نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع
تحتاج العديد من المؤسسات والشركات إلى إصدار دعوة رسمية لحضور اجتماع، وذلك لمناقشة بعض المواضيع الهامة المتعلقة بطبيعة العمل المرتبط بالشركة، وذلك حرصًا من الشركة على تحقيق الأهداف المرجوة، ويمكن عقد تلك الاجتماعات في مقر الشركة أو خارجه، لذا فإن هذا النوع من الدعوات يجب أن يحتوي على العديد من المهارات والفنيات التي يتعين مراعاتها.
طريقة نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع :
يوجد العديد من طرق إعداد نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، بما في ذلك إرسال الرسائل عبر البريد العادي أو الوسائط التقنية الحديثة مثل البريد الإلكتروني. سواء تم إرسال الدعوة بالطرق التقليدية أو الإلكترونية، يجب أن تتضمن هذه الرسالة العديد من العناصر لأن الاجتماعات تأخذ شكلاً رسميًا ويجب أن تعبر الدعوة عن القيمة والأهمية التي يحملها المدعوون.
الشروط الواجب توافرها في نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع:
- يجب إرسال الدعوة قبل موعد الاجتماع بفترة كافية ليتمكن المدعوون من التحضير والاستعداد للحضور، ويحتاج ذلك إلى وقت كافٍ. إذا كان الاجتماع قريبًا جدًا من تاريخ إرسال الدعوة، فقد يسبب ذلك ارتباكًا للمدعوين وتعذر حضورهم لعدم الاستعداد الكامل في الوقت المحدد للدعوة.
- بالإضافةِ إلى ذلك، يجبُ أن يحتوي النموذجُ الخاصُّ بالدعوةِ على تاريخِ الإرسالِ، والعنوانِ الخاصِّ بالشخصِ الذي يتم دعوتهِ، ومن الممكنِ أن يتم ذلكَ من خلالِ تدوينِ تلك البياناتِ على الظرفِ المتضمنِ الدعوة.
- “يجب أن يتضمن محتوى الدعوة تحديدًا معينًا، حيث يتم ذكر اسم اللقب للشخص المدعو إليه، على سبيل المثال، في حالة دعوة شخصية رفيعة المستوى مثل وزير، يجب أن تبدأ الدعوة بذكر لقبه مثل معالي الوزير، كما يجب في حالة دعوة أحد المهندسين بذكر السيد المهندس، وفي حالة دعوة الدكتور، يجب البدء بذكر السيد الدكتور، وهكذا.
- يجب أن تشمل دعوة الاجتماع جميع الجوانب التي سيتم مناقشتها، بما في ذلك الأهداف المحددة للإجتماع.
- ينبغي أن تشتمل الدعوة على مكان الاجتماع المحدد والوقت بالدقائق والشروط التي يجب مراعاتها عند الحضور إلى الاجتماع .
- يجب أن تتضمن الدعوة التوقيع من الهيئة أو المؤسسة التي تسعى لإقامة الاجتماع في النهاية.
الجمع بين أكثر من طريقة لنموذج دعوة رسمية للاجتماع:
توجد بعض المؤسسات التي ترسل الدعوة عبر البريد الإلكتروني لكل عضو والمسؤول عن إرسال الدعوة، وفي نفس الوقت يتم إرسالها عن طريق البريد التقليدي للتأكد من وصول الدعوة بأكثر من طريقة.
في حالة تعذر حضور الاجتماع من جانب أحد الأفراد:
بعد إرسال الشركة دعوة رسمية لحضور الاجتماع، قد يتعذر على الشخص الذي تم إرسال الدعوة له الحضور، نتيجة لوجود ظروف خارجة عن إرادته، وتقتضي البروتوكولات في هذه الحالة الاعتذار بخطاب رسمي موجه إلى الشركة، بالإضافة إلى إمكانية الاعتذار بشكل شفهي للشخص الذي سيترأس الاجتماع.
الخاتمة:
يتضمن البروتوكول الخاص بنموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع الأمور التي ينبغي على الشركة الداعية القيام بها، والمضمون الذي يجب أن تتضمنه الدعوة، وكذلك التعليمات الخاصة بالشخص المدعو، وكيفية الاعتذار في حالة عدم الحضور.
المراجع:
