معلومات عن السكرتارية
السكرتارية هي جزء لا يتجزأ من سير العمل في المؤسسات والشركات ولا يمكن الاستغناء عنها بأي حال من الأحوال، ولذلك، توفر هذه الموسوعة جميع المعلومات المتعلقة بالمهنة، بما في ذلك المفهوم وأنواعها والمهام المختلفة التي يتطلبها القيام بهذه المهنة.
معلومات عن السكرتارية
السكرتارية ليست مهنة حديثة، بل موجودة منذ بداية العمل الإداري وما زالت مهمة وحيوية في أي مؤسسة عمل سواء كانت حكومية أو خاصة، حيث تعتبر السكرتارية الرابط الأساسي بين جميع إدارات الشركة والمسؤولة عن التنظيم والترتيب الجيد للأعمال.
سنتعرف معًا من خلال الفقرات القادمة على أهم المعلومات المتعلقة بوظيفة السكرتارية:
المقصود بالسكرتارية
تعتمد مهنة السكرتارية على تحقيق تواصل فعال بين جميع عناصر الإدارة وتوفير المعلومات اللازمة لضمان تحقيق سير العمل بطريقة صحيحة، سواء كانت هذه المعلومات إدارية أو فنية أو هندسية. وتعد السكرتارية أحد الأساليب التي تستخدمها الإدارات لتنظيم أوقات العمل وجدول الأعمال، بالإضافة إلى مساعدة المديرين على القيام بعملهم بأفضل شكل.
أصبح الاعتماد على السكرتارية في الأعمال ضرورة لا غنى عنها بسبب كثرة المهام والمسؤوليات التي يتحملها المديرون والمسؤولون، ولذلك فإن وجود سكرتيرة مؤهلة لم يعد مجرد مظهر اجتماعي أو رفاهية بل هو ضرورة أساسية لسير العمل بطريقة صحيحة.
أنواع السكرتارية
يوجد عدة أنواع من السكرتارية، بعضها يتم تصنيفه وفقًا لنوع العمل، مثل سكرتارية إدارية أو سكرتارية فنية، وبعضها الآخر يتم تصنيفه وفقًا للقسم المعني به، مثل سكرتارية قسم التخطيط أو قسم التنفيذ أو سكرتارية استشارية، وهناك أنواع أخرى كثيرة.
سنتعرف اليوم على أنواع السكرتارية، سواء كانت تقليدية أو افتراضية:
أولاً: سكرتارية تقليدية
تتمثل السكرتارية في وجود شخص يشغل منصب “سكرتير/سكرتيرة” في المكتب طوال ساعات العمل، ويكون هذا الشخص على اتصال مباشر مع المدير ويقوم بتنفيذ جميع المهام والمواصفات الوظيفية المخصصة له.
مميزات السكرتارية التقليدية:
- إقامة علاقات مباشرة مع العاملين.
- سهولة التواصل بين المدير والسكرتير المسؤول عن العمل.
- يمكن تحديد المشكلة وحلها بسهولة عند الحضور الفعلي إلى الشركة.
- تعرّف على نقاط الضعف في سير العمل وتغلّب عليها.
- يتطلب الأمر البقاء على تواصل مع أعضاء الفريق ومراقبة عملهم مباشرة.
- في حالة وجود أي أخطاء ملاحظة، يجب على الموظف تقديم تقرير مباشرةً لصاحب العمل.
- في حال توفرت الفرصة، يمكن الترقية للوظيفة الأفضل.
عيوب السكرتارية التقليدية:
- تتطلب السكرتارية التقليدية، مثل غيرها من الأعمال التقليدية، مجهودًا ووقتًا أكبر للقيام بها.
- التنقل اليومي يصبح صعباً، خاصة إذا كان مكان الإقامة بعيداً عن مكان العمل.
- تواجه السكرتارية صعوبة في إنجاز أي مهام أخرى، حيث يتم تحديد ساعات العمل الخاصة بهم بثماني ساعات يوميًا.
- يمكن أن تكون السكرتارية التقليدية عبئًا على صاحب العمل، حيث تتطلب دفع مزيد من الأموال مقارنةً بالسكرتارية الافتراضية.
ثانياً: السكرتارية الافتراضية
يعتبر هذا النوع من السكرتارية نوعًا حديثًا نشأ نتيجة التقدم التكنولوجي الذي يسيطر على حياتنا جميعًا، ففي هذا النوع يتم تعيين شخص من قبل المدير أو المسؤول الذي يحتاج إلى سكرتير أو سكرتيرة، ويمكن للشخص المعين القيام بكافة المهام المطلوبة عبر الإنترنت دون الحاجة إلى التواجد في المكان الفعلي للعمل.
يمكن للسكرتير أن يكون من أي مكان، شرط أن يكون قادرًا على أداء عمله بشكل جيد، وبعض أصحاب الأعمال يستخدمون مواقع لاختيار السكرتير المناسب الذي يتوافق مع متطلبات العمل.
مميزات السكرتارية الافتراضية:
على الرغم من حداثتها، فإن السكرتارية الافتراضية تتمتع بالعديد من المزايا التي تدفع العديد من أصحاب الأعمال إلى التحول إليها:
- يوفر استخدام السكرتير الافتراضي المال، حيث يتقاضى أجرًا أقل بكثير من السكرتير الفعلي، نظرًا لأن العديد من مزاولي هذه المهن يقيمون في بلدان يكون فيها سعر الدولار مرتفعًا نسبيًا، مما يعادل الأمور في النهاية.
- يمكن اختيار الشخص المناسب للقيام بالعمل من أي مكان في العالم، شريطة أن يكون متمكنًا من اللغة بشكل جيد.
- يمكن تعيين أشخاص مؤقتًا للقيام بمهام معينة وإنهاء العقد بسهولة وبدون مشاكل، حيث يتم العمل في مثل هذه المنصات إما لفترات قصيرة أو لعمل دائم.
- يمكن تعيين أكثر من سكرتير أو سكرتيرة للقيام بالعمل المطلوب، شريطة أن يتم توجيه كل منهما بشكل صحيح لأداء العمل بالطريقة المناسبة.
- عدم الحاجة إلى توفير مكان فعلي أو مكتب للسكرتير لأداء عمله، حيث يمكنه العمل من مكان مختلف تمامًا.
- لا داعي للقلق بشأن مواعيد دفع الرواتب، حيث أن المنصة أو الموقع الذي يعمل عليه الشخص يقوم بتوصيل الأموال تلقائيًا في نهاية فترة العمل أو المشروع إلى الشخص المقصود.
عيوب السكرتارية الافتراضية:
إن انتشار السكرتارية الافتراضية في الآونة الأخيرة جعلها عرضة للعديد من الانتقادات من قبل أصحاب الأعمال والعاملين بها:
- افتقاد الاتصال البشري هو الانتقاد الأكثر أهمية الموجه لهذه المهنة.
- غالبًا ما يتعرض العاملون في بعض المهن للاحتيال على أموالهم من قبل أصحاب الأعمال غير الأمناء.
- قد يصعب الحصول على ترقية في هذه الوظيفة أو الحصول على مركز أفضل بسبب قيامك بأداء المهام عن بعد دون التفاعل المباشر مع العمل.
- يصعب تقييم أداء الآخرين بسبب عدم وجود وجود فعلي في الشركة.
مهام السكرتارية
تختلف مهام السكرتارية حسب نوع العمل أو المركز الذي يتم العمل فيه، فكل وظيفة تحتوي على مواصفات محددة تصف المهام التي يجب القيام بها من قبل المسؤول عنها.
ومع ذلك، هناك بعض المهام المشتركة التي ستجدها بين جميع العاملين في مهنة السكرتارية:
- يجب تنظيم مواعيد العمل وضمان التزام جميع العاملين بها.
- يتطلب الرد على الرسائل الإلكترونية والهاتفية التي تتعلق بعملك وتنظيمها الالتزام بمواعيد المدير أو المسؤول.
- تنظيم جدول العمل والحرص على عدم تداخل المواعيد مع بعضها البعض.
- يعمل كحلقة وصل بين جميع القائمين على العمل، سواء كانوا من أقسام مختلفة أو من نفس الفريق.
- تشمل مهام العمل الإدارية للشركة تنظيمها وإدارتها.
- تزويد بيانات كاملة حول أي مشاريع موجودة أو مستقبلية لدى الشركة
تتفرع بعض مهام السكرتارية لتشمل تنظيم مواعيد الأعمال الشخصية لصاحب العمل، لذلك فإن افتراض أن السكرتارية مهنة سهلة أو بسيطة خاطئ تمامًا. فهي مهنة تتطلب قدرًا كبيرًا من التركيز والجهد والتنظيم لتنفيذها. إذا كانت لديك هذه الصفات، فلا تتردد في العمل في هذه المهنة العريقة في أقرب وقت.
