وظائف و تعليم
معلومات عن تخصصات السكرتارية
سنقدم في هذا الموضوع على موقع الموسوعة معلومات عن تخصصات السكرتارية، وسنشرح مفهوم السكرتارية وأنواعها والصفات التي يجب توفرها في السكرتير، وذلك لأن السكرتارية لها أهمية كبيرة في مساعدة المؤسسات على التطور ومواكبة تطورات المجتمع، كما تساعد على تنظيم وتوزيع المهام على العاملين بالمؤسسة بطريقة تتناسب مع قدراتهم لتحقيق الأهداف المرجوة. سنتعرف في هذا الموضوع على المزيد من التفاصيل حول هذا الموضوع.
معلومات عن تخصصات السكرتارية
- تشير مجموعة الأعمال التي يقوم بها فرد داخل المؤسسة لتقديم المساعدة وتوفير المعلومات والبيانات التي تساهم في تهيئة ودعم بيئة العمل داخل المؤسسة، وذلك لتوفير الجهد والوقت وتقليل العبء على الإدارة.
- تعرّف السكرتارية على أنها الجزء التنظيمي داخل المؤسسات وتتولى هذه المجموعة الأعمال المكتبية مثل تنظيم المعاملات الصادرة والواردة والتواصل الشفوي أو التحريري مع المؤسسات الأخرى أو الزائرين، بالإضافة إلى العديد من المهام التنظيمية الأخرى.
- بجانب أنه يتم تعريفها بأنها الجهة التي تقوم بتقديم الخدمات للمديرين بشكل خاص وللمؤسسة بشكل عام في الأعمال المكتبية مثل استقبال الزوار وتنظيم مواعيد المديرين، يمكن أن يتم تنفيذ هذه المهام من قبل فرد واحد أو مجموعة من الأفراد بهدف مساعدة الموظفين الإداريين في أداء بعض المهام مثل تلقي وإرسال المكالمات الهاتفية.
أنواع السكرتارية
تختلف معايير تقسيم أنواع السكرتارية ويمكن أن نحدد لها بعض المعايير كما يلي:
معيار درجة أهمية العمل
- السكرتير التنفيذي: يسمى بالمساعد الإداري ويقوم بتقديم مجموعة من المهام الإدارية المتكاملة لأحد مدراء الإدارة العليا؛ حيث يتولى المسؤولية عن المهام المتعلقة بالمشاريع المتكاملة ويقوم بإنهاء العمل في الوقت المحدد له، مثل كتابة وتقديم تقارير المؤسسة السنوية.
- سكرتير الفئة أ: يقوم مدير إدارة وسطى أو مجموعة منهم بمهام إدارية غير محددة، ومن بين هذه المهام تحضير وكتابة المراسلات الهامة والسرية. يجب أن يكون هذا الموظف على دراية تامة بسياسة المؤسسة ويتمتع بمهارات غير تقليدية في مجال السكرتارية.
- سكرتير الفئة ب: يؤدي الشخص مجموعة من المهام ضمن نطاق محدد داخل المؤسسات الصغيرة أو يقوم بمساعدة أحد المشرفين في المؤسسات الكبيرة. ويتلقى المهام من خلال بعض الملاحظات المدونة بدقة وسرعة، كما يستقبل المكالمات ويقسمها، ويحرص على إعداد جدول مواعيد دقيق وحفظ الملفات.
معيار الجهة المقدم لها الخدمات
- سكرتارية عامة: الخدمات المكتبية هي المسؤولة عن تقديم الخدمات المكتبية لجميع الإدارات داخل المؤسسة أو بعضها، ويتم تقديم الخدمات المكتبية لإدارة مثل الإدارة المالية والموظفين.
- سكرتارية خاصة: تقدم الخدمات المكتبية لشخص واحد داخل المؤسسة أو لإدارة محددة داخل المؤسسة.
- سكرتارية متخصصة: تقوم بأعمال المكتب لأحد الأنشطة التخصصية مثل السكرتارية الطبية أو السكرتارية التعليمية.
المعيار الزمني
- سكرتارية دائمة: هذه الوحدة هي نظام متكامل يقوم بتقديم الخدمات والمهام التي تساعد في تسيير الإدارات الأخرى.
- سكرتارية مؤقتة: تشمل مهام وحدة السكرتارية تنفيذ المهام الإدارية لمشروع محدد في فترة زمنية محددة، وعند انتهاء المشروع ينتهي دور وحدة السكرتارية.
صفات ومهارات السكرتير
الصفات والمهارات الشخصية
- يجب الامتناع عن التحيز والموضوعية في المواقف.
- كتمان أسرار المؤسسة والأمانة والصدق.
- الثقة بالنفس وسرعة اتخاذ القرارات الصحيحة.
- “يتمتع بذكاء فائق وقدرة على فهم المواقف بسرعة.
القدرات والمهارات الفنية والعملية
- القدرة على مواكبة تطورات التكنولوجيا.
- الكتابة الصحيحة.
- تشمل المهارات الهامة التركيز والاستماع الجيد للتعليمات، والتركيز في المهام المطلوبة.
مهارات التعامل مع الأفراد
-
يجب أن يكون ملمًا بمبادئ علم النفس وقادرًا على فهم الموظفين والزائرين والتعامل معهم.
- يستطيع أن يوفر محفزات لزيادة دافعية العاملين لأداء المهام على أكمل وجه.
- تشمل القيادة الجيدة التواصل الجيد مع الموظفين، وتوجيههم لأداء مهامهم وأعمالهم بشكل صحيح.
- تقبل النقد والتوجيهات من الإدارة والمديرين.
المهارات الفكرية
- يرون أن المنظمة هي مؤسسة تتأثر بالعوامل الخارجية وتؤثر في المؤسسات الأخرى.
- يتم تطوير الأساليب والقدرات العملية لتلبية متطلبات العمل المتطورة باستمرار.
- يتضمن فهم العلاقة بين الإدارات داخل المؤسسة وفهم مهام ومسؤوليات كل منها.
- تتطلب تطور الأمور تنفيذ مهام مختلفة متنوعة.
- يتطلب اتخاذ القرارات المناسبة جمع وتحليل وتصنيف البيانات والمعلومات بشكل صحيح.
