وظائف و تعليم
اهداف التقرير
اهداف التقرير
في هذا المقال الذي نقدمه لكم عبر موسوعة، سنوضح أهداف التقرير وأهميته، حيث يعد التقرير شكلاً من أشكال الكتابة الموضوعية التي تتركز حول موضوع أو قضية محددة يتم البحث والدراسة فيها. ويقوم الكاتب في التقرير بشرح الأفكار المطروحة، ويستخدم التقرير في مختلف المؤسسات سواء كانت قطاع عام أو خاص.
يشير مفهوم التقرير إلى عرض المعلومات بغرض تحليلها للوصول إلى نتيجة أو حل يتعلق بالمسألة التي يتم مناقشتها، كما يقوم التقرير بتقديم مراجعة للأحداث الهامة المتعلقة بالموضوع المطروح، ويتم تقديم التقرير إما على شكل ورقي مكتوب أو شفهي مثل التقارير التلفزيونية.
أهداف كتابة التقرير
تتمثل اهداف التقرير فيما يلي:
- تحليل القضية المطروحة للوصول إلى حلولها ونتائجها.
- المساهمة في حل مشكلات المؤسسات.
- إمداد إدارة المؤسسسات بالمعلومات المطلوبة.
- يتم الوصول إلى أفكار جديدة متعلقة بالموضوع المطروح.
- العمل على الربط بين المشروعات.
- العمل على إقناع الفئة المستهدفة.
- تعزيز إنتاجية الموظفين في الشركات.
- تعرف على الإنجازات التي حققها أفراد الشركة.
- المساعدة في إصدار القرارات المناسبة من قِبَل الإدارة، وذلك وفقًا للمعلومات المتاحة.
- يهدف العمل إلى تحسين جودة العمل عن طريق الوصول إلى أفكار جديدة ومقترحات وحلول.
- اكتشف نقاط القوة والضعف في المؤسسات.
- معرفة آخر مستجدات الأحداث التي تحدث في المؤسسات.
- إمداد أفراد الشركة بالمعلومات المرجعية.
أهداف التقرير الإداري
تشتمل اهداف التقرير الإداري على ما يلي:
- تعزيز إنتاجية أفراد المؤسسة.
- تستخدم المؤسسة الموارد المتاحة بشكل جيد.
- يساعد توفير جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالأزمات والأحداث الغير متوقعة في مساعدة الإدارة على التعامل معها.
أهمية التقرير
- يساعد هذا التقرير إدارة المؤسسات على وضع الخطط المستقبلية اللازمة لإنجاز المهام المطلوبة.
- يمثل هذا الأرشيف مخزنًا للمعلومات المفصلة التي يمكن أن تفيد الإدارة إذا أرادت الإطلاع عليها في المستقبل.
- يساعد على التعرف على الصعوبات التي يمكن أن تواجهك عند البحث عن المعلومات التي تحتاج إلى كتابتها.
- يقيس مدى إمكانية تحقيق الأهداف المنشودة.
- يساعد على تنمية الأفكار الجديدة وتطبيقها في المؤسسات.
أنواع التقرير
أنواع التقرير وفقًا لطبيعته
التقرير التحليلي
- يعتمد التقرير على تحليل المعلومات والأفكار المعروضة بهدف الوصول إلى مقترحات أو نتائج محددة للموضوع المطروح.
- يتميز هذا النوع من التقارير بأنه يسمح للكاتب بعرض وجهة نظره حول الحقائق المقدمة، أو تقديم مقترحات وحلول للمشكلة.
التقرير الإخباري أو الإعلامي
- يعتمد هذا التقرير على عرض الأخبار المتعلقة بموضوع محدد فقط، بهدف إطلاع القارئ على آخر المستجدات في هذا الموضوع.
- يتميز التقرير الإخباري عن التقرير السابق بعدم الحاجة إلى التحليل، وعدم السماح للكاتب بالتعبير عن آرائه أو تقديم حلول أو توصيات.
أنواع التقارير وفقًا لدرجة رسميتها
التقرير الرسمي
- هو التقرير الذي يستخدم فيه الكاتب أسلوبًا رسميًا، من خلال التركيز على المصطلحات الرسمية.
- يتبع هذا التقرير نمطًا محددًا يتضمن عناصر مثل المقدمة والخاتمة، ويركز على تحليل المعلومات المقدمة.
- يمكن أن تتجاوز عدد صفحات التقرير الرسمي 10 صفحات، وعادة ما يستخدم هذا في المشروعات الكبيرة.
التقرير الغير رسمي
- يمكن كتابة التقرير الذي لا يتطلب أسلوبًا رسميًا بأي طريقة، ولكن يجب اختيار الألفاظ المناسبة.
- يتميز التقرير الغير رسمي عن النوع السابق بعدم الحاجة لنمط محدد.
- تتميز التقارير الرسمية للأنواع السابقة بأنها قصيرة بسبب الحاجة إلى الاختصار، وتشبه في شكلها الخطابات.
أنواع التقارير وفقًا للفترة الزمنية
التقارير الدوري
- تعتبر هذه التقارير دورية، سواء كانت يومية أو شهرية أو سنوية.
- هناك تقارير تُعد بشكل ربع سنوي أو نصف سنوي أيضًا.
- تشمل التقارير الدورية التقارير المبيعات وتقارير الجرد كمثال بارز.
التقارير الغير الدوري
- تعتبر هذه التقارير التي لا تتطلب إعدادها بشكل دوري في فترات زمنية محددة، بل يتم إعدادها عند الحاجة، مما يسمح بمرونة في توقيت إعدادها.
- تعتبر تقارير العمل غير الدورية من الأمثلة المهمة، حيث تستعرض الأهداف والإنجازات التي حققتها المؤسسة خلال فترة محددة.
أنواع التقارير من حيث الكم
التقارير الطويلة
- تعتبر التقارير الشاملة ذات الطابع التحليلي والتي تتطلب وقتًا طويلاً لإعدادها، أداة مهمة لتحليل الموضوع المطروح بشكل عميق.
- يمكن أن يستغرق إعداد التقرير الطويل عدة أيام أو حتى بضعة أشهر، ويتطلب جهدًا كبيرًا في البحث والتحليل.
- يتضمن التقرير الطويل تحليلا مفصلا للفترات الزمنية لحدث ما، ويتألف من صفحات تزيد عن صفحتين.
التقارير القصيرة
- تتمثل هذه التقارير في تقارير يتم إعدادها في وقت قصير وتستهدف فئة محددة، وتعتمد على استخدام أسلوب سلس وبسيط.
- تشمل التقارير القصيرة التقارير المبيعات والتقارير الصحفية كأبرز الأمثلة
- لا تعتمد التقارير القصيرة على رأي الكاتب، إذ تعتمد على الحيادية، ويتميز أقصى عدد صفحات لها بصفحتين فقط.
أنواع التقارير وفقًا للمحتوى
وبجانب الأنواع السابقة فإنه من بين أنواع التقارير الأخرى ما يلي:
- تقارير الاقتراح: تعتمد هذه التقارير على تقديم حلول وتوصيات للمشكلة المطروحة بأسلوب رسمي ومختصر.
- التقارير الوظيفية: التقارير التي تحتوي على الأرقام والإحصاءات تساعد على الحصول على معلومات دقيقة.
- التقارير الداخلية: تعد هذه التقارير لمساعدة الإدارات في التخطيط واتخاذ القرارات المناسبة للمؤسسة، وأحد أمثلتها تقارير المبيعات.
- التقارير الخارجية: هي التقارير التي يتم إعدادها للحكومات والمؤسسات، وتتسم بتفصيل معلوماتها، كما تصدر بشكل دوري سنويًا
- تقارير عرض الشخصيات: هي تقارير تركز على شخصية معروفة في المجتمع سواء داخل الدولة أو على المستوى العالمي، وتركز على المعلومات الخاصة بحياته ومحطاته
- التقارير المالية: التقارير التي تستعرض الإيرادات التي تم تحقيقها من قبل المؤسسة، وهي بالأرقام والإحصاءات، كما تحتوي على بيانات ميزانية المؤسسة.
- التقارير التاريخية: تركز التقارير التي تحلل الأحداث التاريخية سواء قديمة أو حديثة.
- تقارير تقييم الأداء: تعتمد هذه التقارير على قياس إنتاجية الموظفين في المؤسسات.
- التقارير الحي: تهدف التقارير الإخبارية إلى عرض المعلومات حول أهم الأحداث المتعلقة بالقضايا الحالية.
عناصر التقرير
- صفحة الغلاف
- صفحة المحتويات.
- صفحة إجراءات التعديل.
- المقدمة.
- النتائج والتوصيات.
- الملاحق.
كيفية كتابة التقرير
في البداية يتم كتابة البيانات التالية في صفحة الغلاف:
- عنوان التقرير.
- اسم الشركة.
- اسم المؤسسة المعدة للتقرير.
- اسم الفئة أو المؤسسة المستهدفة.
- نتحول بعد ذلك إلى صفحة المحتويات التي تحتوي على وحدات التقرير وملخص لكل وحدة.
- بعد ذلك، نقوم بكتابة التعديلات الأخيرة للموضوع المطروح في صفحة إجراءات التعديلات.
- نقوم بعد ذلك بكتابة مقدمة التقرير المكتوبة بأسلوب واضح ومختصر، ويجب أن تتضمن الغرض من كتابة التقرير.
- بعد ذلك، يتم ذكر جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع المطروح مع إحاطة الجمهور بالإحصائيات.
- نتناول بعد ذلك مرحلة تدوين التوصيات والحلول المتعلقة بالموضوع المطروح.
- بعد ذلك، نكتب ملخصًا للموضوع في صفحة الملخص، حيث نستعرض أهم ما تم كتابته في التقرير بشكل موجز.
- بعد الانتهاء من كتابة التقرير، نضيف الملاحق إليه.
خصائص التقرير
- الاعتماد على إقناع الفئة المستهدفة.
- الاعتماد على لغة واضحة وسهلة للقاريء.
- يعتمد نجاح عرض المعلومات المتعلقة بالموضوع المطروح على الشمولية والدقة في تقديمها.
- يعتمد على تحليل شامل للمعلومات والحقائق المتاحة.
- يتم الاعتماد على ذكر أبرز الأفكار المتعلقة بالموضوع.
- يجب توضيح الرسالة التي يريد الكاتب إرسالها للفئة المستهدفة.
- يتمثل النجاح في الكتابة في جذب انتباه القارئ وتجنب الملل من خلال تقديم المعلومات الهامة فقط.
- ينبغي الاعتماد على إعداد التقرير في الوقت المناسب عند الحاجة إليه.
- تستخدم الرسوم البيانية والجداول عادةً لتوضيح الأرقام والإحصائيات.
- الاعتماد على الحياد التام دون الانحياز لأي طرف.
وفي نهاية هذا المقال قدمنا لك شرحًا لأهداف التقرير الذي يعتمد على عرض الحقائق والأفكار بشكل واضح وتحليلها للقارئ، واستعرضنا أهمية التقارير للمؤسسات، بالإضافة إلى أنواع التقارير والخصائص التي يجب أن يتمتع بها التقرير الجيد.
ويمكنك الإطلاع على المزيد من المعلومات عن التقرير في المقال التالي من الموسوعة العربية الشاملة:
المراجع
