اهمية التخطيط واهم انواعه
اهمية التخطيط واهم انواعه
ينبغي أن يدرك الشخص أهمية التخطيط لأي شيء قبل الشروع فيه أو الانخراط فيه، حيث تعتبر هذه الخطوة من الأمور الحيوية في حياتنا، إذ تساعد على دراسة الخطوات الأولى لتحقيق هذا الهدف بشكل كامل، وتحليل النجاح والفشل المحتملين والتداعيات المترتبة على ذلك في حالة الحدوث، وتطوير الاستراتيجيات لمواجهة العقبات المحتملة والمتوقعة دائمًا، وغير ذلك من الأمور،
مفهوم التخطيط
نبدأ أولًا بتعريف التخطيط، حيث يعد التخطيط عملية مسؤولة عن إعداد الخطط وتنظيمها فيما يتعلق بشيء ما، كما يُعرَّف أيضًا بأنه عملية صياغة جملة من الفرضيات المتعلقة بوضع ما، ويعتمد التخطيط بشكل عام على استخدام أساليب التفكير الدقيق، وذلك بهدف اتخاذ القرارات المناسبة لتطبيق سلوكيات معينة تجاه ذلك الشيء في المستقبل القريب.
يُعرف التخطيط أيضًا بأنه النشاط الذي يطبقه الأفراد في المجتمع في جميع شؤونهم العامة، ويستند بشكل أساسي إلى خطة ذهنية تتحول فيما بعد إلى خطة فعلية يمكن تنفيذها على الأرض، ويشير أيضًا إلى الحرص الكامل على التفكير في الأشياء والتخطيط لها قبل البدء فيها.
أهمية التخطيط في الإدارة
يعتبر التخطيط لأي مؤسسة من أهم الأمور التي يجب أن تأخذها المؤسسات بأنواعها المختلفة في الاعتبار، وذلك لأنها تمثل نوعًا من أنواع التدبير المحكم الذي يمكن للقائد من خلاله تحقيق الأهداف المرجوة عن طريق معرفة جميع الوسائل التي يحتاج إليها في المستقبل بأقل تكلفة ممكنة، وتزيد من قدرة القائد على التنبؤ بجميع المشاكل التي يمكن أن يواجهها في المستقبل ومعرفة الطريقة الصحيحة لتجاوزها بأقل الخسائر الممكنة.
أنواع التخطيط
يعتمد التخطيط على عدة أنواع أساسية، وهي:
التخطيط الدائم
هو نوع من التخطيط يشمل كيفية حل جميع المشاكل المحتملة التي يمكن أن تواجهها المؤسسة في المستقبل أو المشاكل التي تتكرر بشكل متكرر، ومن الجدير بالذكر أن هذا النوع من التخطيط يتضمن عددًا من الفروع بما في ذلك التخطيط الخاص والتخطيط السياسي.
تخطيط الطوارئ
يعتبر هذا النوع من التخطيط الأهم بالنسبة لأي مؤسسة، حيث يساعدها على التصدي لأي ظروف طارئة أو تغيرات غير متوقعة تحدث في الخطة المستخدمة لتحقيق أهدافها، ومن المهم أن يتم إعداد خطط بديلة مسبقًا للخطة الرئيسية لضمان استمرارية العمل في المؤسسة.
التخطيط الهرمي
يعتمد نوع التخطيط الهرمي على ثلاث مستويات، بما في ذلك الخطط التشغيلية والاستراتيجية، ويجب أن تكون الخطط متنوعة، بما في ذلك الخطط الفنية والإدارية والمؤسسية.
تخطيط الاستخدام
يُعتبر هذا النوع من التخطيط من أنواع التخطيط الفردي، حيث يقوم الفرد بتخطيط استراتيجيته الشخصية لمواجهة المواقف التي يواجهها في حياته، ويجب الانتباه إلى أن هذا النوع من التخطيط يركز على المشاريع والأهداف.
أنواع التخطيط الإداري
يشمل التخطيط الإداري عدة أنواع، وهي:
- التخطيط التكتيكي.
- التخطيط الإستراتيجي.
- التخطيط التشغيلي.
- تخطيط الطوارئ.
ثانيًا: بحسب المدة الزمنية
ينقسم التخطيط إلى ثلاثة مستويات: المستوى الأول هو التخطيط القصير الأجل، ويستمر لأيام أو أسابيع أو حتى شهور ولكنه أقل من عام، ويأتي بعده المستوى الثاني وهو التخطيط متوسط الأجل، ويتجاوز عامًا واحدًا ويقل عن خمس سنوات، والمستوى الثالث والأخير هو التخطيط الطويل الأجل، ويمتد لمدة خمس سنوات.
مراحل التخطيط
يعتمد التخطيط في كافة المؤسسات على عدة مراحل، وهي:
أولًا: معرفة الفرص المتاحة
أحد أهم مراحل التخطيط هو معرفة جميع الفرص المتاحة في السوق، ومعرفة جميع نقاط الضعف والقوة فيه، ومن ثم معالجتها، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:
- يتعين معرفة جميع رغبات العملاء الحاليين في السوق.
- معرفة طبيعة السوق المتواجدة فيه المنظمة.
- معرفة درجة المنافسة وقوة كل منافس.
ثانيًا: وضع خطة متناسقة
تعتمد المرحلة الثانية على وضع خطة متناسقة، وذلك من خلال تحديد جميع الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، وذلك لتحقيق الآتي:
- يتم توحيد جهود جميع الفئات الموجودة في المؤسسة.
- المساعدة في تحديد وتقييم القرارات المتخذة.
- المساعدة على التنبؤ بالأحداث المستقبلية.
- تحديد رسالة المؤسسة.
- ربط أهداف الأفراد بأهداف المؤسسة يساعد على توليد الدافع للعمل.
ثالثًا: وضع الفروض التخطيطية
وضع كافة الاحتمالات المتوقعة من الفروض هو من الأمور الهامة التي يجب على كل المؤسسات القيام بها، وذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية:
- التنبؤ بسلوك المستهلك: ذلك من خلال توقع رد فعل المستهلك تجاه المنتج.
- التنبؤ التكنولوجي: يتم ذلك عن طريق محاولة إدخال جميع التطورات التكنولوجية الحديثة في العالم في المنتج، لجعله يتماشى مع العصر وقادرًا على جذب أكبر عدد ممكن من الفئة المستهدفة.
- التنبؤ برد فعل المنافس: يتم تحديد قوة المنافس ومدى قوته في السوق، ومن ثم اتباع توقعاته المتوقعة تجاه المنتج وكافة التكتيكات التي يمكنه استخدامها في منتجه.
- التنبؤ الاقتصادي: يتم ذلك من خلال توقع الوضع الاقتصادي للمؤسسة وقدرة الخسائر التي يمكن أن تتعرض لها ومستوى الربح المتوقع لها.
رابعًا: تحديد البدائل
ليس هناك خطة ناجحة في الحياة بدون بدائل، حيث تعد البدائل العامل الأساسي لضمان التفوق والقدرة على الاستمرار بعد مشيئة الله عز وجل. ويجب الإشارة إلى أننا لا نقصد بالبدائل بديلاً واحدًا فقط، بل نقصد العديد من البدائل لحماية المؤسسة من أي خطر قد يواجهها.
خامسًا: تقييم البدائل
بعد تحديد العديد من البدائل للخطة الأساسية، يأتي دور مرحلة تقييم كل بديل. ويتم ذلك من خلال تقييم جميع العوامل الإيجابية والسلبية في كل بديل، وتحديد التكلفة المرتبطة بالتوجه نحو هذا البديل. وهذه المرحلة تعد واحدة من أصعب المراحل التي يمكن أن تواجهها المؤسسات، لأن اتخاذ قرار التوجه إلى أحد البدائل يمكن أن يعرض المؤسسة للمخاطر المالية أو خسارة الأرباح.
عناصر التخطيط
يتألف التخطيط من عدة عناصر سنتعرف عليها في الفقرات التالية
- الإجراءات: هي الوسائل المتبعة لتنفيذ الأهداف.
- التنفيذ: يتم تنفيذه عن طريق تعيين الموظفين الذين يتمتعون بالقدرة على الإقناع والسلطة ويتمتعون بالقدرة على التعامل مع السياسة.
- الأهداف: تُعد الأهداف من أهم عناصر الخطة، إذ تمثل السبب الرئيسي للنجاح بعد توفيق الله، حيث يتم من خلالها تحديد كيفية العمل والعوامل المؤثرة عليها وكيفية الإنتاج، ويتم من خلالها معرفة جوانب الخطة الموضوعة بشكل كامل وكيفية تنفيذها لتحقيق تلك الأهداف.
- الموارد: القيود المحددة لمسار العمل هي التي تعتمد على إعداد الميزانية وتحقيق إدارة جيدة لتحديد الميزانية بشكل يتناسب مع احتياجات كل شخص.
أهداف التخطيط
يستهدف التخطيط الجيد الكثير من الأمور الإيجابية، منها:
- يساعد الخطة المخططة على تحديد جميع المشاكل المحتملة التي قد يواجهها الشخص، وبالتالي يمكنه التكيف بشكل أسرع مع المشاكل ومعرفة كيفية التعامل معها.
- يتيح وجود العديد من المبادئ الأساسية التخطيط الفعال، مما يساعد على تولي موقع قيادي ومنظم للشخص.
- يمكن للمخطط التركيز على النتائج المتوقعة، مما يمكنه من السعي بشكل صحيح نحو تحقيق الأهداف.
- توفر اتجاهات العمل الصحيحة لأي مؤسسة القدرة على التفاعل مع كافة الأحداث اليومية المتعلقة بها.
خصائص التخطيط
يعتمد نجاح أي خطة على مجموعة واسعة من الخصائص، وتتضمن ما يلي:
- الشمولية: يتميز التخطيط في جميع المؤسسات بالشمولية، حيث ترتبط خطط الإدارة العليا بخطط الإدارة الوسطى والأساسية، ويتعين على كل مسؤول في المؤسسة القيام بمهام التخطيط.
- المرونة: يجب أن تتميز جميع الخطط بالمرونة الكافية لتمكين التعديل أو التغيير، خاصةً في حالة حدوث أي تغييرات مفاجئة في السوق التجارية.
- الإلزام: يعد التزام العاملين أمرًا أساسيًا لضمان تطور ونمو المؤسسة، حيث يتعذر الاعتماد على جميع أفراد الفريق أو التأكد من قيامهم بأي مهمة موكلة لهم بالطريقة الصحيحة بدون هذا التزام.
- الواقعية: لتحقيق أي خطة بجرأة، يجب التأكد من انطباع المخطط تجاه الواقع الذي نعيش فيه، مع التأكد من نسبة واقعية التفكير في الواقع الاقتصادي ومدى قدرته على وضع خطة تتناسب مع الإمكانات المالية والبشرية للشركة.
- التنسيق: يعتمد التنسيق على القدرة على الوصول إلى توافق بين الوسائل المستخدمة والأهداف المترتبة على استخدامها، حيث إذا وجد أي اختلاف بين الوسائل المستخدمة والأهداف المراد تحقيقها، فإن ذلك يمكن أن يؤدي إلى توقف عملية التخطيط والنمو.
- أولوية التخطيط: يعد التخطيط هو الخطوة الأولى في العملية الإدارية، حيث يتم تحديد جميع الأهداف المراد تحقيقها وتحديد الموارد البشرية المتاحة وكيفية توظيفها بشكل فعال، مع معرفة قدرات كل مورد والمهام التي يمكنه القيام بها.
القيود الخارجية للتخطيط
هناك العديد من العوائق التي تعرقل نجاح أي مخطط، منها ما يلي:
- التغيير المفاجئ في الموضة والذوق: يمكن للتغيرات السلبية في السوق أن تؤثر على التخطيط بشكل سلبي جداً، وقد تسبب الكثير من الضرر للمؤسسة إذا لم يتم وضع خطة بديلة.
- الكوارث الطبيعية المفاجئة: يمكن للتغير المفاجئ في الطقس أن يتسبب في فشل أي خطة.
- التغيير في التقنيات: مع التطور التكنولوجي الكبير في العصر، يصبح من الصعب جدًا ضمان نجاح المخططات التي تعتمد على التكنولوجيا، بسبب الحاجة المتزايدة إلى التطوير المستمر للمخططات، مما يؤدي إلى دفع مبالغ كبيرة من المال والوقت والجهد لمواكبة جميع التغييرات التكنولوجية ومعرفة كيفية الاستفادة منها.
- التغيير في سياسات المنافسين: يتطلب التخطيط الجيد معرفة كافة السياسات التي يتبعها المنافسون في التعامل مع الأحداث الجديدة، لذا يمكن لأي تغيير في سياسة العميل أن يفسد الخطة ويؤثر على جميع عناصرها.
أسئلة شائعة
كم عدد أنواع التخطيط؟
تنقسم أنواع التخطيط إلى أربعة أنواع تحتاج جميعها إلى العمل بشكل متكامل لتحقيق الهدف المراد، على أن تكون جميعها في نفس الأهمية ولا تتفوق واحدة على الأخرى من حيث الكفاءة أو الأهمية، وذلك لضمان تحقيق المخطط بالكفاءة المطلوبة.
من هو المسؤول عن التخطيط؟
المسؤول عن التخطيط هو الشخص المسؤول عن إعداد المخططات اللازمة لتحقيق هدف معين، ومن بين الأقسام المسؤولة عن التخطيط الهندسي هو القسم المسؤول عن التصميم والتخطيط، ويشمل ذلك المهندس المعماري والمهندس الكهربائي والمهندس المدني والمهندس الميكانيكي.
متى بدأ التخطيط؟
اكتسبت البشرية القدرة على التخطيط منذ العصور الأولى لها، وذلك من خلال معرفتها بكيفية صنع الأدوات واستخدامها لصيد الطعام وجلب الماء وأمور أخرى هامة، والتكيف مع البيئة ومعرفة ما يمكن الاستفادة منها.
