كيف اكتب محضر اجتماع
في هذا المقال، سنقدم إجابة تفصيلية عن كيفية كتابة محضر الاجتماع، الذي يعد من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها الموظف الكفء. فعقد الاجتماعات الدورية يعتبر جزءًا لا يتجزأ من أي عمل، وتتطلب تدوين أهم النقاط المناقشة في الاجتماع. وبالتالي، يعد محضر الاجتماع مرجعًا هامًا في أي عمل لا يمكن الاستغناء عنه. وفي هذا المقال على موسوعة، سنقدم الأمور الواجب مراعاتها والطريقة الصحيحة لكتابة محضر الاجتماع.
كيف اكتب محضر اجتماع
قبل شرح طريقة كتابة محضر الاجتماع يجب الإشارة إلى الأمور التي يجب مراعاتها عند الكتابة. يعمل محضر الاجتماع كوثيقة تُدوَّن فيها أحداث الاجتماع ويتم فيها كتابة أهم ما يناقشه المجتمعون. يمكن كتابة محضر الاجتماع بعدة صور، حيث يمكن الكتابة الفورية أثناء الاجتماع أو تسجيل ما يتم مناقشته في الاجتماع وتدوينه فيما بعد. يمكن التعرف من خلال السطور التالية على الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة المحضر وطريقة كتابته.
الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع
هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع لضمان تحقيق الهدف المنشود من الكتابة، وتتمثل هذه الأمور في:
- الجلوس بجوار رئيس الاجتماع يعد مكانًا مناسبًا.
- تدوين الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
- تتلخص كتابة النقاط الرئيسية للمناقشة بتسلسلها في النقاش.
- التركيز على تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
- يجب تجنب كتابة الرأي الشخصي خلال محاضر الاجتماعات.
- إذا لم يتضح أحد النقاط بما فيه الكفاية، يجب تجنب انتقاد المتحدث بشدة ولكن ينبغي الانتباه إلى ذلك بلطف ودون إحراجه.
- بعد إنهاء تدوين المحضر، يتم مراجعته لتصحيح أي أخطاء إملائية أو تنسيقية.
- يُحفظ محضر الاجتماع في المكان المخصص له وبالترتيب حسب التاريخ الزمني.
ما الهدف من محضر الاجتماع
كتابة محضر الاجتماع تتم لتحقيق عدة أهداف ومن أبرزها ما يأتي:
- تلخيص مجريات الاجتماع وتوضيح الهدف منها.
- يتم تدوين النتائج التي تم الوصول إليها خلال الاجتماع.
- يعتبر محضر الاجتماع وثيقة توثيقية يمكن الرجوع إليها في أي وقت.
- يمكن استخدامها في الاجتماع الجديد، إذا كان هذا الاجتماع يتبع الاجتماع السابق الذي تم تسجيله مُسبقاً.
- يعد عقد الاجتماع من الأثاث ذو أهمية كبيرة، حيث يقوم بتوثيق ما تم مناقشته خلال الاجتماع.
طريقة كتابة محضر اجتماع
- تشمل الخطوات اللازمة لكتابة محضر اجتماع احترافي عددًا من الإجراءات التي يجب اتباعها، وتشمل هذه الخطوات:
- يتم الاستعداد للاجتماع عن طريق تجهيز الأدوات اللازمة مثل القلم والمفكرة لتدوين المحضر.
- يتعين كتابة تاريخ ووقت الاجتماع بالتاريخ والشهر والسنة والساعة والدقيقة.
- في حالة وجود عدد قليل من المشاركين في الاجتماع، يتم تسجيل أسمائهم جميعًا، أما في حالة الاجتماعات الكبيرة، فيمكن توزيع ورقة تحتوي على جدول لجمع المعلومات من الحضور وتمريرها إليهم لكتابة المعلومات.
- يتم طرح المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع بهدف فتح المجال لتعديلها أو إضافة معلومات جديدة.
- يتم إعداد آخر محضر اجتماع للقراءة قبل بدء الاجتماع للاطلاع على آخر المستجدات التي تمت المناقشة في الاجتماع السابق، ويُفضل توزيع نسخ من المحضر على الحضور.
- يتم التركيز على كتابة الملاحظات الهامة فقط، وذلك بكتابة المختصر المفيد لما تم مناقشته في الاجتماع.
- يجب إرفاق جميع التقارير التي تم تقديمها في الاجتماع مع محضر الاجتماع.
- ينبغي تدوين المهام المطلوب تنفيذها مع تسجيل أسماء المكلفين بأداء كل مهمة.
- يتم كتابة الآلية التي تم بها اتخاذ القرار عندما يتم التصويت والاختلاف على أمر ما، وذلك عن طريق تدوين الآلية التي تم بها اتخاذ القرار، إضافة إلى الكتابة عن القرار النهائي وعدد المؤيدين وأسمائهم وعدد المعارضين وأسمائهم.
- يتضمن الانتهاء من الاجتماع بكتابة موعد الانتهاء واكتمال جميع البيانات الناقصة، ويجب القيام بذلك فور الانتهاء من الاجتماع لضمان عدم نسيان أي نقطة هامة.
- ينبغي التحقق من الحصول على جميع الوثائق الضرورية مثل ورقة تسجيل الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها من الأوراق.
وصلنا إلى نهاية مقالنا اليوم الذي عرضنا من خلاله كيفية كتابة محضر اجتماع، ونأمل أننا قدمنا لكم محتوى مفيد وواضح بخصوص استفساركم. نشكركم على متابعتكم لنا وندعوكم للمزيد من القراءة في عالم الموسوعة العربية الشاملة
