كيفية عمل جرد للمخازن
يسرنا أن نقدم لكم في هذا المقال شرحًا حول كيفية إجراء جرد للمخازن، إذ يتم هذا الإجراء عادة عند نقل ملكية الشركة أو تصفيتها، ولكنه يتم أيضًا بين الحين والآخر لتحديد عدد المنتجات الموجودة في مخازن الشركة ومعرفة المنتجات التي نفذت وتحتاج إلى إعادة التزويد بها. وكلما كان حجم المخزن أكبر وأوسع، كانت عملية الجرد أكثر صعوبة، ولكن سنوضح بعض الطرق البسيطة لجرد المخازن في هذه الموسوعة.
كيفية عمل جرد للمخازن
يُعد جرد المخازن من العمليات الأساسية في أي شركة تجارية أو مطعم أو محل، حيث يتم من خلالها التعرف على الأصناف التي تحتاج إليها، ولذلك لا يمكن إخراج المخزون دون اتباع قواعد الإدارة المتعلقة بصرف المنتجات من المخزن، كما تعد هذه العملية أيضاً مراجعة جميع كميات الأصناف الموجودة داخل المخزن بأسلوب منظم وفي فترات زمنية محددة، أو بطريقة مفاجئة، ولذلك يتم تصنيف عملية جرد المخازن إلى ثلاثة أنواع:
عملية الجرد الدوري
تتم هذه العملية في نهاية العام المالي، وهناك شروط يجب توافرها لإجراء العملية، وهي:
- عمل جرد يشمل جميع الأصناف الموجودة داخل المخزن.
- تتوقف عمليات الصرف والإدخال التابعة بالمخزن.
- إذا كان للمخزن فروع أخرى، يتم عمل جرد للمخزن في جميع الفروع في نفس الوقت.
- يتم فحص المخزون بناء على القيمة النقدية والأصناف من حيث الكمية.
- بعد التأكد الدقيق، يتم تسجيل نتائج الجرد في السجلات لإعداد الميزانية العامة.
عملية الجرد المستمر
تعتبر عملية جرد المخزون هذه واحدة من العمليات الشائعة التي تقوم بها المتاجر والشركات، حيث يتم تنفيذها بتكلفة منخفضة ويمكن القيام بها في أي وقت. ويساعد هذا النوع من الجرد على اكتشاف عمليات السرقة والمنتجات التالفة داخل المخزن، وتحديد نقص كمية المواد. وبهذه الطريقة يمكن تجنب الخسائر، إذ يتم تسجيل العمليات في الوقت المناسب لتفادي تسجيل المشتريات في حساب المشتريات بدلاً من الجرد، حيث يندرج بند المشتريات ضمن البند المصروفي.
عملية الجرد المفاجئ
يندرج الجرد المفاجئ تحت مفهوم الجرد المستمر، وذلك لأنه يمكن القيام به في أي وقت دون إشعار مسبق للتحقق من كميات المواد المخزنة، مما يؤدي إلى:
- العلم بتلفيات المواد والأصناف وتاريخ صلاحيتها.
- الإطلاع على عمليات السرقة داخل المخزن.
- عمل كشف مراجعة كميات المخزون.
- يجب تسجيل المواد المنصرفة فوراً في كارتة الصنف، والتأكد من تساوي رصيد المخزن مع الرصيد الدفتري.
- سياسات مراقبة المخزون.
- يجب عدم صرف أي بضاعة من المخزن بدون فاتورة.
- يجب التحقق من صحة تسلسل أرقام الفواتير والسندات ومراجعتها بانتظام.
- ينبغي الاحتفاظ بالفواتير في مكان مغلق أو خزنة وثائق.
- يتم تحديد صلاحية العاملين داخل المخزن ومراقبة دخولهم وخروجهم منه.
- الحفاظ على مفاتيح المخزن.
- يجب التحقق من سجل عمل كل موظف داخل الشركة أو المحل التجاري قبل التعيين.
- زرع كاميرات للمراقبة داخل المخزن.
فوائد جرد المخازن
يتم التحقق من صحة رصيد نظام المخزون لضمان تطابقه مع الواقع في المستودع الحقيقي، وذلك للكشف عن الأخطاء التي قد تحدث في حال وجود فرق، وتتمثل هذه الأخطاء في كتابة سندات المستودع بطريقة خاطئة أو نتيجة السرقة أو الإهمال. وفي جميع الحالات، يجب التحقق من الفرق لأنها تؤثر على تكلفة المنتجات المصنعة، ويمكن أن يؤدي الاعتبار بأن المواد المفقودة تالفة إلى تخفيض الربح.
إذا كان لديك محل تجاري أو شركة، يمكنك الآن إجراء جرد بسيط ومنظم بسهولة
