طريقة كتابة تقرير

يمكن كتابة تقرير ممتاز بسهولة وسرعة باختيار النوع والغرض الذي يتم إعداد التقرير له، فهناك اختلافات بين التقارير وفقًا لاختلاف الأهداف والمؤسسات والأعمال والأداءات، ولذلك لا يوجد صيغة ثابتة للتقرير، ولكن يمكن أن يتشابه التنسيق أو العناصر المشتركة في طريقة كتابة التقرير

طريقة كتابة تقرير

حتى تتمكن من كتابة تقرير عليك اتباع الإرشادات التالية:

•  التقرير هو نوع من الوثائق العملية التي تستخدم في أي مكان سواء كان حكوميًا أو خاصًا، وتشمل الشركات والأسواق والمحال والأجهزة الكهربائية والمنزلية والمواصلات والإكسسوارات وكل ما يتعلق بالمعاملات المالية والمصروفات والموارد المادية.
•  يتميز هذا النوع من الكتابة بخصائصه الخاصة في التفصيل والتحليل، ويختلف تبعاً للمجال الذي يُكتب لأجله. يمكن أن يكون الغرض إيجابياً لتوضيح الجوانب الإيجابية، أو تحديد المشاكل، أو كتابة تحليلات مفيدة للأعمال. ويتم استخدام تقارير الأغراض الطبية لتوضيح حالة المريض أو احتياجاته أو أداء الأطباء والموظفين، ويُستخدم أيضاً لأغراض سياسية لتحسين الأمن والاقتصاد والوطن بشكل عام، وأغراض اقتصادية لتحديد الميزانية. بالإضافة إلى ذلك، يُستخدم في الأغراض الصحفية والتعليمية والاجتماعية وغيرها.
• يمكن أن نعطيه تعريفًا بأنه: الوثيقة التقريرية هي وثيقة كتابية أو إلكترونية تصف معلومات وبيانات خام حول موضوع محدد في إطار العمل ضمن وحدة كلية، وتعرض معلوماتها بشكل مباشر وغير مجامل، دون استخدام أساليب أدبية أو لغوية، وتناقش قضية أو مشكلة محددة في الوحدة التي تتعلق بها الوثيقة التقريرية بشكل رسمي.

أهمية معرفة كيفية كتابة تقرير

عندما يتمكن الشخص من كتابة تقرير، فإنه يضع أسسًا سليمة للحكم والتقييم على أداء الموظف أو العمل أو المنتج، وبالتالي يتم اتخاذ القرارات المناسبة لتطوير العمل، ويمكن تحسين التقرير بحذف المعلومات الزائدة غير الهامة وإضافة موارد تطويرية لتحسين العمل بشكل عام، ويمكن تطبيق هذا الأسلوب في جميع الوظائف والمؤسسات.

توفر التقارير الاقتصادية جهدًا ووقتًا ومالًا، وتركز على العناصر المهمة والنقاط القد تمر مرور الكرام، ومن ثم توجه وتعدل وتصلح وتوجه سلوكيًا وعمليًا للمسارات الأكثر دقة. وتسهل هذه التقارير العودة إليها لمعرفة تطور المؤسسة وموظفيها، على سبيل المثال، أو المراحل الأولى للبدء ودرجة التعديلات وفعالية القرارات المتخذة، وهي لا تتطلب تكاليف مالية كبيرة مقارنة بالخدمات الأخرى.

كيفية كتابة تقرير على عناصر وهيكلة معينة كالأتي

إذا كنت ترغب في كتابة تقرير مميز ومُنظَّم بشكل جيد، فإنك تمتلك كنزًا خاصًا، فجميع البيانات التي جمعتها هي نقاط قوة وليست نقاط ضعف، وبالتالي يمكنك الاستفادة من تلك العناصر بشكل أفضل، وذلك عبر النقاط التالية:

•  التقرير هو عبارة عن مستند يتألف من عنوان ترحيبي وملخص عن الموضوع أو المجال الذي يتعلق به التقرير، ويمكن أن يتكون من عدة صفحات أو ورقات. لا يوجد عدد محدد للصفحات، ويتم كتابة العنوان واسم المؤلف والمؤسسة والشعار إذا كان موجودًا في الصفحة الأولى، ويأتي الملخص كتمهيد للموضوع، وقد يتضمن رسالة إلى جهة إدارة عليا، مثل المدير التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة أو مدير المدرسة أو الوزير.
•  جسم التقرير يتضمن الموضوع المعني والتفصيل المنطقي والمتدرج والمناقشة، وإذا كانت هناك أسماء فإنها يجب ذكرها، وفي النهاية يجب وضع خلاصة تلخص ما تم ذكره في التقرير بطريقة مبسطة، مع الإشارة إلى المقترحات والتوصيات أو الحلول المساعدة، وإذا كان التقرير بحثًا علميًا يجب ذكر المراجع والملاحق المستخدمة.

ملاحظة في كيفية كتابة تقرير جيد

كتابة التقارير الجيدة لا تختلف كثيرًا عن كتابة التقارير العادية، ولكن ما يميز التقرير الجيد هي بعض النقاط الخاصة، وتلك النقاط هي كما يلي:

• يحافظ الغلاف على الوثائق الورقية من التلف والغبار والتمزق أثناء حملها باليد وتعرقها، وحتى في حالة قلة الورق يمكن استخدام غلاف بلاستيكي وتكعيب، وينبغي عدم إهمال التاريخ لمعرفة وقت التقرير وصلاحيته للفترة الحالية والفترات الماضية والمستقبلية، كما يشير إلى جهد صاحب التقرير وعمله وأنه لم ينسخه من معلومات سابقة.
• تتضمن تقارير الصفحة الواحدة المباشرة عن شخص ما أو إخبارًا بأمر ما أو تعليمات محددة للمرؤوسين، بينما يمكن أن تكون تقارير الصحفيين مرئية أو مسموعة أو مسجلة، أو إخبارية، أو شخصية بشخصيات مهمة أو مرتبطة بأحداث معينة.

ما هي أنواع التقارير

لا يوجد تصنيف عالمي موحد يضم جميع أشكال التقارير، ولكن هناك فئات تصنيفية مختلفة تم جمعها لتسهيل دراسة التقارير واستخدامها بشكل عام، ومن بين هذه التصنيفات كل مما يلي:

التقارير الوظيفية

يتضمن هذا التصنيف العديد من أنواع التقارير المختلفة التي تختلف في تسميتها وفقًا لأهدافها، وتشمل بعض هذه التقارير:

• التقارير المحاسبية.
• تقرير التسويق.
• التقارير المالية.

بالإضافة إلى التقارير الأخرى، يمكن أن تصنف التقارير الوظيفية تحت أي نوع من أنواع التقارير الأخرى، سواء كانت داخلية أو خارجية، وسواء كانت رأسية أو جانبية. وسنشرح كل هذه الأنواع من التقارير بشيء من التفصيل فيما يلي.

التقارير الدورية

تصدر هذا النوع من التقارير في مواعيد محددة بشكل منتظم، وترسل بشكل رأسي من الموظفين إلى المدراء في التدرج الوظيفي. وتخدم هذه النوعية من التقارير الجهات الرقابية، وخاصة جهاز الرقابة الإدارية، حيث تساهم في توحيد التقارير الدورية من خلال استخدام النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي تم إنشاؤها بشكل تشققي باستخدام برامج الكمبيوتر المختلفة.

التقارير الداخلية أو الخارجية

تعبِّر التقارير الداخلية بشكل عام عن تلك التقارير، ويتم تداولها داخل الشركة أو المؤسسة نفسها، بينما تشير التقارير الخارجية إلى التقارير التي يتم تبادلها بين الشركات المختلفة، وتشمل ذلك التقارير المالية للشركات والتقارير السنوية.

التقارير الرأسية أو الجانبية

يعتمد تصنيف التقارير الجانبية والرأسية على اتجاه حركة التقارير داخل المؤسسة، حيث تنتقل التقارير الجانبية بين فرق العمل والمدراء في الأقسام المختلفة وحتى بين الموظفين، بينما تنتقل التقارير الرأسية خلال السلم الوظيفي للشركة من الموظفين إلى المدراء والعكس.

تقارير المقترحات

تقارير الاقتراح هي نوع من التقارير التي تهدف إلى حل مشكلة محددة، حيث تحتوي هذه التقارير في كثير من الأحيان على خطة لشركة معينة تعمل على تلبية احتياجات شركة أو مؤسسة أخرى، وتعلن معظم المؤسسات الحكومية عن احتياجاتها من خلال نشر ما يسمى “دعوة لتقديم المقترحات” أو “طلب عروض أسعار” والتي تعمل الشركات الخاصة على إعداد تقاريرها التي تحتوي على كيفية حل هذه المشكلة المطروحة ومعالجتها أو تفادي مشكلة محتملة.

التقارير الإعلامية أو التحليلة

التقارير الإعلامية أو ما يُعرف بـ`Informational Reports` تشبه التقارير السنوية والتقارير المالية، حيث تحتوي في الغالب على معلومات هامة وواضحة والتي تنقلها الشركة أو المؤسسة إلى وسائل الإعلام المختلفة للإعلان عنها. وأما التقارير التحليلية فهي تلك التقارير التي تهدف في المقام الأول إلى دراسة مشكلة محددة والعمل على إيجاد حلول لها.

أسئلة شائعة