ما هو تعريف التخطيط وأنواعه وفوائده
تعد تعريف التخطيط من أهم التعريفات التي يجب على كل فرد أن يكون على دراية بها، حيث تعتبر الخطوة الأولى في العمليات الإدارية التي تعتمد عليها الخطوات التالية من تنظيم وتوجيه ورقابة. وإذا لم يتم التخطيط بشكل صحيح وعلى وعي ودراية كاملة بكل ما يحتاجه العمل، فإن كافة الخطوات الإدارية التالية قد تفسد. ونظرًا لأهمية التخطيط العالية، فإننا سنعرض في هذا المقال تعريف التخطيط بالتفصيل، بالإضافة إلى أهميته وفوائده وأنواعه.
تعريف التخطيط
يشير هذا المصطلح إلى عملية وضع خطط واستراتيجيات للفترة الحالية وتصور الفرضيات التي يمكن أن تواجهها المؤسسة في المستقبل، ووضع خيارات بديلة للتعامل معها. يعد التخطيط أول عملية إدارية تسبق عملية التنظيم، وإذا لم يتم القيام بها، فلن تتمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها.
يتوقف التخطيط بشكل أساسي على التفكير الدقيق، الذي يتضمن العديد من الطرق البديلة للاستعانة بها في حال فشل خطة معينة، وهو الخطوة الأساسية التي تساعد الإدارات على اتخاذ القرارات الصحيحة والمناسبة للعمل.
يتم تعريف التخطيط على أنها الخطة التي تعتمد على مجموعة من الأفكار الذهنية التي توضعها الإدارة العليا للمؤسسة، وتنفذها الإدارة الدنيا تحت إشراف ورقابة الإدارة الوسطى، وهي خطة العمل التي تسبق التنفيذ.
ومن أبرز التعريفات التي أوردها علماء الإدارة في التخطيط:
- يعرِّف جورج تيري التخطيط بأنه العملية التي تعتمد على الاختيار المناسب للحقائق المتاحة، مع تصوُّر الأنشطة اللازمة لتحقيق النتائج المرجوة.
- يعرف هنري فايول عملية التنبؤ بمستقبل الأحداث والاستعداد لها.
- يشير أحمد السيد مصطفى في هذا السياق إلى أن التخطيط هو عملية تتضمن وضع الأهداف وتقييمها، وتحديد الأهداف الملائمة، ووضع استراتيجيات مناسبة لتحقيق هذه الأهداف، وتعتبر هذه العملية مهمة للتعامل مع المستقبل.
فوائد التخطيط
للتخطيط الكثير من الفوائد والأهمية في العمليات الإدارية، وتتمثل فوائده في:
- يهدف إلى وضع خطة منظمة تضمن الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
- تُقلل تلك الخطوة من المخاطر التي قد تواجهها المؤسسة نتيجة غياب التخطيط والعشوائية في التنفيذ.
- توضح الخطة التي تتبعها الإدارة العليا لتحقيق أهدافها للعاملين، وذلك لتحقيق التعاون بين المختلف الإدارات، مما يُيَسِّر التوصل إلى الهدف المنشود.
- تتمثل أهمية تحديد الأعمال والمهام المطلوبة من كل موظف في تنظيم سير العمل ومنع التداخل في التقسيم الوظيفي.
- يساعد على التنبؤ بالمخاطر المستقبلية التي قد تواجهها المؤسسة، وبالتالي تستطيع تجنبها بشكل سريع.
- يتعين توظيف الموارد البشرية والمادية بطريقة مناسبة، بحيث تساعد على تحقيق أقصى استفادة ممكنة منها في سوق العمل.
- تهدف إلى خلق حالة من الرضا الوظيفي ومشاركة الجميع في الإدارة من خلال استخدام عمليات التغذية المرتدة ورجع الصدى.
- يساعد على توفير العديد من الخطط البديلة التي تجعل المؤسسة مستعدة بما يكفي للتعامل مع أي مشكلة بغض النظر عن حجمها.
أسس التخطيط
تعتمد عملية التخطيط على مجموعة من الأسس والمبادئ، بما في ذلك:
- يتضمن تحديد الهدف الذي تسعى إليه المؤسسة، وسواء كان هذا الهدف يتمثل في المنافسة مع المؤسسات الأخرى في سوق العمل أو تحقيق الأرباح أو غيرها من الأهداف، فإن ذلك يختلف وفق طبيعة كل مؤسسة.
- تشمل دراسة البيئة المحيطة وتوقع المخاطر والعراقيل التي يمكن أن تواجه المؤسسة والعمل على تجاوزها.
- هو اتباع نهج أو فلسفة معينة، وهي مجموعة من الأفكار والمبادئ التي يعتمد عليها المؤسسة لتحقيق أهدافها.
- يتضمن المبدأ الرابع تبني سياسة واضحة للجميع، تحتوي على مجموعة من المبادئ التي يتم استخدام الموارد المادية والبشرية بشكل يضمن الاستفادة القصوى منها، من خلال تحديد الأقسام الإدارية وتحديد مهام كل قسم والخطط والأهداف التي سيتم تحقيقها، بالإضافة إلى تحديد أساليب القياس التي تستخدم لتقييم الأداء ومتابعة تنفيذ الخطط.
- يتم وضع ميزانية لضمان سير العمل، وتحديد أولويات الإنفاق، والتي تعتمد على الأهداف التي ترغب المؤسسة تحقيقها.
أنواع التخطيط
بعد الحديث عن تعريف التخطيط وفوائده وأهم الأسس التي يعتمد عليها، يتوجب علينا التعرف بالتفصيل على أنواع التخطيط، والحقيقة أنه يختلف وفقًا لعدة عوامل تتمثل في:
المدة الزمنية
يتم التخطيط للمؤسسات من خلال ثلاثة أنواع من التخطيط، الأول هو التخطيط طويل الأجل الذي يتم فيه وضع الخطة لمدة تتجاوز خمس سنوات وتتضمن الخطوط العريضة التي يجب اتباعها خلال تلك الفترة، والثاني هو التخطيط متوسط المدى الذي يغطي فترة أقل من خمس سنوات ويتم استخدامه بشكل أساسي في المؤسسات الاقتصادية، والثالث هو التخطيط قصير المدى الذي يشمل جميع التفاصيل والخطط التشغيلية ولا يتجاوز مدته عامًا واحدًا.
نطاق التأثير
يختلف التخطيط حسب نطاق التأثير، فهناك التخطيط الاستراتيجي الذي يهدف إلى وضع الاستراتيجية العامة للعمل داخل المؤسسة، والذي يتولاه الإدارة العليا، وكذلك التخطيط التكتيكي الذي يقوم به الإدارة الوسطى لتنفيذ تلك الخطط الاستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا، وتحديد المسؤوليات، وأخيرًا التخطيط التشغيلي الخاص بتنفيذ المهام المسندة.
يتضح لنا أن التخطيط هو واحد من أهم العمليات الإدارية التي يجب أن نعتمد عليها ليس فقط لتحقيق الأهداف في مجال العمل، وإنما في كل شيء، فوضع الخطط هو الخطوة الأولى والأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها.
