اهم معوقات التخطيط وطرق حلها

غالبًا ما يتم البحث عن أهمية عملية التخطيط والتي تتمثل في وضع أهداف مستقبلية وتحديد الوسائل والسبل والبدائل التي يمكن اتباعها لتحقيق تلك الأهداف. ويجب أن تكون هذه الأهداف ملائمة للموارد المتاحة، ويتم وضع البدائل والوسائل في إطار خطة مدروسة وموزونة يضعها المسؤولون والمختصون في ذلك المجال بهدف تطوير المؤسسات وتحقيق الأهداف المحددة وفقًا للمسار المنظم لها.

يهدف التعرف على معوقات التخطيط إلى تجنب الوقوع فيها، ولتحقيق ذلك يجب أولاً فهم مفهوم التخطيط، وأهميته، وأنواعه، وشروط نجاحه، وسنقدم هذه المعلومات بتفصيل في المقال التالي الذي نقدمه لكم عبر موسوعة، فتابعونا.

اهم معوقات التخطيط

يعرف التخطيط في اللغة الإنجليزية (Planning) وهو واحد من أهم وأبرز المصطلحات المتعلقة بالمنظمات وما تتضمنه من مهام إدارية ومشروعات مختلفة تعمل على تنفيذها، إذ يتوفر من خلاله الحصول على معلومات غاية في الدقة تساهم في التنبؤ بما قد يقع في المستقبل من أمور تتعلق بمسار العمل ومجرياته، كما يتحدد من خلاله ما هو مطلوب إنجازه من أعمال ووظائف يمكن للإدارة أن تقوم بتحديدها بنفسها.

يجب أن يتسم التخطيط بالاستمرارية كخطوة أساسية يتبعها الإدارة لتحقيق أهدافها، ويجب بناء هذا التخطيط على أسس وركائز ثابتة يتم تحديدها بناءً على العقل، وعلى الرغم من أنه قد يواجه بعض المعوقات أثناء التنفيذ، إلا أنه يجب عدم التوقف عن المضي قدمًا:

معوقات ناجمة عن المسئولين على تنفيذ التخطيط

قد تنشأ تلك المعوقات بسبب المسؤولين الذين يتحملون مسؤولية تنفيذ التخطيط بأنفسهم، ويمكن شرح ذلك كما يلي:

عدم الالتزام بالتخطيط

• يتجاهل المسؤول المسؤول عن التخطيط الاهتمام الكافي بتنفيذ الخطة، ولا يستغل الموارد المتاحة بشكل جيد لتحقيق الأهداف المحددة.
• رغم أن التخطيط يتم ضمن إطار عمل موضوع بالمشروع، إلا أنه غالبًا لا يبلغ بالقدر المطلوب من العاملين داخل المشروع.

مقاومة التغيرات

• يعتمد تخطيط التغيير في بيئة العمل على إحداث تغييرات في نظام العمل والنمط الخاص به، وذلك لتحقيق التغيير المطلوب.
• على الرغم من أن تغيير الروتين هو شيء مألوف، إلا أن الكثير من الموظفين والعاملين يفضلون البقاء على النمط الذي اعتادوا عليه ولا يتقبلون هذا التغيير.

الاعتماد على الخبرة

إذًا، الاعتماد فقط على الخبرة أثناء وضع الخطط والتركيز عليها يمكن أن يؤدي إلى إهمال العناصر الأخرى المهمة التي تساهم في تحقيق خطة ناجحة ثم تنفيذها على النحو المطلوب.

عدم التفريق بين دراسات التخطيط والتخطيط

• يشير هذا إلى الدراسات التخطيطية المختلفة التي يتم وضعها في إطار عملية التخطيط، وحيث يتم اختيار الدراسة الأنسب من بينها والتي تصبح ملزمة للمعنيين بها، بعد إجراء العديد من الدراسات التخطيطية المتعددة.
• في حين أن بعض الدراسات والخطط قد يرون أنها إلزامية، يعتقد البعض الآخر عكس ذلك.

معوقات ناجمة عن الخطة

تتنوع وتختلف العوائق التي قد تنتج عن تنفيذ الخطة الموضوعة، ومن بين أبرز تلك العوائق التي قد تظهر في الخطة هي النقاط التالية:

صعوبة الوصول إلى معلومات دقيقة

• يصعب التنبؤ بالمستقبل نظرًا لصعوبة الحصول على معلومات دقيقة ومؤكدة التي لا تقبل الخطأ أو التغيير.
• وتوجد العديد من الأمور التي يمكن أن تتغير وتتبدل، ولا يحدث حدوثها وفقًا لما تم التنبؤ به أو توقعه بالكامل.
• باستخدام طرق التنبؤ الدقيقة، يمكن تقليل احتمالية حدوث تباين كبير بين التنبؤات المتوقعة والفعلية، وبالتالي زيادة دقة التنبؤ.

انعدام المرونة

• أحيانًا يصعب مواكبة الخطة الموضوعة للتغييرات المختلفة التي يمكن أن تحدث داخل المؤسسة، مثل التغييرات في أنماط السلوك والعمل.
• أو يمكن أن يتم تغيير سياسة التعامل مع بيئة العمل والشؤون الداخلية للعاملين.
• يمكن أن تكون الأمور المتعلقة بالتغيرات التكنولوجية والاقتصادية والسياسية أمورًا خارجة عن متناول المؤسسة، ولا يمكن لها ملاحقتها في هذه الحالات.

التغيرات المتلاحقة

تؤدي التغييرات السريعة في مجال الصناعات التكنولوجية إلى حالة من الارتباك في الإدارات، مما يؤثر على استقرارها ويجعل من الصعب التعامل مع هذه التحولات السريعة.

النفقات

يتطلب التخطيط توافر النفقات اللازمة لتنفيذ الخطط بالشكل المطلوب، وهذه التكاليف غالبًا ما تكون عالية وتتطلب إدارات تابعة للمؤسسات الكبيرة فقط.

الوقت

• يشير إلى الوقت الذي يجب فيه اتخاذ القرار المناسب بعد توفر المعلومات الكافية والمناسبة.
• على الرغم من وجود خطط محددة، إلا أن المؤسسات قد تتعرض في بعض الأحيان لضغوط مختلفة من أنواع مختلفة، مما يضطر المسؤولين إلى اتخاذ قرارات قد تكون غير ملائمة أو غير مناسبة للخطط الموضوعة.

مفهوم التخطيط

• توجد العديد من التعريفات المختلفة لمفهوم التخطيط، بما في ذلك تعريفات في قواميس مثل قاموس أكسفورد الذي يصف التخطيط على أنه عملية وضع الخطط والتفاصيل المتعلقة بموضوع ما، وتعريفات من قبل المفكرين مثل هنري فايول الذي يصف التخطيط باعتباره التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له، وتعريفات من جورج تيري الذي يصف التخطيط باختيار الحقائق الصحيحة واستخدام الفروض المتعلقة بالمستقبل لتطوير الأنشطة المقترحة لتحقيق النتائج المرجوة.
• يصف (أحمد السيد مصطفى) التخطيط بأنه فن التعامل مع المستقبل، وأنه يشكل نقطة البداية المبكرة في أي عملية، ويتضمن تصميم وتقييم الأهداف، واختيار الأنسب منها، وتحديد كيفية تحقيقها من خلال برامج، وأن هذه الأهداف هي معايير لقياس الأداء الفعلي، وبالتالي يعتمد التخطيط على عنصرين أساسيين: التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له.

أهمية التخطيط

ترجع الأهمية البالغة للتخطيط إلى العديد من الأسباب، والتي من أبرزها:

• تهدف إلى تحسين كفاءة التواصل والتعامل بين أعضاء الفريق.
• المشاركة في تحقيق الهدف المرجو وفهمه بشكل واضح وصحيح وإدراك الغايات التي يجب تحقيقها من خلاله.
• العمل على تحقيق أهداف التنمية التي تسعى إليها.
• المساهمة في تحديد الأولويات واتخاذ القرارات.
• المتابعة المستمرة لعملية تنفيذ المهام.
• يتم تعزيز التركيز على استخدام الموارد بطريقة تضمن تحقيق الأهداف المرجوة.
• يتمثل الهدف في استغلال جميع الموارد والإمكانيات المتاحة بأفضل طريقة ممكنة لتقليل التكلفة إلى أقل حد ممكن.
• يمكن للمراقبين القيام بدورهم والتحقق من سير العمل على نحو سليم من خلال إتاحة الفرصة للرقابة.
• يساعد توضيح الأهداف على فهمها بسرعة وبالتالي يجعل من السهل تنفيذها.
• يساعد التخطيط في التعامل مع التغييرات المفاجئة، حيث يركز التخطيط على المستقبل، وبالتالي فإن التنبؤات التي يقدمها لا يمكن الاعتماد عليها دائمًا. ومن خلال التخطيط، يمكن التنبؤ بالمشكلات الطارئة ووضع الحلول المناسبة لتجنبها، وكذلك تحديد الطرق المناسبة للتعامل مع تلك المشكلات وحلها.

أنواع التخطيط

ينقسم التخطيط إلى نوعين مختلفين من حيث النوع، كما سنوضح فيما يلي:

التخطيط وفقاً للمدى الزمني

ينقسم ذلك النوع من التخطيط إلى الأنواع التالية:

التخطيط ذو المدى الطويل

يستمر على مدار حوالي خمس سنوات، ويتلقى الاهتمام من المؤسسات الكبرى والوزارات.

التخطيط ذو المدى المتوسط

يستمر عملية التخطيط لمدة تقريبية تصل إلى عام أو أكثر، ولكنها عادة لا تمتد إلى فترة خمس سنوات، ويشير هذا النوع من التخطيط غالبًا إلى الإدارات والمؤسسات الاقتصادية.

التخطيط ذو المدى القصير

لا يتعدى مدى العام الواحد، حيث يتم وضع مخطط للأهداف العامة ثم التخطيط لكل جزء من الأجزاء.

التخطيط تِبعاً لنطاق التأثير

يقسم التخطيط التابع لنطاق التأثير كما يلي:

التخطيط التشغيليّ

• يعرف أيضاً بالتخطيط التنفيذي، ويتضمن إنجاز المهام حتى يتم الوصول إلى مرحلة الرضا عن التنفيذ.
• يتميز هذا النوع بأنه يستغرق فترة زمنية قصيرة مقارنةً بالأنواع الأخرى، حيث لا يتجاوز عادةً عامًا أو أقل من ذلك.

التخطيط التكتيكيّ

•   يُركز التخطيط الاستراتيجيّ على تنفيذ الخطط المتفق عليها سابقًا، وذلك بطريقة تتناسب مع الأهداف المرجوة.
• بالإضافة إلى الاهتمام بتحديد الأساليب والمسؤوليات، يتميز هذا النوع من التخطيط بأن المدة الزمنية التي يستغرقها أقصر من تلك التي يحتاجها التخطيط الاستراتيجي.

التخطيط الاستراتيجيّ

التخطيط النوعي والشامل

• يأخذ التخطيط النوعي في الاعتبار الإمكانيات الطبيعية والعمرانية، والاجتماعية والاقتصادية.
• في التخطيط الشامل، يتم التركيز بشكل أساسي على عامل واحد دون النظر إلى العوامل الأخرى، وقد يتم تجاهل تلك العوامل بشكل كامل دون النظر إليها.

مواجهة صعوبات التخطيط الفعال

لتجنب التعرض للعوائق في عملية التخطيط، يمكن اتباع بعض الخصائص التي تساعد على تحقيق النجاح الفعال في هذه العملية، ومن بين الشروط التي يجب الالتزام بها:

• وضوح الأهداف النهائية: يجب أن تكون الأهداف واضحة ومحددة بشكل لا يمكن تغييره أو التلاعب به، ويجب التركيز على أهمية التحضير للنتائج المتوقعة، ووضع جداول زمنية دقيقة لتحقيق تلك الأهداف، وتوفير جميع الجهود والموارد اللازمة لتحقيقها.
• الالتزام من قبل منفذي الخطة: يجب على جميع المسؤولين عن تنفيذ التخطيط في المؤسسة الالتزام بمهامهم طوال عملية التخطيط والتنفيذ، وتحديد الجهة المسؤولة عن التنفيذ بدقة وتقسيم الأدوار بين العاملين بها، ويجب أن يشارك المشرفون والمسؤولون عن وضع الخطة في التنفيذ ويأخذون بنصائحهم ومشورتهم.
• دقة المعلومات: من الأمور الهامة أن تكون الإحصائيات والمعلومات الموضوعة دقيقة وصحيحة، حتى تعبر عن الواقع ولا تتعارض معه، وغالبًا ما يتزامن الفشل في تحقيق الأهداف المرجوة مع فشل التنبؤات العشوائية التي لا تقوم على أسس مدروسة وحقائق موضوعية.

من الواضح أنها عملية منهجية تتبع إطار استراتيجي منهجي يهدف إلى تحديد الأولويات والأهداف والمبادئ بما يضمن التفكير في ما سيحدث في المستقبل.

المراجع

1

2

3