التعليموظائف و تعليم
ما الفرق بين المحضر والتقرير
سنتطرق في السطور القادمة إلى الفرق بين المحضر والتقرير، حيث يتشابهان في الكثير من الأحيان، ولكن سنركز في هذه المقالة على مقارنة الشبه والاختلافات بينهما، لذا تابعونا لمعرفة الإجابة التي لن تجدوها بشكل مفصل إلا على موسوعة
ما الفرق بين المحضر والتقرير
سنذكر الاختلافات والفروق بينهما في هذه الفقرة عبر النقاط التالية:
مفهوم التقرير
- ليس التقرير إلا وسيلة تعتمد على الأخبار فقط.
- يتم تقديم التقارير من الموظفين إلى مديريهم لإخبارهم بأمور العمل وتفاصيله.
- يتم ترتيب الموضوعات في التقرير بشكل متسلسل للوصول إلى حل مشكلة محددة.
- يجب أن يتضمن التقرير عرضًا للمقترحات والتوصيات التي تكون بعيدة عن أي انحيازات شخصية لكاتب التقرير.
- يجب أن يكون التقرير بسيطًا ومرتبًا وعرضه بشكل منظم.
- يمكن للتقرير أن يكون إما شفافًا أو مكتوبًا.
- التقرير أعم وأشمل من المحضر.
- التقرير ذات طابع فني.
- يستعرض فيه مسائل فنية.
- يمكن لأي شخص بما في ذلك الضابط القضائي أن يكتب التقارير.
مفهوم المحضر
- يقوم ضابط الشرطة فقط بكتابة المحضر ولا يجوز لأي شخص آخر القيام بذلك.
- المحضر ذات طابع رسمي.
- يجب أن يتم كتابة المحضر فقط، ويشترط ذلك في الحالات التي تتعلق بجرائم معينة، لتثبيت الحقائق والإثباتات اللازمة لتلك الجرائم.
- يعد المحضر وسيلة رسمية تثبت الأمور، بينما يقوم التقرير بتبليغ معلومات ما.
- يستند المحضر على شروط محددة يجب توفرها فيه، بخلاف التقرير الذي لا يتقيد بشروط محددة.
عناصر المحضر
- يتكون المحضر من ثلاث مكونات رئيسية تشتمل على:
- المقدمة: تشكل هذه العنصر الأول من عناصر التقرير، ويتضمن تحديد الوقت والتاريخ والمكان، بالإضافة إلى الهدف المرجو تحقيقه.
- متن المحضر: تتم كتابة أسماء الحضور في المحضر، إلى جانب المواضيع والمعلومات، بطريقة منظمة وسلسة.
- خاتمة المحضر: يتم فيها كتابة وقت وتاريخ انتهاء المحضر، بالإضافة إلى توقيع اسم المحرر الذي كتبه وتوقيع الحضور.
خطوات إعداد المحضر
- يتم دور الرئيس في تحضير الموضوعات التي ستُطرح في المحضر.
- تُسجل البيانات المطلوبة لعرضها في الجزء الأمامي.
- يتعين كتابة كل ما هو جديد للنقاش وتغطية كافة الموضوعات التي لم يتم ذكرها في جدول الأعمال المحدد.
- يتم تحديد عنوان مناسب للموضوعات التي تمت مناقشتها.
- يتم اتخاذ القرارات ثم التصويت عليها وفرز الأصوات.
- يجب مراعاة الوقت والتقليل من المناقشات الطويلة.
- يتم وضع خاتمة قصيرة تنهى المحضر.
المراحل التي يمر بها التقرير
يجب أن يمر التقرير بعدة مراحل قبل الوصول إلى شكله النهائي، ومن بين هذه المراحل ما يلي:
- في البداية، يعمل كاتب التقرير على صياغة موضوع محدد، وهذه هي الخطوة الأهم في كتابة التقرير.
- إذا لم تكن هذه الخطوة موجودة، فلن ينجح التقرير.
- بعد ذلك، يأتي مرحلة توسيع الموضوع النظري عن طريق القراءة الدقيقة عن الموضوع المراد كتابته في التقرير.
- يتم ذكر مكان البحث والوقت الذي تم فيه كتابة التقرير، بالإضافة إلى ذكر الطرق المستخدمة.
- قبل الانتهاء من كتابة التقرير، يجب القيام بزيارة ميدانية لتسجيل الملاحظات والانطباعات الشخصية داخل التقرير.
- ينفذ كاتب التقرير جميع الخطوات المطلوبة بشكل منظم ويربط الأفكار ببعضها البعض في ترتيب منطقي.
فوائد التقرير
- الوصول إلى الهدف المقصود.
- التخطيط لوضع تصورات مستقبلية.
- توليد أفكار جديدة والعمل على تطويرها.
- تسجيل الملاحظات للرجوع إليها وقت الضرورة.
- يتم تدوين العوائق التي يمكن أن يواجهها كاتب التقرير في مرحلة جمع المعلومات.
- العمل على تحقيق الأهداف يزيد من الثقة بالنفس ويعززها.
- يعتبر التقرير سلاحًا فعالًا لمراقبة بيئة العمل وما يحدث فيها من أحداث.
- يعتبر التقرير من أهم المصادر المعلوماتية.
- يعطي فكرة عن كل ما هو جديد في بيئة العمل.
- يساعد على تقريب وجهات النظر بين الإدارات المختلفة.
- يعمل على الإثبات القانوني.
- يساهم في الإنجاز للعمل.
- يوفر الوقت والجهد.
- يتعين معرفة الإيجابيات والسلبيات من أجل العمل على تحقيق أقصى استفادة منها في المستقبل.
أهداف كتابة التقرير
- يساعد التقرير على توفير البيانات والحقائق.
- يعمل التقرير على تحليل الظواهر الثابتة.
- يساهم هذا التقرير بشكل مباشر في تقديم حلول للمشكلات الموجودة بالفعل.
- يُعمل على رفع كفاءة العاملين في المؤسسات.
- يرشد المسؤولين لاتخاذ كافة الاجراءات.
- يهدف التقرير إلى توفير المعلومات للاستشارة في المستقبل.
- الكشف عن نقاط القوة والضعف.
- يمكن تحفيز سلوك الآخرين من خلال استخدام عنصر الإقناع.
- التدوين والتوثيق.
- تقديم كافة الردود على الأسئلة.
- توليد أفكار متطورة وجديدة.
- يتم استعراض أفكار جديدة بهدف رفع مستوى الكفاءة في العمل.
- العمل على التنسيق بين الموضوعات.
- إصدار قرارات استناداُ إلى البيانات الميدانية.
- تزويد بيانات تعمل على حل وإدارة الأزمات.
- تدعم تفسير الظواهر المتعلقة بتحسين الخطط المستقبلية للعمل.
مميزات التقرير
تتضمن التقارير الجيدة عدة خصائص ومميزات يجب توفرها، ومن بين تلك المميزات ما يلي:
- التركيز على النقاط البارزة والموضوعات المهمة.
- الهدف هو إيصال الرسالة بشكل موجز وبلغة سهلة ومقنعة للقارئ.
- يتم استعراض المعلومات بطريقة خالية من التحيزات والعواطف.
- لابد وأن تتسم التقارير بالموضوعية.
- توفر التقارير عنصر الإقناع.
- يتم استخدام لغة سهلة الفهم ومناسبة للقارئ في التقارير.
- يتوفر استخدام جميع الأساليب التي تساعد بشكل كبير على تقديم المعلومات، مثل الرسوم البيانية والجداول.
- يتم توفير العنصر المثير للاهتمام لدفع القارئ للاستمرار في القراءة.
- اختيار الوقت الأنسب لتقديم التقرير إلى المدراء.
أنواع التقرير
توجد للتقارير عدة أنواع نذكر منها ما يلي:
- التقارير الطويلة: هي تقارير مفصلة تهدف إلى إلقاء الضوء بشكل عميق ومستفيض على الموضوع، وتستغرق أياماً ومن الممكن أن تصل إلى شهور.
- التقارير القصيرة: تستخدم هذه النوعية من التقارير في بيئة العمل أو في مجالات العلوم أو الصحافة، وتتكون من ورقة واحدة أو ورقتين على الأكثر.
- التقارير الإعلامية: تتميز هذه التقارير بكتابة الوقت والتاريخ ومكان الحدث، ويتم استخدامها لعرض الأحداث.
- التقارير التحليلية: تعتبر التقارير الطبية الميدانية وسيلة لتحديد العلاج المناسب وتوصيات العلاج.
- التقرير الرسمي: التقرير الرسمي هو نوعية من التقارير التي تستخدم في المواضيع المعقدة وتتميز باللغة الرسمية وتتألف من ثلاثة أجزاء رئيسية: المقدمة، ونص التقرير، والخاتمة.
- التقرير غير الرسمي: يتكون المشروع البسيط من لغة غير رسمية وتتمحور موضوعاته حول طبيعة معينة.
- تقرير الاقتراح: تتضمن هذه النوعية من التقارير عرض مقترحات وتوصيات لحل مشكلة ما، ومقارنة بين خيارات مختلفة بعد شرح كل خيار على حدة.
- التقرير الرأسي: هذه التقارير تحتوي على بيانات تخص منطقة محددة أو شيء مشابه، وتعرض حركة البيانات في الاتجاهين.
- التقرير الطولي: تقارير تعتمد في عرضها على الرسوم البيانية المختلفة.
- التقرير الداخلي: يتم تتبع بيئة العمل والمؤسسات بما في ذلك تكلفة الإنتاج ونسب المبيعات وتكاليف الشراء.
- التقرير الخارجي: تشمل التقارير التي تم إعدادها خصيصًا المخاطبة للجهات الرسمية الخارجية التي تحسب المؤسسات مثل هيئة الضرائب والحكومات والشركاء والميزانيات السنوية.
- التقرير الدوري: يساعد هذا النوع من التقرير على معرفة تفاصيل موضوع ما لفئة معينة، ويتم إرساله بشكل دوري، سواء كل يوم أو أسبوع أو شهر.
- التقرير الوظيفي: هو التقرير الذي يُبيِّن بشكل مباشر عن طبيعة العمل، وعدد العمال، وساعات العمل المحددة، والأشخاص الموقوفين عن العمل.
مؤهلات كاتب التقرير
- يجب على كاتب التقرير أن يتمتع ببعض الميزات التي تؤهله لكتابة التقرير، وتشمل هذه الميزات ما يلي:
- يجب أن يكون لديه القدرة على تحمل الضغوط والعمل لفترات طويلة.
- مواكبة العديد من التطورات في عالم المعلومات.
- يجب أن يكون لديك مؤهل علمي مرتبط بالحاسوبيات للعمل في هذا المجال.
- يجب امتلاك مهارة في التعامل مع برامج إنشاء قواعد البيانات، مثل برنامج Excel على سبيل المثال.
- يجب أن يمتلك المرء مهارات تواصل عالية ليتمكن من التعامل بشكل جيد مع مديريه وزملائه في بيئة العمل، حيث يلعب دور حلقة الوصل بينهم.
- القدرة على فهم المشكلات وحلها بطريقة مرنة.
وبذلك نصل إلى نهاية مقالنا حول الفرق بين المحضر والتقرير، حيث تم الإشارة إلى الاختلافات بينهما وأن المحضر يكون ذو طابع رسمي، فيما يكون التقرير ذو طابع فني، كما تم ذكر العناصر التي يتألف منها المحضر والخطوات اللازمة لإعداده، وتم شرح المراحل التي يجب أن يمر بها التقرير ليكون جيداً، وذُكرت فوائده ومميزاته وأنواعه والمؤهلات التي يجب أن تتوافر في كاتبه، ونأمل أن تكون الإجابة المقدمة في هذا المقال كافية لتوضيح الفرق بينهما وإجابة على أسئلتكم.
كما يمكنك الاطلاع على المزيد عبر هذه المواضيع:
