كيفية كتابة نموذج تقرير إداري صحيح

تسعى الشركات والمؤسسات الإدارية بشكل دائم إلى تقييم ومراجعة الخطوات التنفيذية والإدارية التي تتخذها المؤسسة، وذلك لتحسين الأوضاع وتحقيق النمو المؤسسي. ولذلك، فإن الكتابة الصحيحة لتقرير إداري تعتبر أمرًا مهمًا، حيث يساعد على تحديد نقاط القوة التي تعتمد عليها المؤسسة في تطورها، بالإضافة إلى تحديد النقاط السلبية والعقبات التي قد تعيق وصول المؤسسة إلى الأهداف المرجوة .

تعمل جميع المؤسسات الكبرى، سواء كانت حكومية أو غير حكومية، على تقييم أوضاعها وأوضاع موظفيها بشكل دوري، من أجل تجنب حدوث أية مشكلات أو أزمات مستقبلية، والعمل على تحسين الأوضاع والوصول إلى أفضلها .

يعتبر التقرير الإداري أداة فعالة يستخدمها المؤسسات لتقديم صورة واضحة وحقيقية حول مختلف الأمور المتعلقة بالشركة وموظفيها. لذا، يجب إعداد نموذج التقرير الإداري بشكل واضح ودقيق وفعال ليكون أداة متمكنة من توضيح كافة الأمور الهامة .

مفهوم التقرير الإداري

يعني التقارير الإدارية واحدة من وسائل الاتصال المهمة التي تستخدم في المؤسسات كأداة فعالة لتوفير العديد من الخدمات الإدارية. تلعب دورًا في نقل معلومات دقيقة وصورة واضحة عن البيئة الداخلية للمؤسسة.

يعرف التقرير الإداري عادةً بأنه وثيقة مكتوبة بدقة تحتوي على مجموعة من الحقائق المرتبطة بموضوع أو موقف معين، ويتضمن التقرير التحليلات والتفسيرات الحقيقية والمنطقية لهذه الحقائق، بالإضافة إلى مجموعة من الاقتراحات والإرشادات حول كيفية تحسين الوضع القائم للمؤسسة بناءً على نتائج تحليل هذه الأوضاع .

أهداف التقرير الإداري

يتم كتابة وصياغة التقرير الإداري بهدف تحقيق مجموعة من الأهداف الاتصالية للمؤسسة، وأهمها :

• يساهم التقرير الإداري في تحقيق القيادة الرشيدة للمؤسسة من خلال الاستناد إلى المعلومات التي توضح وضعها المالي والإداري والفني، مما يساعد على اتخاذ القرارات الصائبة لتحسين أوضاع المؤسسة .
• يساعد التقرير الإداري على تعزيز وتقوية التفاعل والتواصل بين أقسام المنشأة ووحداتها الداخلية، كما يقوم بتعزيز الروابط بين المؤسسة والمؤسسات الخارجية التي تشاركها في الأنشطة والمشاريع .
• يعد التقرير الإداري وسيلة فعالة لتوثيق وتسجيل الأحداث والأوضاع والحقائق المتعلقة بالمؤسسة وحالتها الحالية، ويشكل سجلاً خاصًا للأقسام الإدارية والتنفيذية للمؤسسة .
• يساهم التقرير الإداري في تحليل وتشخيص حالة المؤسسة لتحديد السبل اللازمة لتطويرها وتحقيق إنجازاتها وتحديد نقاط قوتها، كما يساعد في تحديد نقاط الضعف التي تعيق تطورها بشكل سريع وفعال .

نموذج تقرير إداري

يتألف التقرير الإداري في جوهره من عدة أجزاء أساسية، وتشمل هذه الأجزاء :

الملخص التنفيذي

يُعد الفصل الأول من التقرير هو الصفحة الأولى، وهو عبارة عن بيان مختصر يتم كتابته في البداية لتوضيح طبيعة التقرير وإبراز الأفكار المكونة له ومحتوياته الداخلية .

مقدمة التقرير

هذه هي البداية والجزء الأول من التقرير الإداري، وتحتوي على تعريف مختصر للفكرة الرئيسية للتقرير، وطرح الأهداف الخاصة به، وكذلك وضع مقدمة بسيطة للدخول في موضوع التقرير من خلال إيجاد بعض الروابط التي تساعد القراء على فهم موضوع التقرير .

متن التقرير

يمثل التقرير الإداري المحتوى الأساسي الذي يتضمن مجموعة من الحقائق والتفسيرات، ويتم ترتيبه بنظام وتسلسل محدد من بدايته إلى نهايته، ويتم تقسيمه إلى عناوين رئيسية وفرعية، ويجب كتابته بلغة سهلة وواضحة، كما يحتوي على صور ورسومات تساعد على فهم المعلومات بصورة أفضل .

خاتمة التقرير

يشير هذا إلى نهاية التقرير الإداري، والتي تتضمن عدة قواعد يجب الالتزام بها عند إعدادها، وهي :

1. الحرص على الإيجاز والاختصار في المحتوى دون التأثير على المعنى بالتقليل أو الإفراط في الحديث.
2. استعمال مصطلحات واضحة ودقيقة وتجنب الزيف والغموض .
3. يجب استخدام كلمات إيجابية وتجنب تكرار الكلمات دون إضافة جديدة .

الملاحق

تتضمن المعلومات الإضافية التي تُرفق مع التقرير بعض الصور والتوصيات والإرشادات والاستنتاجات الخاصة بتحليل الأوضاع المتعلقة بالمؤسسة .

ما هي بنود التقرير الإداري

يجب أن يحتوي أي تقرير إداري على عناصر محددة سلفاً، وذلك بغض النظر عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري، حيث يجب أن يتم تحقيق الدقة والموضوعية والوضوح في جميع أجزاء التقرير، وتشمل هذه الأجزاء على الأقل ما يلي:

• غلاف التقرير: يجب أن يتضمن التقرير غلافًا يحمل اسم الشركة وشعارها، بالإضافة إلى اسم التقرير واسم كاتبه ومسماه الوظيفي وتاريخ تقديم المشروع.
• جدول المحتويات: يجب أن يحتوي التقرير الإداري على جدول المحتويات، وهو الذي يسمح للقارئ بمعرفة في أي صفحة يمكن العثور على أي خطوة من خطوات المشروع.
• الملخص: يجب أن يحتوي ملخص التقرير على جملة قصيرة تعطي فكرة عامة عن التقرير، لا يزيد عن 15% من حجم التقرير، ويجب أن يشمل جميع النقاط التي تمت مناقشتها خلال التقرير.
• متن التقرير: هذا هو موضوع التقرير، فيجب أن يحتوي موضوع التقرير على تحليل عميق لكل خطوة، ودراستها بشكل احترافي. فيبدأ التقرير بتحديد مرحلة المشروع ووضعه الحالي، ثم يتم مقارنتها مع المخطط التنفيذي للمشروع المفترض، وبيان ما إذا كان هناك أي تأخير أو اختلاف بين التنفيد والتخطيط.
  • إلى جانب ذلك يجب أن يتم ذكر أسباب الخلل في حال وجوده والآثار والنتائج المترتبة على ذلك، بالإضافة إلى عرض المقترحات للتصحيح، ووضع توصيات لتجنب مثل تلك الحالات مستقبلاً.
• قائمة الرسومات التوضيحية: يتم إضافة رسوم بيانية وجداول توضيحية لتوضيح البيانات وإبراز المعنى المستخلص من التقرير.
• قاموس المصطلحات: يتم شرح المصطلحات التي تظهر في التقرير في بداية العرض إذا استخدم المؤلف مصطلحات جديدة أو استخدم مصطلحات بلغات مختلفة.
• الملحقات: يمكن أن يتضمن التقرير ملحقات مثل صور ووثائق وملفات، أو صور توضيحية وبيانية.
• الصلاحيات: يجب تحديد من يمكنه الاطلاع على التقرير واستخدامه في مقدمة التقرير.

نصائح عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري احترافي

تتشابه نصائح كتابة تقرير احترافي تمامًا مع نصائح كتابة جميع أنواع التقارير، حيث تهدف في النهاية إلى تحقيق أقصى فائدة للشركة، وتساعد على تجنب الوقوع في نفس المشاكل مرارًا وتكرارًا، وفيما يلي بعض النصائح الخاصة بكتابة التقرير:

• في إعداد التقرير، يجب البدء دائمًا بالعنوان وتمركزه في العين حتى لا تنخدع بكمية البيانات وتضيع الأساسيات.
• التركيز على الأسباب الجذرية للأخطاء المرتكبة.
• الالتزام بالوضوح في الشرح، والحكم الموضوعي.
• يجب البدء في كتابة الملاحظات من المرحلة الأولى وعدم تأجيلها إلى آخر العملية.
• يجب دمج الملاحظات التي تنتج عن نفس المشكلة معًا.
• اعتماد الدقة عند جمع المعلومات وتحريها.

أسئلة شائعة