مهام السكرتارية التنفيذية الناجحة

مفهوم السكرتارية

يشير مصطلح السكرتارية إلى الشخص الذي يتحمل المسؤولية الإدارية أو المساعدة في أعمال الإدارة والتنفيذ، ويتم ذلك عن طريق استخدام المهارات التي يمتلكها في إدارة المشاريع أو الاتصالات أو التنظيم.

وتختلف المهام التي تتطلبها السكرتارية التنفيذية عن تلك المطلوبة من السكرتارية الإدارية والعامة.

وظائف السكرتارية العامّة

تختلف المهام والوظائف التي تقوم بها السكرتارية العامة عن تلك التي تقوم بها السكرتارية الفنية والتنفيذية، ومن بين المهام التي تقوم بها السكرتارية العامة:

• تتحمل مسؤولية تنظيم العمل وتنسيق السياسات الداخلية في المكتب.
• تتضمن مهام إرسال البريد وتوزيعه على الموظفين في الأماكن المختلفة، الامتثال لأوامر المدير وتنفيذ قراراته .
• تحدد موعد المقابلات مع المدير، وتنظم جدوله الخاص والاجتماعات المختلفة وفقًا لجدوله.
• تقوم بترتيب وتنظيم الملفات والوثائق المختلفة وتنظيمها، وتنفيذ جميع أعمال مديرها المتعلقة بذلك.
• تتلقى الرسائل المكتوبة والمكالمات والفاكسات والرسائل البريدية، وتُعرض على المدير في الوقت المحدد.
• تُعقد الاجتماعات لعرض جدول الأعمال وتسجيل الملاحظات المهمة والنتائج لتقديمها للمدير في الوقت المناسب.
• تقوم بالتواصل مع الأقسام الأخرى والتأكد من تنفيذ القرارات بالشكل الذي تم الاتفاق عليه.
• تُقدم التقارير بشكل مستمر إلى المدير لمتابعة سير العمل وأداء الموظفين الجدد بشكل خاص.
• عرض اقتراحات وشكاوى الموظفين وعرضها على المدير.

• تقوم بإعداد المراسلات.
• تتم إعداد التقارير اليومية عن طريق تحرير النصوص وطباعتها.
• يتم تنظيم اللوازم والمستلزمات اللازمة للرحلات والسفر التي يجريها مدير العمل.
• ترتيب كافة الأمور المتعلقة بالزوار والعملاء وكبار الضيوف القادمين إلى المنشأة.
• يشير إلى أنه يتم تنظيم الاجتماعات وكل ما يتعلق بها، بما في ذلك حجوزات القاعات التي سيتم فيها الاجتماع، وتحضير البرنامج الذي سيعرض خلال الاجتماع، وكذلك استقبال الحضور.
• تقوم بإبرام عدة اتفاقيات مختلفة مع شركات أخرى، مثل التعاقد مع شركات الشحن والنقل المتخصصة.
• تقوم بإعداد التقارير المختصة بالمصاريف وعمل تقارير دورية وتقديمها للمدير، وتتخلى عن محاولات السلف.
• تتابع جدول المدير وأعماله وتُراقب جميع دورياته.

مهارات السكرتارية

هناك العديد من المهارات التي يجب على الراغبين في العمل في مجال السكرتارية اكتسابها، حيث تساعد في نجاح وتميز المرء في مجاله، ويتضمن ذلك العديد من المهارات الأساسية التي يجب أن تتوفر في السكرتارية:

• يجب أن يتمتع الشخص بمهارات الاتصال اللفظي والكتابي بطريقة منظمة.
• تتميز بالدقة الشديدة في العمل ومتابعة المهام بعناية.
• يتطلب التعامل الفعّال وكتابة الرسائل الإدارية استخدام اللغة الإنجليزية كلغة رئيسية.
• ينبغي عليك أن تكون مسؤولة وتولي اهتمامًا بالمهام المتعلقة بالعمل، مثل إعداد الوثائق الهامة والمستندات واستخدام الإنترنت في ذلك.
• أن تمتلك مهارات عالية في التنظيم والتمييز، أي القدرة على تحقيق التوازن بين عدة مهام مختلفة.