نموذج رسالة دعوة حضور اجتماع
تحتاج العديد من المؤسسات إلى كتابة نموذج رسالة دعوة لحضور اجتماع بطريقة رسمية واحترافية، حيث أن العديد من العاملين في تلك الأماكن قد لا يكونون على دراية بكتابتها.
يجب معرفة كيفية كتابته، حيث يتم حضور الاجتماع بشكل دوري سواء أسبوعيًا أو شهريًا، ويجب إرسال دعوة رسمية لحضور الاجتماع بطريقة مناسبة لجميع المؤسسات وخاصةً الكبيرة، والتي تدل على التعامل المهني مع الموظفين.
يمكنك الاطلاع على كيفية كتابة الدعوة وأهم نماذجها من خلال الموسوعة.
كيفية كتابة نموذج رسالة دعوة حضور اجتماع
يمكن كتابة دعوة لحضور الاجتماع عبر وسيلتين، الأولى عن طريق البريد الإلكتروني والثانية بالطريقة التقليدية وهي البريد العادي، ويمكن التعرف على كيفية كتابتها من خلال الخطوات التالية:
- يجب أن يكون أسلوب كتابة الدعوة رسميًا وصياغتها بشكل صحيح.
- يتعين في كتابة الدعوة مراعاة كتابة الألقاب مثل السيد أو الدكتور وفقًا لمهنة المدعو.
- يجب كتابة تاريخ الدعوة بجوار ذكر المدعو إليه.
- يُعد كتابة دعوة لحضور الاجتماع قبل الموعد المحدد بأسبوع أو عدة أيام على الأقل من الأمور المهمة حتى يكون الجميع مستعدًا بالكامل للحضور.
- يجب ذكر التفاصيل الرئيسية للدعوة، مثل الموضوع الذي سيتم مناقشته خلال الاجتماع، بالإضافة إلى مكان وزمان الدعوة.
- يجب أن يكون أسلوب الكتابة واضحًا ومباشرًا للمدعوين.
- من الأفضل التوقيع في نهاية كتابة الدعوة وأن تكون مختومة بختم المؤسسة.
أبرز نماذج كتابة دعوة حضور الاجتماع
بعد التعرف على كيفية كتابة الدعوة، يمكنك الإطلاع على عدد من النماذج التي تساعدك على كتابتها بشكل جيد، ويمكن الوصول لهذه النماذج من خلال ما يلي:
1. النموذج الأول
- أولاً: قم بكتابة التاريخ.
- ثانياً: اسم المدعو: السيد/ة
- ثالثاً الموضوع: دعوة حضور لاجتماع مجلس الإدارة.
- تبدأ الكتابة ب تحية طيبة وبعد.
- يسعدني دعوتكم لحضور اجتماع مجلس إدارة الشركة (مع ذكر الاسم)، المقرر عقده في تمام الساعة 12 ظهراً (أو 12 ليلاً)، يوم الثلاثاء، الموافق (تاريخ محدد)، وذلك لمناقشة أو اتخاذ القرارات (مع ذكر اسم الموضوع الذي سيتم مناقشته أو القرارات بالتفصيل).
- للختام: مع كامل الاحترام والتقدير،،.
- ثم يتبعها اسم الشركة.
- ثم يتبعها اسم صاحب الدعوة.
2. النموذج الثاني
- أولاً كتابة: السيد المدير (مع ذكر الاسم) يدعوكم لحضور اجتماع مناقشة الأمور (مع ذكر موضوع المناقشة).
- ثانياً: موضوع الاجتماع: (مع ذكر كتابته).
- ثالثاً: كتابة اسم مدير الاجتماع.
- رابعاً: تاريخ الاجتماع (مع ذكر الساعة).
- خامساً: يتضمن المشاركون كتابة المدعوين مثل أعضاء مجلس الإدارة.
- سادساً: يتم في جدول الأعمال كتابة الأمور التي سيتم التناقش فيها بوضوح.
- في الختام، يتم التأكيد على ضرورة حضور الاجتماع، مثل كتابة “رجاء الحضور إلى الاجتماع.
- كتابة اسم صاحب العمل: المدير/.
- ذكر تاريخ كتابة الدعوة: تحريراً في 5/5/2018 على سبيل المثال.
3. النموذج الثالث
- التاريخ: (مع ذكره بالساعة).
- إلى: المدعويين، مثل: أعضاء مجلس النقابة.
- الموضوع: دعوة لحضور اجتماع طارئ (مع ذكر المؤسسة).
- يرجى الحضور إلى اجتماع (اسم المؤسسة) يوم الثلاثاء مثلاً الموافق 12/1/2019 على سبيل المثال، في (كتابة مكان الدعوة)، لمناقشة بعض الأمور الهامة بما في ذلك (ذكرها بوضوح).
- مع كامل الاحترام والتقدير.
- ثم يتبعها اسم المدعو.
- تختتم بتاريخ كتابة الدعوة.
4. النموذج الرابع
- التاريخ: (مع ذكره).
- السادة: أعضاء مجلس الإدارة.
- المؤسسة (مع ذكر اسمها).
- الموضوع: دعوة لحضور اجتماع مجلس إدارة (مع ذكر اسم المؤسسة).
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،.
- يتشرف المجلس الإداري لمؤسسة (مع ذكر الاسم) بدعوة حضرتكم لحضور الاجتماع رقم (4 مثلاً)، والمقرر عقده بإذن الله في تمام الساعة (11 على سبيل المثال) صباحًا في يوم الاثنين الموافق (ذكر التاريخ)، بمقر المؤسسة الموجود في (ذكر العنوان)، لمناقشة الأمور التالية (ذكرها بوضوح في نقاط).
- مع فائق الاحترام والتقدير،،.
- السيد/ (ذكر اسم المدعو).
