ما هو التقرير وما هي أهدافه
ما هو التقرير
تعريف التقرير
يُعد التقرير الكتابي واحدًا من وسائل الاتصال الشائعة في العديد من الأنشطة والتخصصات والمجالات المختلفة، فهو يتضمن تقديم المعلومات بطريقة مختصرة ومبسطة، بالإضافة إلى تقديم نتائج التحليل والمقترحات لحل المشكلات وتطوير الأفكار.
اهداف التقرير
يعد التقرير وسيلة فعالة لنقل البيانات المختلفة بين مستويات الإدارة المتنوعة في المؤسسة، ومن أهم أهداف التقرير:
- يساعد الموظفون في الإدارة على متابعة الأحداث ومعرفة أحدث التطورات.
- المساعدة في تقديم حلول مختلفة للمشكلات.
- يهدف إلى تعزيز مهارات العاملين داخل المؤسسة وزيادة كفاءتهم.
- تحليل وفهم الظواهر المختلفة وتفسيرها.
- يساعد في اتخاذ القرارات وانجاز المهام من قبل المسؤولين.
- يتم تحديد نقاط القوة ووضع خطط للمحافظة عليها، بالإضافة إلى تحديد نقاط الضعف ومحاولة تطويرها.
- يتم الإجابة على الاستفسارات والأسئلة التي تتعلق بموضوع محدد.
- يتم استخدام التقرير لتوثيق وتسجيل البيانات والحفاظ عليها.
- يتم عرض خطط وأفكار جديدة لتحسين جودة العمل.
خطوات كتابة التقرير
- قبل كتابة التقرير، يجب تحديد هدفه والغرض منه، وجمع المعلومات المختلفة حول طبيعة التقرير.
- يتم إعداد إعدادات التقرير من خلال استخدام خصائص البحث ومصادر المعلومات المختلفة.
- يتضمن التجهيز للفريق العمل وتوزيع المهام عليه، واختيار قائد ومنسق للفريق.
- يتم تحديد معايير التقرير والأهداف المطلوبة وخصائصه المختلفة، مثل حجم الخط وعدد الصفحات والحجم الكلي للتقرير.
- اختيار المراجع التي ستعتمد في الكتابة.
- يجب تحديد خطة زمنية لكتابة التقرير، وتحديد حد أقصى لتلك الفترة بحيث يتم تسليم التقرير قبل انتهاء تلك الفترة.
شكل التقرير
يهتم الكاتب في تقريره بشكله النهائي عند عرض وتسجيل المعلومات، بالإضافة إلى السعي لتقديم مضمون مفيد ومتكامل للقارئ، ومن الأمور التي يوليها الكاتب اهتمامًا في توظيفها بشكل صحيح هي حجم وشكل الخط المستخدم، وسلامة المتن وقوة المقدمة، وتوفير المراجع المختلفة، والتأكد من خلو التقرير من الأخطاء الإملائية، وهذه هي النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير.
- شكل التقرير: ينبغي الحرص على تطبيق معايير محددة في تصميم التقرير، وذلك بتبني نمط كتابة محدد، واستخدام العناوين الرئيسية بلون أسود ثقيل، وإنشاء جدول محتويات وفهرس يقسم التقرير إلى أقسام مختلفة، وترقيم الصفحات بتسلسل من الأولى حتى الأخيرة. وذلك لتيسير وصول القارئ إلى القسم الذي يريده أثناء القراءة. وإذا كان القصد إدراج صور كبيرة في الحجم، يفضل وضعها في قسم الملاحق لتفادي تشويش المحتوى.
- مضمون التقرير: يعمل فريق الكتابة على ضمان وجود تناسق بين عناوين التقرير الرئيسية والفرعية، والفقرات المكتوبة تحتها، بحيث تكون جميعها في ترابط تام، وأن يحتوي التقرير على جميع عناصره الرئيسية من عناوين ومقدمات ونصوص، ويجب دعم التقرير بالأشكال والرسوم التوضيحية التي تساعد في توضيح المعلومات. كما يجب ربط المقترحات والتوصيات بالنتائج التحليلية التي تم الوصول إليها في التقرير، ويجب إدراج مرفق يحتوي على قائمة المراجع ومصادر المعلومات التي تم الاستناد إليها في الكتابة والتحليل.
انواع التقرير
تختلف أنواع التقارير وأساليب كتابتها حسب المجال الذي تستخدم فيه لتقديم البيانات، وينقسم التقرير إلى أنواع عدة، ومنها:
- تقرير قصير.
- تقرير رسمي.
- تقرير غير رسمي.
- تقرير إخباري.
- تقرير تحليلي.
- تقرير مالي.
- تقرير دوري.
- تقرير غير دوري.
- تقرير إداري.
- تقرير علمي.
- تقرير بحثي.
- تقرير هندسي.
للمزيد يمكنك متابعة : –
