مزايا التنظيم

هناك العديد من مزايا التنظيم التي تعرف بالإنجليزية باسم Organization، حيث إنه عبارة عن قدرة الفرد على إدارة موارده جيدًا، أو اتخاذ التدابير والترتيبات التي تساعده في إنجاز مهامه، وتتفرع العملية التنظيمية إلى الإداري الذي ينطوي على نطاقٍ ضيق في المنزل أو على نطاقٍ واسعٍ في العمل .

تجسد مقولة غازي عبد الرحمن القصيبي أهمية التنظيم قائلًا “المدير الناجح هو الشخص الذي يستطيع تنظيم الأمور بحيث لا يحتاج العمل إلى وجوده .

حثنا الله تعالى في القرآن الكريم على ضرورة التنظيم الإداري وأهمية التنظيم، وذلك في سورة يوسف في الآية 76: “نرفع درجات من نشاء وفوق كل ذي علم عليم .

إذ أن التنظيم هو أهم العمليات الإدارية الكُبرى التي توجد في كافة المنظمات الناجحة، إلى جانب قدرة التنظيم على مساندة العمليات الإدارية والفنية التي تختص باستثمار الموارد سواء الموارد المادية أو البشرية، بما يُحقق الأهداف التي تصبو إليها المؤسسة، فما هي مزايا التنظيم وأسسه وأنواعه ومبادئه هذا ما تُجيب عليه موسوعة من خلال هذا المقال الذي تُقدمه لكم، فتابعونا.

تعريف مفهوم التنظيم

• يتم تعريف التنظيم الإداري على أنه سلسلة من الوظائف التي تساعد في تحديد الأولويات والأهداف للمؤسسات ومتابعة تقدمها وتطورها وقياس أدائها البشري، وكذلك تحديد ما هو مناسب وغير مناسب لتحقيق أهداف المؤسسة.
• يعتبر التنظيم إحدى الأطر التنظيمية الهرمية التي تحدد الوظائف والمهام التي يقوم بها كل شخص في المؤسسة، حيث تتدرج هذه الأطر من الأعلى إلى الأسفل، بدءًا من المدراء والرؤساء وصولًا إلى الموظفين والأقسام الفرعية، ويتحقق هدف واحد للجميع وهو مصلحة المؤسسة.

إليكم أبرزَ مميزاتِ التنظيمِ التي تُعدُ المحفزَ الأولَ للنجاحِ والتقدمِ للمؤسساتِ والشركاتِ وحتَّى على الصعيدِ الذاتيِّ أيضًا، فالتنظيمُ يُسهمُ في النجاحِ، لنتعرفَ على مزاياهِ:

مزايا التنظيم

• يُساهم التنظيم في التخفيف من الشعور بالتخاذل والتراجع والتردد في اتخاذ القرارات، حيث يُسهِّل العديد من الأمور المتعلقة بتوظيف الموظفين وإنهاء خدماتهم، وتقديم المكافآت أو التراجع عنها مؤقتًا.
• يُساهمُ التنظيمُ في خفضِ الأضرارِ التي تتحملها المنشأةُ بقدرٍ كبيرٍ، فهو الذي ينظمُ جدولَ الأعمالِ للإداريينَ والموظفينَ بما يمنحُ الوقتَ الكافيَ للتخطيطِ، فإنهما وجهانِ لعملِهِ واحدةً.
• يوفر التنظيم للمؤسسات القدرة على تحقيق أهدافها بكفاءة، مما يزيد الثقة بالنفس لدى المدراء، ويؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة للموظفين.
• يُساعد التنظيم على الاستفادة من إدارة الوقت وتنظيمه، مما يسمح بإنجاز العديد من المهام بشكل فعّال. فقد حثنا الحبيب المصطفى صلى الله عليه وسلم على إدارة الوقت وحسن استخدامه، حيث قال: `لا يزول قدم عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربعة أمور: عن عُمره فيما أفناه، وعن جسده فيما أبلاه، وعن علمه ماذا عمل فيه، وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه`.
• يحقق التنظيم، سواء كان إداريًا أو ذاتيًا، كل ما يطمح إليه الأفراد أو المؤسسات من أهداف، فلا يمكن النجاح إلا بالحرص على إدارة الوقت بشكل جيد، وإدارته بشكل جيد تعني النجاح وظهور تداعيات هذا النجاح في وقت قصير جدًا.
• يؤدي التنظيم الجيد إلى تحقيق المزيد من النجاحات للمؤسسات والشركات، ما يعود بالفائدة على جميع أفراد الهيكل الوظيفي.
• يوفر التنظيم العديد من المزايا التي تؤدي إلى الراحة النفسية للفرد، حيث يمكن للوقت الموفر أن يسمح للفرد بالإبداع والتميز وممارسة الرياضة التي يحبها وأداء العبادات والتواصل مع الآخرين.

فوائد التنظيم للمؤسسات والأفراد

• تنظيم الوقت هو العامل الحاسم الذي يحفز المؤسسات على الاستمرار في النمو والتطور، ويمكّن الكفاءات من الظهور ورفع مستواها داخل المؤسسة. المؤسسة الناجحة هي تلك التي تمنح مساحة للعاملين فيها للاستماع إلى آرائهم وتوصيل هذه الآراء والاقتراحات إلى المدير التنفيذي بعد تنقيحها واختيار الأفضل منها.
• يعد التنظيم من أهم الوسائل التنظيمية التي تساعد على دراسة جميع الجوانب الإيجابية والسلبية في المنظمة، والعمل على تعزيز الإيجابيات والتخلص من السلبيات.
• يتيح التنظيم للمدراء السيطرة على الموارد المتاحة، بما في ذلك الجهد والمال والوقت، وهو عنصر أساسي لنجاح المؤسسات والشركات.
• التنظيم هو من الأمور الضرورية للتعامل مع الآخرين سواء في المنزل أو في العمل، حيث يعد سر النجاح الذي يؤدي إلى تحسين العلاقات الأسرية والعملية. يتيح التنظيم الاستفادة من الوقت والتوسع في العلاقات الاجتماعية وتحسين الحالة النفسية والصحية للأفراد من خلال التواصل الجيد والفعال مع الآخرين. بالتالي، يعتبر التنظيم استثمارًا مهمًا في حياة الإنسان الذي يساعده على الوصول إلى حالة أفضل.

مزايا التنظيم الإداري

يعرف التنظيم الإداري على أنه “تجميع أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الخطط والأهداف، وتكليف الإدارات بالأنشطة والسلطة والتنسيق.” وهناك العديد من المزايا التي تنعم بها المؤسسة بسبب التنظيم الإداري الجيد، ومن بينها الآتي:

• يُعزز التنظيم الإداري الجيد القدرات والطاقات البشرية.
• يستفيد التنظيم الجيد من الموارد البشرية والمادية التي تمتلكها المؤسسة.
• يقلل التخطيط الجيد والتنظيم من نسبة حدوث المشاكل الناتجة عن الفوضى، ويمنع أي تداخل في الإدارات.
• يؤدي التخطيط والتنظيم الجيدان إلى تحقيق الأهداف في الوقت المناسب، وإذا تم تحقيق الأهداف قبل أو بعد الوقت المحدد، فإن ذلك يعتبر عدم إنجاز، والوقت المناسب لتحقيق الأهداف يتوقف على التنظيم الجيد والتخطيط الجيد الذي يؤدي إلى نجاح المهام وتقدم المؤسسات والعاملين فيها وتحسين النتائج النهائية.
• يساهم اتخاذ القرارات في الوقت المناسب في الحفاظ على مكانة المؤسسة وهيبتها وحمايتها من الفوضى.
• يُقلل التنظيم التكاليف ويقلل من الأزمات التي تواجهها المؤسسات، كما يقلل من الوقت المستغرق في تحقيق المهام.
• يتيح التنظيم الإداري رقابة إدارية عالية الكفاءة في المؤسسة.
• يضمن التنظيم الجيد التنسيق الكامل بين الإدارات ومنع التداخل بينها، ويجعل كافة الموظفين يعملون كفريق عمل واحد، بعيدًا عن التشتت والانفصال الذي يمكن أن يحدث بين الفرق المختلفة.

فوائد التنظيم

• يتيح وجود بيئة واحدة ومنظمة للعمل سير العمل بكفاءة ويجعل المنظمة تزدهر، ويساعد على تحقيق ما يسمى بالتعاون الاختياري بين فئات الهيكل التنظيمي وفروعها.
• تعني الاستفادة من الإمكانيات المتاحة في المنظمة، سواء كانت بشرية أو مادية، لتحقيق الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة.
• يتم تحديد صلاحيات المدراء والموظفين الموجودين في الوحدات الإدارية بشكل مستقل دون تداخل فيما بينها.
• تتمثل عناصر التنظيم في تحديد الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، بالإضافة إلى تعزيز التواصل الفعال والجيد بين أفراد المؤسسة سواء على المستوى الرسمي أو غير الرسمي، والعمل على تقليل النفقات التي تستهلك إمكانيات المؤسسة، وتحقيق التكامل ومنع حدوث التداخل بين الأفراد والإدارات.
• يتضمن العمل على تقييم الالتزام بالخطة الموضوعة وتحسينها، وكذلك الحد من الانحرافات والتجاوزات التي يرتكبها الموظفون أو الإداريون.
• يهدف التنظيم إلى تحديد الأهداف والعمل بجد واجتهاد لتحقيقها، مع توفير إدارات قوية لتحقيق أهداف المؤسسة.
• تخدم هدف المنظمات وتنظم العلاقات بين المسؤولين والمرؤوسين.
• يعمل التنظيم على توزيع المهام بناءً على كفاءة كل فرد وقدرته على العمل، وذلك لخدمة المنظمة وتحقيق الأهداف التي تسعى إليها.
• يتم تقسيم الهيكل الوظيفي بشكل منظم لتحقيق الأهداف وتطوير قدرات العاملين في المؤسسات بما يخدم مصالحها.

أنواع التنظيم الإداري

هناك أنواع متعددة من التنظيمات الإدارية التي تساعد المؤسسات في تحقيق أهدافها وتقديمها لأعلى المستويات، ومن بين هذه التنظيمات التنظيم الرسمي والغير رسمي. دعنا نتعرف عليهم من خلال الجمل التالية:

• التنظيم الإداري الرسمي

هذا النوع من التنظيم يهدف إلى رسم العمليات التنظيمية باستخدام الهياكل التنظيمية والجداول وفقًا لمجموعة من الأسس الرسمية المعتمدة من قِبل المؤسسة والقوانين، ويمثل الجانب الرسمي للتنظيم.

• التنظيم الإداري الغير رسمي

يُعرف هذا النوع بأنه مرن ولا يخضع للقوانين والنظم والمبادئ الرسمية، ويُطبق عادةً عندما يلتقي الموظفون خلال فترة الراحة ويتحدثون بشكل ودي بعيدًا عن المواضيع الرسمية، مما يجعل الإدارة على دراية كاملة بأوضاع الموظفين وحالتهم النفسية وكيفية تأثير هذه العوامل على أدائهم في العمل.

• الجدير بالذكر أنه يجب التوازن بين التنظيم الرسمي والغير رسمي

لا يفضل نوع على آخر في المؤسسة، بحيث تهتم المؤسسة بالجانبين وتضمن نجاحهم في المهام المنوطة بها.

أسس التنظيم الإداري

يستند التنظيم الإداري الجيد على مجموعة من المبادئ والأسس، مثل مبدأ تقسيم العمل ومبدأ وحده الهدف والوظيفة، ومبدأ وحدة الرئاسة والإشراف، وقصر خط السلطة وتساوي المسؤوليات. ويمكن تلخيصها في النقاط التالية:

• مبدأ تقسيم العمل 

يهتم هذا المبدأ بتقسيم العمل بين الموظفين، وعند إضافة موظفين جدد للقيام بنفس العمل، يتم توزيع المسؤوليات بينهم.

• مبدأ وحدة الهدف

التنظيم هو الوسيلة الوحيدة لتحقيق الأهداف، لذلك لا تقوم المؤسسات أو المنظمات بأي أعمال إلا إذا وضعت أهدافًا واضحة وثابتة تسعى لتحقيقها.

• مبدأ الوظيفة

تُركز هذه المبادئ على نوعية الوظيفة التي يجب أن تحدد وليس على أساس الموظفين، حيث تكون ثابتة ولا تتغير.

• مبدأ وحدة الرئاسة

يقوم هذا المبدأ بتوحيد مسؤوليات الرئاسة والإشراف، بحيث يجب أن يتم تحديد المسؤولية بأن يكون الموظف تحت إشراف رئيس واحد، ولا ينبغي أن يكون الموظف مسؤولًا من قِبل العديد من الرؤساء.

• مبدأ الإشراف

الاهتمام بعدد المرؤوسين الذي يمكن للمدير الإشراف عليهم ومتابعتهم يشير إلى أهمية الاهتمام بالعدد والنطاق الجغرافي وقدرة المدير على إدارتهم.

• مبدأ قصر خط السلطة 

تتعلق كفاءة الإدارة بالعلاقة بين المدير والوحدات التنفيذية، فكلما انخفضت المسافات بينهما، زادت فعالية الإدارة

• مبدأ تساوي المسؤولية مع السلطة

يهتم هذا النوع من المبادئ بتوزيع السلطة بشكل متساوٍ مع المسؤوليات التي يتحملها المدير.

قدمنا في هذا المقال العديد من المعلومات عن مزايا التنظيم وأنواعه وأهميته في المستوى الإداري والشخصي، ولذلك قامت الموسوعة العربية الشاملة بمراقبة هذه المعلومات والتي لن تتقدم المؤسسات والأفراد إلا من خلال تطبيقها.

يُمكن للقارئ العزيز قراءة المزيد عن التنظيم في الجملة التالية

• اذكر خطوات التنظيم
•  فوائد التنظيم في حياتنا ومميزاته

المراجع

1

2