الحصول عليها من عملية التخطيط، والقواعد التي تقوم عليها هذه العملية. فكل شخص هو جزء من عجلة العمل ويجب أن يعمل بتناغم مع العناصر الأخرى لتحقيق أهداف العمل، وهذا هو دور التخطيط.

المقصود بعملية التخطيط

يعتبر التخطيط عنصرًا أساسيًا في العملية الإدارية وأولها، حيث يتم تحديد الأهداف المحددة والدقيقة للعملية الإدارية من خلال جهود منظمة ودقيقة من أجل تحقيق أهداف كبيرة باستخدام أقل جهد وتكلفة ممكنة.

يعتبر التخطيط أحد أهم عناصر العملية الإدارية وضروري للتنظيم في كافة القطاعات والمجالات.

فوائد التخطيط السليم

يعتبر التخطيط ضرورة أساسية في العمل الإداري، ولا يمكن الاستغناء عنه في العصر الحالي مع تزايد التحديات التي نواجهها. ولذلك، يحمل التخطيط أهمية وفائدة كبيرة، ومن بين تلك الفوائد:

وضع أهداف دقية

يساهم التخطيط بشكل كبير في تحديد الأهداف المطلوبة في كل عملية إدارية، والتحقق من دقتها ووضوحها لجميع العاملين عليها، وتعتبر هذه الأهداف هي المعيار الأساسي لتقييم العمليات الإدارية وأداء العاملين عليها، وبدون التخطيط، لن تكون هناك أهداف دقيقة وبالتالي ستتم العمليات الإدارية بشكل عشوائي ولن تتمكن من تحقيق أي شيء حقيقي، بالإضافة إلى إهدار الجهود والأموال في عمليات غير مخططة بعناية أو مسؤولية.

التنبؤ بالمستقبل

يعلم المستقبل فقط الله عز وجل، لكن التنبؤ بالمستقبل يعني أن التخطيط الجيد يمكن أن يسمح لنا بمعرفة جميع العوامل الاقتصادية والتكنولوجية والبشرية المتعلقة بالعملية الإدارية، مما يتيح لنا فرصة التنبؤ بأي مشاكل أو مخاطر مستقبلية وتجنبها تمامًا، بالإضافة إلى توقع النتائج الخاصة بكل عملية إدارية والوقت المستغرق لها.

تحقيق الترابط بين القرارات

يعد التخطيط عاملاً أساسياً في تحديد أهداف كل قرار يتم اتخاذه في العملية الإدارية بين المدير والمرؤوسين، مما يخلق شكلاً من أشكال الارتباط بين هذه القرارات، إذ تستند جميعها إلى أهداف مخططة بدقة وعناية.

تنسيق الجهود البشرية

إن أي عمل لا يتم التخطيط له يمثل جهدًا ضائعًا، وهذه هي الحقيقة التي يجب علينا جميعًا الاعتراف بها. لذلك، فإن التخطيط للعمل يتمتع بأهمية كبيرة في تنظيم وتنسيق الجهود وتقسيمها إلى جهود فرعية يمكن تنظيمها لتحقيق الهدف الرئيسي للعملية الإدارية. فكما أن التخطيط يتيح لنا الفرصة لتقسيم العمل إلى أجزاء يمكن متابعتها والتنسيق بينها، فإن عدم التخطيط يؤدي إلى فشل الأهداف بسبب سوء التنظيم والتنسيق.

استغلال الموارد المتاحة بالشكل الأمثل

إن التخطيط له أهمية كبيرة ليس فقط من الناحية الإدارية وإنما اقتصادياً أيضاً، فالتخطيط الجيد يمكن للفرد من الاستفادة الأمثل من الموارد المتاحة لديه وتوظيفها بشكل صحيح وفعال، ومن بين تلك الموارد التي يتم التخطيط لاستغلالها بشكل أمثل هي الموارد المالية والعمالية والخامات وغيرها، وذلك لتحقيق أهدافه بأفضل الطرق الممكنة وبأقل تكلفة.

تسهيل عملية الرقابة

يتيح التخطيط السليم للإدارة تسهيل عمليات المراقبة للرؤساء والمرؤوسين معًا، ويسهل السيطرة على العمليات الداخلية والخارجية الخاصة بالإدارة ومعرفة نقاط الضعف وعلاجها وحل المشكلات التي تواجه العاملين دون تركها تؤثر على أدائهم.

تسهيل عمليات التقويم

يعد تقييم العاملين والمشروعات جزءًا لا يتجزأ من العملية الإدارية وضروريًا لتحقيق العدالة والإنجاز في أي منشأة، ولا يمكن تنفيذ عملية تقييم عادلة وناجحة بدون تخطيط دقيق وجيد، حيث يتيح التخطيط فرصة تحديد الأهداف الأساسية والفرعية والسيطرة على سير العمل بشكل منظم وتقسيم الأعمال بطريقة تناسب الأفراد والمرحلة التي يمرون بها. ولذلك، فإن تقييم هذه العمليات والعاملين فيها يصبح أسهل بكثير وأكثر موضوعية.

تحقيق اللامركزية وتسهيل مهمة القائد

يسهل التخطيط السليم سير العمليات الإدارية، حيث يعرف كل فرد في المنظومة دوره بدقة، حيث يتمكن من معرفة واجباته وحقوقه، ويعرف الأهداف التي يسعى لتحقيقها لأنه تم وضعها وتخطيطها بدقة مسبقًا. وبالتالي، يجعل التخطيط العمل يسير بطريقة غير مركزية، حيث لا يحتاج المدير لمتابعة العاملين طوال الوقت، بل يكفي الإشراف العام على العمل، في حين يؤدي كل فرد مهامه بدقة ودون الحاجة للرجوع إلى الآخرين.

قواعد التخطيط السليم

بعد أن تعرفنا على التخطيط السليم وأهميته في العمل، يجب علينا أن نأخذ في الاعتبار القواعد السليمة لإجراء عملية التخطيط، وتتمثل هذه القواعد في:

أن يكون التخطيط واقعي

يجب أن يتم التخطيط على أسس واقعية تمامًا لضمان تحقيق الأهداف بطريقة معقولة وقابلة للتحقيق. فالتخطيط لا يعني وضع أهداف خيالية بشروط مستحيلة. بل يهدف التخطيط إلى تحقيق أهداف واقعية بطريقة دقيقة ومنطقية ومتوافقة مع الظروف الفردية أو المؤسساتية ومواردها.

أن يتوفر للتخطيط الأموال اللازمة

يتطلب التخطيط توفر الأموال اللازمة لتحقيقه، لذلك لا يمكن وضع خطط جيدة إذا لم يتوفر المال اللازم لتدعيم تلك الخطط وتنفيذها في الوقت والصورة المحددة.

أن يقوم التخطيط على المشاركة

لا يمكن تحقيق الأهداف المخططة إلا عندما يتعاون ويشارك كل الأطراف المعنية في تنفيذها بالطريقة الصحيحة، فالخطة لا تعني شيئًا إذا لم يتفق جميع الأعضاء على تحقيقها.

أن يكون محدد بوقت

يجب وضع خطة في إطار زمني محدد بدقة، حيث يعدُّ العامل الزمني ضروريًا في أي عملية إدارية. فالخطة يجب أن تحتوي على جدول زمني دقيق يسير عليها، حتى تصبح ناجحة. فإذا لم تلتزم الخطة الموضوعة لتحقيق هدف ما بالإطار الزمني المحدد، فإنها لا تعتبر ناجحة.

أن يكون التخطيط متكامل

يجب أن تأخذ في الاعتبار خلال عملية التخطيط أن يتم التخطيط وفقًا للموارد المادية والبشرية والزمنية المتاحة لدى الإدارة، ويجب أن تأخذ الخطة بعين الاعتبار جميع العوامل المختلفة التي تؤثر فيها، وتتوافق بشكل ضروري مع الأهداف المحددة لها.

أن يكون التخطيط متناسق

ربما تكون أهم قواعد التخطيط هي التناسق والتناغم بين أعضاء الفريق، حيث يجب أن تتم خطة العمل بالتنسيق الجيد بين جميع العناصر وتحديد مسؤوليات كل فرد بدقة .

في الختام، يجب أن يتخطى التخطيط حدود الفرد ويصبح ضرورة للعمل والمجتمع بأكمله، لذا عليك التأكد من تخطيط حياتك بنفس القدر الذي تخطط به لعملك، وكل يوم تقضيه بدون خطة يعتبر يوماً ضائعاً من عمرك لن تستطيع استعادته.