كتابة التقرير تشبه ماذا

كتابة التقرير تشبه ماذا

كتابة التقرير تشبه حكاية القصة

قد يختلف بعض الطلاب في فهم الفرق بين التقرير والرسالة، حيث يعتقدون أن التقرير يشبه الرسالة، ولكن هناك فروق كبيرة بينهما في التعريف والنوع والعناصر، ولذلك، سنحاول فيما يلي عرض بعض الفروق بين التقرير والرسالة وبعض المعلومات الخاصة بكتابة التقارير وخصائصها.

الفرق بين التقرير والرسالة

“يتضمن التقرير والرسالة العديد من الفروق الجوهرية، ويمكن ذكر بعضها كما يلي.

الفرق بين التقرير والرسالة من حيث التعريف

• تعريف التقرير: يشير التقرير إلى مجموعة من الحقائق المتعلقة بموضوع معين أو مشكلة، ويحتوي على تحليل منطقي وربما يقدم اقتراحات وتوجيهات تتوافق مع النتائج التحليلية التي تم الوصول إليها خلال العرض المكتوب.
• تعريف الرسالة: الرسالة هي المعلومات والأخبار التي يكتبها المرسل في شكل رسالة، ويتم إرسالها إلى المرسل إليه عن طريق البريد المختلفة، كما يوجد الآن الرسالة الشفوية التي تتمثل في رسالة صوتية يرسلها المرسل إلى المرسل إليه شفويًا.

الفرق بين التقرير والرسالة من حيث الهيكل العام

الهيكل العام للتقرير

يتكون الهيكل العام للتقرير من عددٍ من النقاط، وهي على النحو التالي.

• بداية التقرير: تحتوي صفحة الغلاف في التقارير على فهرس بسيط لمحتويات التقرير وملخص عام له، بالإضافة إلى مقدمة تشرح الخلفية والأهداف ومجال التقرير.
• موضوع التقرير (صلب التقرير): ببساطة، يتمثل متن التقرير في عرض المعلومات والحقائق المتعلقة بالتقرير بشكل مفصل وواضح، وقد يقوم البعض بتوضيح هذه المعلومات بشكل أكبر من خلال الدراسة التحليلية لهذه البيانات وكتابة التقرير بطريقة مناسبة.
• نهاية التقرير أو خاتمة التقرير: تشمل الخاتمة النتائج والتوصيات النهائية للتقرير.

الهيكل العام للرسالة

تتألف الرسالة من عدد من العناصر الأساسية، وهي كالتالي.

• المرسل: هو الشخص الذي يكتب الرسالة، ويقوم بكتابة بعض البيانات الخاصة به مثل اسمه وعنوانه في بداية الرسالة.
• نص الرسالة: هو الموضوع الذي تمت كتابة الرسالة من أجله من الأساس، فيتم كتابة عنوان موضوع الرسالة أو سبب الرسالة، ومن المتوقع أن يحتوي نص الرسالة على بعض العناصر من بينها ما يلي.
  • الاستفتاح: مقدمة الرسالة التي تشتمل على البسملة او التحميد، أو في الرسائل في اللغات الأخرى تبدأ فيها الرسائل بمدح المرسل إليه.
  • الغرض: المضمون هو جوهر الرسالة، وهو الموضوع الذي تمت كتابة الرسالة من أجله.
  • الخاتمة: تنتهي معظم الرسائل بالدعاء إلى المرسل إليه، أو بطلب خاص يطلبه المرسل من المرسل إليه، أو حتى ببعض الكلمات الطيبة.
• المرسل إليه: يتم في هذا الجزء كتابة بعض بيانات المرسل إليه، مثل اسمه وعنوانه، ويتم الأخذ في الاعتبار خلال الكتابة ضرورة إظهار الاحترام – وبخاصة في الخطابات الرسمية -.

الفرق بين التقرير والرسالة من حيث النوع

تتنوع الرسائل والتقارير إلى العديد من الأنواع، والتي توضح الاختلافات بين التقرير والرسالة، وتشمل تلك الأنواع ما يلي.

ما هي أنواع الرسالة

تختلف الرسائل وفقًا للمرسل، فإذا كان المرسل صديقًا أو أخًا فهذا نوع معين، وإذا كان المرسل جهة رسمية فهذا نوع آخر، وإذا كانت الرسالة للجمهور فيمكن أن تكون لأغراض أخرى مثل الحكمة أو الأدب، ولذلك تختلف الرسائل بحسب الأغراض التي وجدت لها.

• الرسائل الديوانية: يمكن من اسمها استنباط الغرض الذي كتبت فيه، فهي رسالة رسمية توجه إلى جهة رسمية سواء كانت سياسية أو إدارية.
• الرسائل الإخوانية: تشمل الرسائل الوجدانية بين الأشخاص مجموعة من المشاعر مثل التهنئة والتعازي والرجاء والخوف والحب، وغيرها من المشاعر الوجدانية التي يعبر عنها الكاتب.
• الرسالة الأدبية: هي الرسائل التي تناقش موضوعات محددة وتتضمن صورًا أدبية تساعد القارئ على فهم مضمون الرسالة، وتعرف باسم `المقالات`

ما هي أنواع التقارير

تتم تصنيف التقارير حسب عدة عوامل مرتبطة بكتابة التقرير، مثل أهداف التقرير ووقت كتابته ومحتواه وتصميمه والتوجيه المطلوب. وبناءً على ذلك، يتم تصنيف أنواع التقارير إلى عدة فئات.

• تبعاً لزمن الإصدار: تنقسم التقارير من حيث زمن الإصدار إلى كل مما يلي.
  • تقارير دورية: هي تقارير تغطي فترات زمنية ثابتة، ويتم تحديدها من قبل جهة العمل، وقد تكون تلك التقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو سنوية، أو حتى ربع أو نصف سنوية.
  • تقارير غير دورية: تشمل هذه التقارير فترات زمنية محددة، وتعرف باسم التقارير الاستثنائية، لأنها تتعلق بأحداث محددة.
• تبعاً للهدف من التقرير:تنقسم التقارير من حيث الهدف من التقرير إلى العديد من الأنواع، ومنها ما يلي.
  • تقارير متابعة: هي التي تعمل على متابعة الخطط التي تم وضعها والمشروعات التي الانتهاء منها.
  • تقارير معلومات: هذه التقارير الإخبارية التي تقوم بنقل المعلومات والأحداث.
  • تقارير دراسات: تعرض تلك التقارير الدراسات التي يتم إجراؤها داخل المؤسسة.
  • تقارير تقييم أداء: تقييم الأداء يتم من خلال تحديد معايير مسبقة، ويستخدم لتقييم أفراد أو إدارات أو هيئات أو حكومات بشكل عام.
• تبعاً لنوع المحتوى: تنقسم التقارير من حيث نوع المحتوى إلى 3 أنواع، وهي كما يلي.
  • تقارير محاسبية ومالية: هي التقارير التي يتم كتابتها للتعبير عن المواقف المالية، ومعرفة حجم الأرباح والخسائر بالأرقام والحسابات.
  • تقارير أنشطة: تعكس التقارير الإدارية الأنشطة المختلفة للمؤسسة بالشكل الصحيح والمناسب، وتكون عادة ما تكون تقارير إدارية.
  • تقارير أفراد: هي التقارير التي تحتوي على معلومات عن الأفراد، توضح الجانب الشخصي والسلوكي والأخلاقي، ومن الأمثلة الشائعة تقارير فترة اختبار الموظفين.
• تبعاً لشكل التقرير: أما من حيث شكل التقرير، فيوجد نوعين فقط للتقارير، وهما كما يلي.
  • تقارير سابقة التصميم: هي نوع من التقارير التي يتم كتابتها في نماذج مطبوعة مسبقاً، ويقوم الكاتب بملء محتوى هذا التقرير، مثل تقارير الصيانة الدورية.
  • تقارير فردية: لا يجب فيها الالتزام بأي نمط محدد مسبقًا.
• تبعاً للجهة الموجهة إليها التقرير: كما تنقسم التقارير من حيث الجهة الموجهة إليها التقرير إلى نوعين، وهي كما يلي.
  • تقارير داخلية: فهي التقارير التي يتم تناقلها تصاعدياً داخل المؤسسة.
  • تقارير خارجية: هذه التقارير يتم إرسالها من الجهات الخارجية إلى المؤسسة.
• تبعاً للمنهج الذي يتبعه التقرير: تنقسم التقارير من حيث المنهج التي تتبعه إلى 4 أنواع، هي كما يلي.
  • تقارير تاريخية: تعمل تلك التقارير على تناول الأحداث الماضية، والعمل على تحليلها وتوضيح حجم التطور الذي نشأ على أساسها.
  • تقارير وصفية: تشير هذه التقارير إلى تقديم وصف كامل لأشياء معينة تم تحديدها مسبقًا، مثل تقارير دراسات السوق.
  • تقارير إحصائية: يحتوي على تحليل إحصائي للأحداث داخل وخارج المؤسسة، وحجم تأثير تلك الأحداث على المؤسسة بالأرقام.
  • تقارير مقارنة: هي التقارير التي تعرض نتائج وأنشطة المؤسسة، وتقوم بعرض مقارنة لنشاط المؤسسة مع غيرها من المؤسسات المنافسة لها.

من خصائص كتابة التقرير

توجد مجموعة من الخصائص التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقرير، وتشمل ما يلي.

• يجب كتابة التقرير بدقة شديدة، وخلال كتابتك للتقرير يجب عليك عدم إغفال الهدف الرئيسي من التقرير، وعدم إدراج معلومات زائدة لا تفيد الجهة التي سيتم إرسال التقرير إليها.
• يجب تقسيم التقرير إلى عدة نقاط رئيسية، وتضمن تلك النقاط عناوين فرعية داخل التقرير، وهذا يساعد القارئ على الوصول بسهولة إلى الهدف الذي يريد البحث عنه.
• يجب الالتزام بالموضوعية المطلقة في التقرير، ولا يمكن للشخص أن يفضل رأيه الشخصي أو هوايته على الأفكار المطروحة في التقرير، ما لم يكن التقرير يعبر عن رؤية شخصية للكاتب.
• يتعين على كاتب التقرير الالتزام بالشمولية، وتنفيذ التقرير بشكل يغطي فيه جميع النقاط المهمة المطلوبة في التقرير.
• يجب على كاتب التقرير استخدام لغة سهلة للقارئ، وتحديد الوقت المناسب لتقديم التقرير ليتمكن الجميع من قراءته.
• يجب على كاتب التقرير استخدام أي وسيلة للتوضيح لمساعدته في توضيح المعلومات الواردة في موضوع التقرير.

المراجع

• 1
• 2