طريقة كتابة رسالة رسمية
طريقة كتابة رسالة رسمية
تُكتب الرسائل الرسمية عندما يكون هناك حاجة أو طلب ملح لأحد المسؤولين. وفي الوقت الحالي، تم استبدال الرسائل الرسمية المدونة يدويًا والمرسلة بالبريد بالرسائل الإلكترونية على البريد الإلكتروني الرسمي. ومع ذلك، يتم اتباع نفس القواعد المستخدمة في الرسائل التقليدية، حيث تظل بنفس النمط والشكل والأسلوب. وتستخدم هذه الرسائل للحصول على المعلومات من خلال الجهات المختصة، أو لتقديمها في إحدى البرامج التعليمية الأكاديمية، أو لتقديم طلب للحصول على وظيفة، أو لتقديم شكوى، أو للتعبير عن رأي أو إبداء حل لأحد المشاكل للجهات المختصة في الدولة. وهناك مجموعة من الأمور التي يجب اتباعها عند كتابة الرسالة الرسمية:
- يجب ذكر الهدف الذي تم إرسال الرسالة من أجله في إحدى فقرات الرسالة.
- يجب عدم الحديث عن مواضيع أخرى غير موضوع الرسالة الرئيسي.
- تجنب استخدام اللغة العامية في الخطاب.
- ينصح بتجنب استخدام الكلمات الطويلة في الرسائل، والحرص على إبقاء الرسالة قصيرة بقدر الإمكان.
- من الضروري التأكد من خلو الرسالة من الأخطاء اللغوية واستخدام العبارات الصحيحة.
أيضًا يجب اتباع التنسيق الصحيح عند كتابة رسالة رسمية وهو:
كتابة العنوان
يجب كتابة العنوان الرئيسي للرسالة، ويجب أن يحتوي العنوان على اسم المرسل وموقعه، وتاريخ إرسال الرسالة، ويفضل تجنب كتابة الاسم ورقم الهاتف أو البريد الإلكتروني في هذا الجزء، ويتم وضع العنوان في الجانب الأيسر من الرسالة.
العنوان الداخلي
كتابة التحية
بعد كتابة العنوان يترك سطرًا أو سطرين، ويتم كتابة التحية، ويختلف نوع التحية حسب درجة معرفتك بالشخص المرسل إليه، ولكن بشكل عام يمكن كتابة التحية بكلمة عزيزي ويتبعها اسم الشخص المرسل إليه مع وضع فاصلة بينهما.
هيكل الرسالة
بعد كتابة التحية، يتم كتابة هيكل الرسالة وهو الجزء الرئيسي والأساسي في الرسالة، وتكتب بعد ترك سطر من التحية.
الخاتمة والتوقيع
الفرق بين الرسالة الشخصية والرسالة الرسمية
الرسالة الشخصية هي تلك الرسائل التي يتم إرسالها بين الأهل والأصدقاء والمعارف لمشاركة الأحداث والأفكار والمشاعر. تكتب هذه الرسائل عادة للتعبير عن الحالة النفسية للكاتب وتبادل المشاعر المختلفة، وتختلف عن الرسائل الرسمية:
- تحمل الرسائل الشخصية العديد من المشاعر والأشواق والأخبار المختلفة، منها السعيد ومنها الحزين، ويتم كتابتها بطريقة عفوية وتلقائية للغاية، بعيدًا عن التصنع أو الحرص على استخدام ألفاظ محددة، وتتضمن الرسائل الشخصية العديد من الصور البيانية، والمحسنات اللفظية التي تساعد على توصيل المشاعر وما يمر به الكاتب من حالة نفسية.
- لا يلزم كاتب الرسائل الشخصية بالالتزام بحجم محدد أو الإيجاز، بل يمكنه كتابتها بأي شكل يريد، إما بالإيجاز أو بالتفصيل، فقد كتب الأدباء العديد من الرسائل التي تجاوزت الأربعين سطرًا، مثل الرسائل التي كتبتها مي زيادة وجبران خليل جبران وغيرهم من الكتاب.
يمكنك الإطلاع على المقال التالي:
